Periodiseerimise funktsionaalsus võimaldab algdokumenti sisestades anda kaasa vajalikud parameetrid nii, et dokumendi kinnitamise järel tekib koheselt periodiseeritud kanne.

Periodiseerimine toimub kahe reegli alusel: kuutäpsusega periodiseerimine ja päevatäpsusega periodiseerimine.

Kuutäpsusega periodiseerimise puhul jaguneb periood täpselt kuudeks ning sellest tulenevalt on kõik periodiseeritud osad võrdse summaga. Kuutäpsusega periodiseerimine rakendub, kui kehtib valem: periodiseerimise lõpu päev + 1 = periodiseerimise alguse päev. Ehk, periodiseerimise vahemiku saab jagada terveteks kuudeks. Sellised perioodid on näiteks:

Näide A. 01.02.2019-31.01.2020 (31. + 1 = 1. päev) ja periood jaguneb täpselt 12-ks kuuks; Näide B. 20.02.2019-19.12.2019 (19. + 1 = 20. päev) ja periood jaguneb täpselt 10-ks kuuks ⇒ (01.03. kuni 30.11 = 9 kuud) + (20.02 kuni 28.02.2019 = 1/3 kuud) + (01.12 kuni 19.12.2019 = 2/3 kuud) = 10 kuud.

Kui periodiseeritav summa on 300 EUR, siis näite A. puhul on perioodi summa: 300 EUR / 12 kuud = 25 EUR ning kõikidele perioodidele langeb sama summa. Näite B. puhul on perioodi summa: 300 EUR / 10 kuud = 30 EUR. Vahemikul 01.03.-30.11.2019 langeb igale kuule 30 EUR (ehk 9×30 EUR). Perioodide 20.02-28.02.2019 ja 01.12-19.12.2019, mis moodustavad täiendava kuu, vahel jagatakse 30 EUR selliselt, et esimene periood saab oma osa proportsionaalselt sellest kuust perioodi jäävate päevade alusel ning aluseks on 30-päevane kuu ⇒ 30 / 30 * 20 päeva = 20 EUR. Viimasele osalisele kuule langeb periodiseerimise jääk ehk 300 - 270 - 20 = 10 EUR.

Päevatäpsusega periodiseerimine rakendub siis, kui periood ei jagune terveteks kuudeks ehk EI KEHTI reegel periodiseerimise lõpu päev + 1 = periodiseerimise alguse päev.

Ostuarve automaatseks periodiseerimiseks tuleb linnutada Seadistused > Süsteemi seadistused > Finantsi seadistused > Automaatne periodiseerimine seadistuse valik Ostuarve.

Seejärel märkida ostuarvel soovitud periodiseerimise periood (tulbad Algus ja Lõpp).

Näide:

Kanne:

Kontol, mida periodiseeritakse, peab olema täidetud korrespondeeruv konto.

Kui on vaja, et periodiseeritaval kulukontol oleksid erinevad objektid/projektid kui korrespondeeruval (tulevaste perioodide kulu) kontol, tuleks märkida korrespondeeruva konto objektid väljale Korr.objekt ja projektid Korr.projekt.

Näide:

Kanne:

Periodiseerimise katkestamine on mõeldud periodiseeritud tehingu tagasipööramiseks mingi osa ulatuses juhul, kui periodiseeritud tehingu asjaolud või tingimused muutuvad. Näiteks katkestati kindlustusleping, mille kulud olid periodiseeritud, ning raha tagastatakse osaliselt kindlustusvõtjale.

Üks võimalus periodiseerimise katkestamiseks on manipuleerida periodiseeritud kannet ning muuta selle lõppu nii, et see kajastaks tegelikkust (selle osa perioodide, mille ulatuses tehing katkestati, kulud muuta nõudeks). Kuid see ei pruugi olla parim viis ning üldse mitte võimalik, kui kasutaja õiguste alt on sisse lülitatud algdokumentide kannete muutmise piirang (see piirang on tungivalt soovituslik).

Alternatiivne ja parem meetod on kasutada ostuarvel periodiseerimise katkestamise funktsionaalsust.

Süsteemi seadistused→Finantsi seadistused → Automaatse ostuarve periodiseerimise katkestamise konto võimaldab sisestada konto, kuhu kantakse katkestatud osa summa. Tavaliselt kasutatakse selles situatsioonis nõudekontot. Parema kontrolli huvides on soovitav luua eraldi aktivakonto, näiteks „Katkestatud periodiseerimised„. Periodiseerimise katkestamise järel jääb tagasinõutav summa sellele kontole. Kui summa laekub kunagi pangakontole, siis see kajastatakse eraldi tehinguga (D Pank; K Katkestatud periodiseerimised). Antud seadistuse täitmine ei ole kohustuslik, vaid pakub mugavust ning periodiseerimise katkestamise saab läbi viia ka tehingu käigus vastavat kontot sisestades.

Periodiseerimise katkestamist saab rakendada ostuarvel, mille puhul on kasutatud automaatset periodiseerimist ning dokument peab olema kinnitatud. Too tabeli häälestuse alt nähtavale katkestamise läbiviimiseks vajalikud väljad:

• Katkestuse aeg - periodiseerimise katkestamise kuupäev. See võib olla suvaline kuupäev, mis jääb algse periodiseerimise ajavahemiku piiresse. St. ei pea olema kuu lõpp vms. Katkestamine ei saa olla suletud perioodis.
• Katkestuse summa - summa, mis tagastatakse periodiseerimise katkestamise järgselt
• Katkestuse konto - konto, kuhu kantakse periodiseerimise ülejääv summa. See täitub automaatselt, kui on täidetud eelnimetatud süsteemi seadistus. Sõltumata sellest saab seda dokumendi peal muuta.

Kõigi nimetatud väljade täitmine on kohustuslik periodiseerimise katkestamise toimumiseks. Kui väljad on täidetud, siis tuleb katkestamise lõpuleviimiseks vajutada dokumendil nuppu Salvesta. Selle tulemusena salvestuvad katkestamise andmed dokumendi reale ja muudetakse dokumendi kande seda osa, mis puudutab katkestamist.

Näide. Katkestatud periodiseerimine, ostuarve

Näide. Katkestatud periodiseerimine, kanne:

Tähelepanu:

• Katkestamise aeg ei saa jääda suletud perioodi
• Katkestamise läbiviimine eeldab kinnitatud ostuarve muutmise õigust

Võib ette tulla, et periodiseeritud ostuarvel tuleb perioodi keskel objekti vahetada. Näiteks auto kasutaja, kes on objektina kirjeldatud, vahetub ja kulud tuleb sellest kuupäevast alates suunata uuele objektile — selleks ongi mõeldud objekti/projekti vahetuse funktsioon.

Too tabeli häälestuse alt nähtavale vahetuse läbiviimiseks vajalikud väljad:

• Katkestuse aeg- märgitakse kuupäev, millest alates objekti/projekti vahetatakse
• Katkestuse objekt- märgitakse, mis objektile kulu periodiseeritakse katkestuse ajast edasi.
• Katkestuse projekt - märgitakse, mis projektile kulu periodiseeritakse katkestuse ajast edasi.

Kui väljad on täidetud, siis tuleb katkestamise lõpuleviimiseks vajutada dokumendil nuppu Salvesta. Selle tulemusena muudetakse ostuarve kannet ning listakase ostuarvele lisarida.

Näide. Periodiseeritud objekti muutmine, ostuarve

Enne ostuarve salvestamist:

Peale ostuarve salvestamist:

• Muutub algne rida — korrigeeritakse summat, muutus lisatakse katkestuse summa väljale
• Tekib lisarida, kus võrreldes algse ostuarve reaga on uus objekt, korrigeeritud summa ja Algus on algse rea katkestuse kuupäevale järgnev päev.

Näide. Periodiseeritud objekti muutmine, kanne

Periodiseeritud ostuarve objekti ja projekti vahetamine kontrollib samu tingimusi, mis periodiseerimise katkestamine ehk katkestuse aeg ei saa jääda suletud perioodi ning kasutajal peab olema kinnitatud ostuarve muutmise õigus.

Periodiseerimise katkestamise ja objekti/projekti vahetamine on eri funtksionaalsused, mis tõttu väljad käituvad teineteist välistavalt: Kui täidad katkestuse objekti või projekti, siis katkestuse summa ja katkestuse konto väljad tühjenevad ja ka vastupidi.