Różnice

Różnice między wybraną wersją a wersją aktualną.

--- pl:yld_aru_manused [2025/04/22 11:35] – karolina
+++ pl:yld_aru_manused [2025/04/22 16:11] (aktualna) – karolina
@@ Linia 1: / Linia 1: @@
-{{page> pl:postkast#skrzynka_pocztowa_bazy_danej}}
+====== Załączniki ======
-{{page>pl:yld_dok#archiwizacja_i_usuwanie_zalacznikow}}
+W raporcie Załączniki możesz tworzyć dokumenty z załączników otrzymanych w bazie danych, łączyć je z istniejącymi dokumentami lub archiwizować wybrane załączniki. Archiwizacja jest konieczna na przykład wtedy, gdy baza danych, w której można przechowywać załączniki, zaczyna się zapełniać. Aby zwolnić miejsce na załączniki, musisz je również usunąć po archiwizacji.
+===== Skrzynka pocztowa bazy danej =====
+Każda firma korzystająca z Directo automatycznie otrzymuje adres e-mail służący do przesyłania załączników bezpośrednio do systemu. Adres ten jest tworzony na podstawie nazwy bazy danych, usuwając prefiks **ocra_**. Przykładowo, jeśli nazwa bazy danych to **ocra_directopolska_pl**, to adres e-mail będzie miał postać **directopolska_pl@data.directo.ee**
+Wszystkie wiadomości e-mail wysłane na ten adres zostaną zapisane w Directo jako niepowiązane załączniki.
+**Ważne informacje dotyczące załączników:**
+  * **Maksymalny rozmiar załącznika:** 20 MB. Przekroczenie tej wartości spowoduje niedostarczenie wiadomości do Directo, a nadawca otrzyma powiadomienie o błędzie.
+  * **Wiele załączników:** Jeśli wiadomość zawiera kilka załączników, każdy z nich zostanie zapisany w Directo jako oddzielny plik. W celu powiązania załączników z jednym dokumentem, należy utworzyć dokument na podstawie pierwszego załącznika, a następnie powiązać pozostałe załączniki z poziomu widoku załączników dokumentu. Pliki pochodzące z tego samego adresu e-mail są wizualnie pogrupowane.
+  * **Opóźnienia:** Dostarczanie i odbieranie wiadomości w Directo może nie odbywać się w czasie rzeczywistym, choć zazwyczaj tak jest.
+**Dodawanie adresu Directo do listy mailingowej firmy:**
+Jeśli chcesz użyć adresu Directo (np. directopolska_pl@data.directo.ee) jako adresu na liście mailingowej firmy (np. faktury@directo.pl), musisz powiadomić o tym Directo. Jest to konieczne, aby przypisać listę do właściwej bazy danych firmy, ponieważ w niektórych przypadkach automatyczne rozpoznanie celu wiadomości jest niemożliwe. Aby to zrobić, wyślij wiadomość e-mail z prośbą na adres info@directo.pl.
+**Uwaga dla użytkowników Gmaila:** Po dodaniu adresu Directo do listy mailingowej Gmail, Gmail wyśle wiadomość e-mail z linkiem lub kodem potwierdzającym dodanie. Ta wiadomość zostanie dostarczona do Directo jako oddzielny załącznik. Po jego otwarciu będziesz mógł potwierdzić dodanie adresu do listy.
+==== Dostęp do przesłanych załączników ====
+Niepowiązane załączniki, czyli te, które zostały przesłane do Directo, ale nie są jeszcze powiązane z żadnym dokumentem, są widoczne w dwóch miejscach:
+**1.** **Widok załączników dokumentu:** Ten widok, dostępny podczas tworzenia lub edycji dokumentu, pozwala łączyć, usuwać i przeglądać załączniki.\\ {{ :pl:screenshot_383.png }} \\ :!: Aby niepowiązane załączniki były widoczne w widoku załączników podczas tworzenia lub edycji konkretnego typu dokumentu, należy to skonfigurować w ustawieniach systemowych. Przejdź do: ''USTAWIENIA -> Ustawienia podstawowe -> Ustawienia ogólne '' **Dokumenty, gdzie są wyświetlane niezwiązane załączniki**\\ {{:pl:screenshot_384.png }} \\                                                          \\
+**Ważne:**
+  * Należy wpisać dokładną nazwę dokumentu.
+  * Nazwa dokumentu, którą należy wpisać, jest wskazana w linku załączników tego dokumentu.\\
+**Przykład:** Jeśli chcesz, aby niepowiązane załączniki wyświetlały się w dokumencie Płatności, musisz dodać do ustawień wartość **tasumine**{{:pl:screenshot_385.png }}\\
+\\  **2. Raport "Załączniki":** Znajdziesz **''Ogólne -> Raporty -> Załączniki''**, wybierając opcję "Typ" jako **Załączniki niepowiązane**.
+{{:pl:screenshot_386.png}}
+Informacje wyświetlane w raporcie "Niepowiązane załączniki":
+  * **Źródło załączników:** W tym miejscu wyświetlane są wszystkie niepowiązane załączniki, które zostały wysłane e-mailem do Directo.
+  * **Dodatkowe informacje dla wiadomości e-mail:** W kolumnie **Opis **wyświetlany jest nadawca i temat wiadomości e-mail, z której pochodzi załącznik.
+  * **Podgląd załącznika:** Kliknięcie na nazwę załącznika powoduje wyświetlenie podglądu po prawej stronie.
+  * **Usuwanie załączników:** Możesz usunąć załącznik, naciskając przycisk **Usuń**.
+  * **Tworzenie dokumentu:** W kolumnie **Typ** **dok **wybierz typ dokumentu, który chcesz utworzyć na podstawie załącznika, a następnie naciśnij przycisk **UTWÓRZ**. Po utworzeniu i zapisaniu dokumentu, załącznik zostanie z nim powiązany.
+  * **Powiązywanie załączników z wieloma dokumentami:** W raporcie załączników, kliknij dwukrotnie komórkę **Numer **znajdującą się obok załącznika. Wybierz dokument, z którym chcesz połączyć i zapisz zmiany. Powtórz dla każdego dokumentu, z którym chcesz powiązać załącznik.
+{{:pl:screenshot_387.png}}
+:!: **Uprawnienia:** Możliwe jest zablokowanie wyświetlania niepowiązanych załączników dla poszczególnych użytkowników lub grup w ustawieniach uprawnień użytkownika i grupy w obszarze ''Inne -> Prawa widoczności  -> Niepowiązane załączniki''
+{{:pl:screenshot_388.png}}
+==== Powiadomienia o niepowiązanych załącznikach ====
+Można włączyć powiadomienia e-mail, informujące o pojawieniu się nowych, niepowiązanych załączników.  Aby skonfigurować powiadomienia, przejdź do: '' Ustawienia -> Ustawienia podstawowe -> Ustawienia ogólne'':
+  * **Czas powiadomień o niezwiązanych załącznikach (godziny, w których będą wysyłane powiadomienia)** - Pełne godziny, o których wysyłane są powiadomienia.
+  * **Kod użytkownika powiadomienia o niezwiązanych załącznikach (do kogo jest wysyłana poczta)** - Kod użytkownika, do którego będzie wysyłane powiadomienie.
+{{ :pl:screenshot_389.png }} Po skonfigurowaniu tych ustawień, wyznaczony użytkownik będzie otrzymywał wiadomość e-mail zawierającą listę aktualnie niepowiązanych załączników w systemie Directo. Ważne: Niepowiązane załączniki starsze niż rok są automatycznie usuwane.
+==== Skrzynka pocztowa wydarzeń ====
+Każda firma korzystająca z Directo automatycznie otrzymuje adres e-mail dedykowany do przesyłania wydarzeń bezpośrednio do systemu. Adres ten jest tworzony na podstawie nazwy bazy danych, usuwając prefiks **ocra_**. Przykładowo, jeśli nazwa bazy danych to **ocra_directopolska_pl**, to adres e-mail będzie miał postać **directopolska_pl@event.data.directo.ee**.
+Wszystkie wiadomości e-mail wysłane na ten adres zostaną automatycznie przekształcone w nowe wydarzenie w module wydarzeń Directo, a sama wiadomość e-mail zostanie dołączona jako załącznik do tego wydarzenia.
+**Automatyczne rozpoznawanie klienta i użytkownika:**
+  * System automatycznie próbuje zidentyfikować klienta powiązanego z wydarzeniem na podstawie adresu "DO" (odbiorcy) wiadomości e-mail. System przeszukuje klientów i kontakty klientów w bazie danych.
+  * System automatycznie próbuje zidentyfikować użytkownika Directo powiązanego z wydarzeniem na podstawie adresu "FROM" (nadawcy) wiadomości e-mail. System przeszukuje adresy e-mail użytkowników Directo.
+**Ustawienia systemowe statusu i typu wydarzenia:**
+Możesz zdefiniować domyślny status i typ wydarzenia dla wiadomości e-mail przychodzących do skrzynki pocztowej wydarzeń. Ustawienia te znajdziesz w ''Ustawienia -> Ustawienia podstawowe -> Ustawienia wydarzeń''
+  * **Status wydarzenia:** Status wydarzenia poczty przychodzącej
+  * **Typ wydarzenia:** Typ wydarzenia poczty przychodzącej
+{{:pl:screenshot_391.png}}
+===== Archiwizacja i usuwanie załączników =====
+Załączniki w systemie Directo można archiwizować i usuwać z bazy danych, lub po prostu pobierać bez usuwania. Proces archiwizacji jest asynchroniczny, co oznacza, że przebiega w tle, nie blokując pracy użytkownika.
+==== Filtrowanie załączników do archiwizacji: ====
+Przed rozpoczęciem archiwizacji można precyzyjnie wybrać załączniki, które mają zostać zarchiwizowane, korzystając z różnorodnych filtrów:
+  * **Typ dok**.**:** Filtracja według typu dokumentu, do którego załącznik jest przypisany.
+  * **Nazwa pliku:** Filtracja według nazwy pliku załącznika.
+  * **Rozmiar:** Możliwość zdefiniowania zakresu rozmiarów plików (od-do) do odfiltrowania.
+  * **Kto:** Użytkownik, który dodał załącznik do dokumentu.
+  * **Okres czasu:** Dostępne opcje:
+    * **Data załącznika:** Data dodania załącznika.
+    * **Data dokumentu:** Data utworzenia dokumentu, do którego załącznik jest przypisany.
+    * **Data księgowości:** Data zapisu księgowego związanej z dokumentem.
+    * **Data potwierdzenia:** Data potwierdzenia dokumentu.
+  * **Nazwa:** Filtracja według opisu załącznika, jeśli taki został dodany podczas dodawania załącznika.
+  * **Dział/obiekt:** Selekcja załączników przypisanych do konkretnego działu lub obiektu.
+  * **Projekt:** Selekcja załączników powiązanych z konkretnym projektem.
+  * **Obiekt:** Selekcja załączników powiązanych z konkretnym obiektem.
+  * **Dostawca:** Selekcja załączników od konkretnego dostawcy.
+  * **Klient:** Selekcja załączników powiązanych z konkretnym klientem.
+  * **Początek i koniec konta:** Tworzy listę załączników na podstawie wpisów w księdze głównej dla wskazanych kont i wybranego okresu czasu.
+  * **Zarchiwizowane:** Filtracja, która pozwala wyświetlić tylko załączniki, które zostały już zarchiwizowane.
+==== Tworzenie archiwum - krok po kroku ====
+**1. Wybór filtrów i uruchomienie archiwizacji:** W raporcie załączników (dostępnym z poziomu modułu raportów) zdefiniuj filtry, które określają, które załączniki chcesz zarchiwizować (np. typ dokumentu i okres czasu). Następnie kliknij przycisk **Raport**, a po wygenerowaniu raportu, kliknij przycisk **Utwórz archiwum**.{{:pl:screenshot_392.png}}
+Po przycisku wyskoczy komunikat:{{:pl:screenshot_393.png?2x4}}{{:pl:screenshot_393.png}}
+**2. Monitorowanie statusu archiwizacji:** Po uruchomieniu archiwizacji wyświetlany jest aktualny status procesu. Aby zaktualizować status, ponownie kliknij przycisk "Raport".
+:!: **Ważne:** w trakcie tworzenia archiwum (przycisk "Archiwizuj" wciśnięty, ale proces jeszcze nie zakończony) nie można uruchomić tworzenia nowego archiwum.{{:pl:screenshot_394.png}}  **3. Pobieranie archiwum:** Po pewnym czasie (zwykle około 15 minut) archiwum zostanie utworzone. Po ponownym otwarciu raportu zobaczysz informację o ukończeniu archiwizacji oraz link do pobrania archiwum. Dodatkowo, osoba, która uruchomiła archiwizację, otrzyma powiadomienie e-mail o zakończeniu procesu. Archiwum jest tworzone w formacie ZIP.{{:pl:screenshot_395.png}}  **4. Weryfikacja archiwum:** Po pobraniu archiwum należy sprawdzić, czy wszystkie pliki zostały poprawnie zarchiwizowane i czy archiwum jest kompletne.{{:pl:screenshot_396.png}}  **5. Potwierdzenie archiwizacji i usuwanie załączników (opcjonalne):** Po upewnieniu się, że archiwum jest poprawne, należy zaktualizować raport. Następnie, aby oznaczyć załączniki jako zarchiwizowane (co umożliwi ich usunięcie), zaznacz pole wyboru **Zarchiwizowane** i naciśnij przycisk **Raport**, a następnie przycisk **Usuń**. Spowoduje to usunięcie wszystkich załączników oznaczonych jako zarchiwizowane.  {{:pl:screenshot_397.png}}\\
+:!: **Ważne uwagi:**
+  *  **Pobieranie załączników bez usuwania:** Jeśli chcesz tylko pobrać załączniki i nie usuwać ich z bazy danych, pomiń krok 5. Pamiętaj, że pobrane załączniki zostaną oznaczone jako **Zarchiwizowane**.
+  *  **Unikanie usuwania załączników pobranych wcześniej:** W przyszłości, podczas archiwizacji i usuwania innych załączników, pamiętaj, aby wykluczyć z raportu załączniki, które zostały pobrane wcześniej (a więc mają już status "Zarchiwizowane"), korzystając z filtra okresu. W przeciwnym razie, te załączniki również zostaną usunięte.
+  *  **Pojemność załączników:** W raporcie, w prawym górnym rogu, można zobaczyć informację o aktualnej pojemności zajmowanej przez załączniki w bazie danych.{{:pl:screenshot_398.png}}