Ostuarve menetlus ehk kinnitusring tähendab, et ostuarve kulu kinnitab enne raamatupidamises kinnitamist vastutav isik(ud). Directo allkiri jääb koos ajatempliga dokumendile ja on tagantjärgi kontrollitav.

Sellel lehel on ostuarvete menetluse seadistamise ja kasutamise ülevaade. Üksikasjalikud kirjeldused leiad lehelt Dokumentide menetlemine.

Menetluse toimimiseks vajalikud seadistused asuvad Üldised seadistused → Kinnitamise eeldus / Menetluse.

Seal tuleb Ostuarve moodulile määrata vähemalt üks valikutest:

• Punktide arv, mis on dokumendi kinnitamiseks vajalikud.

Ostuarve ei kinnitu, kui vajalikke punktide allkirju pole piisavalt.

• Ja/või Ostuarve kinnitamiseks vajalik menetlejate arv (seadistus Ostuarve menetluse kohustuslik allkirja rollis olevate menetlejate arv).

Ostuarve ei kinnitu, kui ostuarvele pole vajalike punkti arvuga menetlejaid lisatud. Ostuarve salvestamine ja kinnitamine annab ka vastava teate:

• Ja/või lülitada sisse 100% (Ostuarve kinnitaja eeldab menetluse täielikku allkirjastamis)

Ostuarve ei kinnitu, kui menetleja(d) pole allkirja andnud või on keeldunud allkirjastamast.

Directos saab ostuarveid menetleda kolmel viisil:

• Paralleel menetlus - Kõik menetlejad menetlevad ja saavad teavitused üheaegselt.

• Järjestik menetlus - Tasemepõhise järjekorraga menetlemine. kõigepealt menetlevad väiksema punktide arvuga menetlejatel (P1), siis suurema punktide arvuga (P2) jne. Teateid saadetakse samuti vastavalt. Järjestikulise menetlemise puhul peab menetlejaid olema vähemalt 2.

• Reapõhine menetlus - menetlejad peavad ostuarve ridadel võtma endale mingi osa jagatavast summast ja ostuarve reale tekib vastava kasutaja kood, kes selle summa on enda omaks tunnistanud. Viimane allkirjastaja ei saa anda allkirja enne, kui Jagatava summa erinevus on 0.00.

Vaikimisi on menetlus paralleelne, mis muutub järjestikuseks, kui linnutada valik Järjestik (Ostureskontro seadistused → Ostuarve menetluse tüüp)

Ostuarve menetlus muutub eranditult reapõhiseks, kui valida seadistuse Ostuarve menetlus on reapõhine valikuks jah.

Menetlejaks saab olla kasutaja, kellele on kasutaja või grupi õigustes ostuarve real määratud Punktid. Punktid määravad menetlemise taseme. Punktideta kasutaja ei saa arvet allkirjastada.

Vaata ka lisaks kuidas puhkuste ajal seadistada menetluse asendajat või anda menetlejale täiendavaid õiguseid, näiteks menetlejate muutmiseks või keeldumiste teavituste saamiseks.

Ostuarve sisestaja saab menetlejaid lisada käsitsi või saab menetlejate lisamist saab automatiseerida järgmiste võimalustega:

• Vaikimisi menetlejad -saab määrata töötaja kaardil, millistel tingimustel konkreetne töötaja erinevatele menetletavatele dokumentidele automaatselt asetub.
• Hankija põhised menetlejad - Hankija kaardile seadistatud menetlus mõjub Ostuarve, Ostutellimuse ja Laosissetuleku dokumendile automaatselt valitud hankijaga dokumendi salvestamisel.
• Menetluse mallid - Menetluse mallid võimaldavad eelseadistada menetlejate komplekte, mida saab dokumendile valida ühe liigutusega või rakenduvad mallid objekti põhiselt automaatselt.

Menetlevate dokumentide ülevaatamist ja otsust saab menetleja lisada/muuta, kas

• Otse dokumendil menetluse sektsioonis
• Menetluse aruandes
• MyDirecto menetluse lahenduses

Keeldumise korral lisa kommentaar keeldumise põhjuse ja vajalike muudatuste kohta. Järjestikmenetluses võib keeldumine peatada menetluse järjekorra. Sel juhul tuleb pärast parandusi keeldumine või allkirjad tühistada. Loe lähemalt: Keeldumine.

Kui arvel muudetakse välja, mis on määratud seadistusse Ostuarve väljad, mille muutmine muudab menetluse kehtetuks, eemaldatakse antud allkirjad ja arve tuleb uuesti menetleda. Loe lähemalt: Menetluse kehtetuks muutmine.

• Ostutellimusega seotud ostuarve – juba menetletud ostutellimuse põhjal loodud ostuarve võib kinnitada automaatkinnituse menetleja, kui arve summa jääb lubatud ületamise piiridesse. Loe lähemalt: Menetletud ostutellimused ja ostuarve mitte menetlemine.
• Kreeditarved – negatiivse summaga arvete menetlemine: Kreeditarvete menetlemine.