Serie numerów to zasady w Directo, na podstawie których system przydziela numer dokumentowi podczas tworzenia nowego dokumentu. Numeracje mają ważność czasową i praca jest możliwa tylko w przypadku skonfigurowania numeracji obowiązującej w momencie powstania dokumentu.

Te serie numeracyjne stosowane są dla wszystkich dokumentów, które nie są wprowadzanymi ręcznie księgami finansowymi (ewidencja typu FIN.xxx), czyli przy tworzeniu dokumentów takich jak faktury, zamówienia, faktury zakupowe itp.

Ustawienia ⇒ Ustawienia ogólne ⇒ Numeracje ⇒ F2-Nowy

• Kod - każdy ciąg liczb ma swój unikalny kod. Wybierając kod, warto unikać kodu będącego czystą liczbą (np. 2017), gdyż spowodowałoby to konflikt, gdyby w systemie istniał także dokument o dokładnie takim samym numerze. Rozsądne kody to na przykład DOK lub DOK2017
  • Pomimo tego, że szeregi finansowe są ustalane z innego miejsca, ich kody nie mogą pokrywać się z kodami serii ogólnych
• Nazwa - nazwa widoczna dla użytkownika. Nazwa mogłaby opisywać charakter sprawy, np. Dokumenty z 2017 roku
• NUMERACJA ROZPOCZYNA SIĘ CYFRAMI ja NUMERACJA KOŃCZY SIĘ CYFRAMI - zakres numerów, z którego zostanie znaleziony nowy numer dokumentu
  • Jeżeli w serii nie utworzono żadnego dokumentu, pierwszym utworzonym dokumentem będzie numer startowy +1. Przykładowo w przypadku tej serii pierwsza faktura sprzedaży jaka zostanie wytworzona będzie miała numer 100001. Uwaga! największa dozwolona wartość liczbowa to 2147483647
  • Jeżeli w systemie znajdują się dokumenty, których numer mieści się w podanym zakresie, nowy dokument zostanie ponumerowany wartością odpowiadającą najwyższemu istniejącemu numerowi. Przykładowo jeśli w Directo jest przesyłka o numerze 212345 to dla tej serii pojawi się kolejna przesyłka o numerze 212346
  • Numery biegną oddzielnie dla każdego typu dokumentu. Na przykład, jeśli wystawisz trzy faktury sprzedaży w tej serii, będą one ponumerowane 100001, 100002, 100003. Teraz, jeśli wystawisz pierwszą fakturę zakupu, będzie ona numerowana 100001
• Data od ja Data do - okres czasu, w którym można wykorzystać tę serię. Czas utworzonego dokumentu musi mieścić się w tym przedziale, w przeciwnym razie dokument nie otrzyma numeru lub dokument nie zostanie zapisany/potwierdzony. Uwaga! w serii musi się także mieścić czas wpisania dokumentu
  • Początek i koniec są zależne od czasu - oznacza to, że jeśli koniec serii jest ustawiony na 31.12.2017, dokumenty w tej serii można tworzyć np. do 30.12.2017 18:00, ale nie można utworzyć nowego dokumentu już nie utworzony, na przykład 31.12.2017 14:13. W związku z tym prawidłowy czas zakończenia serii w tym przypadku to31.12.2017 23:59:59
• Zamknięty - jeśli TAK, seria ta nie może być wykorzystana i nie jest uwzględniana przy tworzeniu dokumentów
• PRZYSZŁA NUMERACJA - w razie potrzeby możesz umieścić tutaj kod innej serii, w której będziesz próbował utworzyć dokument w przypadku, gdy zostanie on utworzony z innego dokumentu należącego do tej serii, w momencie, gdy ta seria nie jest już aktualna. Przykładowo, jeśli Directos ma zamówienie należące do serii, która wygasa 31.12.2016, a zamówienie to zostało wysłane 03.04.2017, to do wysyłki używana jest seria będąca starą serią w polu Nowa seria. Seria znajdująca się w polu Nowa seria wykorzystywana jest także przy fakturowaniu zamówienia.
• SERIA NUMERACJI - nie wpływa na zachowanie systemu, stosowany jest jedynie przy projektowaniu wydruków

Numbriseeriate seadistamisel on otstarbekas luua seeriad nii, et nende ajaline kehtivus ja numbrivahemik võimaldavad muretut tööd pikaks ajaks. Mitte mingil juhul pole mõtet teha erinevate perioodide (aasta, kuu, nädal vms) jaoks erinevaid seeriaid. Kindlasti tuleb vältida lähenemist, et erinevate dokumendiliikide puhul kasutatakse erinevaid seeriaid (üks seeria arvete, teine ostuarvete jms jaoks). Seeria loomisel võiks prognoosida numbrivahemiku suurust planeeritava tegevusmahu järgi. Näide:

• On teada, et kõige rohkem luuakse müügiarveid
• Praeguste andmete kohaselt väljastab firma umbes 1000 müügiarvet kuus
• Tegevus kasvab keskmiselt 10% aastas

Sellisel puhul on mõistlik loodav seeria näiteks selline:

• DOK
• Dokumendid
• 1000000
• 1999999
• 01.01.2016
• 31.12.2025 23:59:59

Selline seeria mahutab 999998 dokumenti, mis on igati piisav nende ca 200 tuhande müügiarve ära mahutamiseks, mis järgmise kümne aasta jooksul tekkida võivad.

Selleks, et kasutaja ei peaks uue dokumendi loomisel käsitsi seeriat valima, saab seeria koodi salvestada kasutaja kaardile. Kasutaja ise saab seda teha Isiklikud seadistused lehel. Isiklike seadistuste avamiseks on kaks võimalikku teed - peamenüü ülemises servas oma nimel klõpsates või Seadistused → Isiklikud seadistused, administraator teeb seda Üldine tulba Seadistuse menüüvalikust Kasutajad

Juhul, kui kasutatav seeria muutub, näiteks kasutati eelmisel aastal seeriat DOK2016, aga sellel aastal on plaan kasutada seeriat DOK2017, siis tuleb uue aasta saabudes veenduda, et kasutajate külge ei oleks salvestatud seeriat, mille kehtivus on lõppenud.

Kui Directos on kasutusel Kohad, siis võib seeria olla seotud ka konkreetse kohaga, seega peab uute seeriate tegemisel veenduma, et ka kohtade külge on seadistatud õiged seeriad.

Juhul, kui kasutajaga pole seotud konkreetset seeriat, vaid valik on Viimati salvestatud, siis tuleb uut seeriat kasutama hakates esimese loodava dokumendi puhul seeria ise valida dokumendi numbri lahtrist topeltklõpsuga.

Directos ei tohi mingil juhul olla seeriaid, mis omavahel numbriliselt kattuvad, st ühegi seeria algus ei tohi olla väiksem, kui ükskõik millise muu seeria lõpp, samuti ei tohi ühegi seeria lõpp olla suurem, kui mõne muu seeria algus.

Kui süsteemis on mitu seeriat, siis võivad numbrivahemikud olla näiteks nii:

• 1000:1999
• 2000:2999
• 3000:3999

Aga mitte mingil juhul nii:

• 1:10000
• 1000:1999

Ja ka mitte mingil juhul nii:

• 10000:29999
• 20000:49999

Arusaadavuse huvides võiks seeriad seadistada nii, et algus ja lõpp on võrdse kohtade arvuga.

Abi seeriat (ajutist abistavat seeriat) saab kasutada dokumendi numbri taastamiseks, kui dokument on ekslikult kustutatud. Samuti siis, kui tuleb dokument kustutada seotud dokumentide seoste eemaldamiseks. Näiteks: kui oled teinud tellimuselt arve ja need on omavahel seotud, aga tekib vajadus, et see seos eemaldada, siis saad selle arve ära kustutada ning luua Abi seeriat kasutades uue.
Samuti on Abi seeria kasulik dokumendi numbrite kronoloogilise järjestuse säilitamisel, kui ei soovi, et mõni dokumendi number jääks numbrite vahemikus kasutamata.

Abi seeriat saab teha numbriseeriate alt Seadistused → Üldised seadistused → Seeriad

Kood - Seeria kood on vabalt valitav. Kood võib olla numbriline või sõnaline, aga ei tohi sisaldada sümboleid.
Nimi - Kasutajale nähtav Abi seeria nimi. See peaks kirjeldama asja olemust. Näiteks: „Dokumendi taastamine“. Tegu on informatiivse väljaga.
Seeria algus - Dokumendi taastamise puhul tuleb sellele väljale märkida taastamist vajavale dokumendile eelnev number. Näiteks: kui on vaja taastada dokument numbriga 209978, siis sellele numbrile eelnev number on 209977.
Seeria lõpp – Dokumendi number, mida on vaja taastada.
Algus aeg ja lõpp aeg - Siia tuleb märkida ajavahemik, mille sisse jäävad loodava dokumendi aeg ja tänane päev.

Teisi välju täitma ei pea.

Abi seeriat luues võib ekraanile tulla hoiatus, et loodava Abi seeria dokumendi number ühtib kehtiva seeriaga. See ei takista Abi seeria salvestamist ja kasutamist.

Näide: Kuidas toimida, kui dokument kustutati.
1. Loo numbriseeriate alt Abi seeria kustutatud dokumendi numbriga.

2. Loo dokument ja täida vajalikud väljad. Dokumendi loomise käigus tuleb automaatselt vaikimisi seeria. Abi seeriat saate valida enne dokumendi salvestamist ja ka pärast salvestamist. Selleks tuleb klikkida kaks korda dokumendi numbri väljal, mille käigus avaneb „Aseta seeria“ aken.

3. Vali oma loodud Abi seeria ja pärast salvestamist tekib dokumendi number.

** Pärast dokumendi korrastamist ja kinnitamist tuleb Abi seeria kustutada numbriseeriate alt.

Finantsseeriate puhul pädevad kõik ülaltoodud põhimõtted. Seadistamine käib Raamatu tulba seadistuste valikust Finantsseeriad.

Neid seeriaid kasutatakse ainult FIN tüüpi kannete puhul, st finantskannete, mis pole tekkinud ühegi alamsüsteemi dokumendi kinnitamise teel, vaid mida luuakse Raamatu tulbas dokumendiregistri Kanded operatsiooniga Lisa uus.