Pola obowiązkowe to zbiór ustawień, które umożliwiają określenie, które pola w dokumentach lub kartach muszą zostać wypełnione lub które mogą być opcjonalne, a także automatyzować uzupełnienia danych według warunków. Używając tych ustawień, można zapewnić, że istotne pola nie zostaną pominięte lub pozostaną puste podczas tworzenia lub modyfikowania kartotek i dokumentów. Wymóg wypełnienia pól może być uzależniony od określonych warunków (np. pole może stać się obowiązkowe, jeśli inne pole na karcie zostało wypełnione).

Ustawienia → Ustawienia ogólne → Pola obowiązkowe

• Moduł - wybór typów kart lub dokumentów, których ustawienia pól można modyfikować (Artykuły, Klienty, Dostawcy, Faktura, Zamówienie, Oferta, Wydarzenie, Umowa, Faktura zakupu, Projekt, itp.). Lista nie jest wyczerpująca i jest stale aktualizowana
• Warunek - pole, do którego ma być zastosowany warunek w celu aktywacji obowiązkowego ustawienia innego pola
• Wartość - wartość, którą musi być wypełnione pole wybrane w sekcji Warunek, aby obowiązkowy wymóg lub Wartość domyślna byli zastosowane. Jeśli warunek to Typ, odpowiednie wartości to 0-Firma, 1-Osoba prywatna, 2-Urząd publiczny. Jeśli dokładna wartość nie jest znana, należy wprowadzić % (sprawdza, czy warunek jest spełniony). Na przykład dokument ma artykuł jako warunek w wierszu, ale wartość może ulec zmianie, a następnie należy wprowadzić %.
• Pole - pole, dla którego ma zostać zastosowane ustawienie obowiązkowe lub wpisana Wartość domyślna. Obowiązkowe zastosowanie jest uruchamiane, gdy spełniony jest warunek opisany powyżej. Jeśli nie opisano żadnego warunku, warunek obowiązkowy ma zastosowanie w każdym przypadku
• Wartość domyślna - będzie to zawsze wartość domyślna podczas tworzenia nowej karty lub dokumentu
• Dozwolone - dozwolone wartości dla pola. Lista oddzielona przecinkami (np. tak, nie)
• Obowiązkowe - zaznacza się, jeżeli to pole jest obowiązkowe. Określa to, że pole musi zostać wypełnione, a karta/dokument nie może zostać zapisany, dopóki odpowiednie pole nie zostanie wypełnione. Aby zwrócić uwagę, niewypełnione pole zmieni kolor na czerwony.
• Zalecana - określa, że pole jest pożądane do wypełnienia. Brak wypełnienia nie uniemożliwia zapisywania, ale wyskakujące okienko służy do powiadamiania, że pole nie jest wypełnione. Aby zwrócić uwagę, niewypełnione pole zmieni kolor na żółty. * Unikalny - zaznacza się, jeżeli chcemy, aby to pole było unikalne, tj. system sprawdzi, czy nie ma dokumentów lub kart z tą wartością pola. (np. w e-mail w karcie klienta)

Pola Obowiązkowe i Zalecane nie mogą być wypełnione w tym samym wierszu w tym samym czasie (w takiej sytuacji tylko Obowiązkowe zostaną zachowane podczas zapisywania)
W przypadku dokumentu nie można jednocześnie używać pól wiersza i nagłówka w jednym obowiązkowym wierszu pola. Jeśli pole Warunek jest polem nagłówka, to pole Pole musi być również polem nagłówka.

• Jeden typ karty lub dokumentu może podlegać równolegle więcej niż jednemu obowiązkowemu warunkowi.

W przykładzie podanym we wstępie stosowane są trzy różne typy warunków:

• Warunki ogólne, które mają zastosowanie do wszystkich klientów (Warunek i Wartość są puste)
• Jeśli typ klienta = Firma
• Jeśli typ klienta = Prywatny

1. Jeśli utworzymy nową kartotekę klienta, to zobaczymy tylko warunki ogólne:
2. Jeśli utworzysz nową kartotekę klienta z typem = Firma, zostanie ona zaznaczona w następujący sposób:
3. Jeśli utworzysz nową kartotekę klienta z typem = Prywatny, zostanie ona zaznaczona w następujący sposób:

Wybierając pola obowiązkowe, możliwe jest ustawienie warunków, dla których wartości będą automatycznie wypełniane zgodnie z określoną wartością, np. jeśli utworzysz nową kartę klienta z krajem PL (Polska), wówczas pole karty kodu VAT nabywcy zawsze będzie miało wartość 3, a wartość OSTRZEŻENIE będzie wartość Polski nabywca.

Warunek jest następujący:

Pola zostaną automatycznie wypełnione na karcie klienta przy wyborze pola Kraj PL (Polska):