et:dokumentide_transport
Erinevused
Siin näed erinevusi valitud versiooni ja hetkel kehtiva lehekülje vahel.
Both sides previous revisionPrevious revisionNext revision | Previous revision | ||
et:dokumentide_transport [2020/11/26 15:44] – [Envoice] ott | et:dokumentide_transport [2023/01/20 14:23] (Hetkel kehtiv) – [Zevoy kuluhalduslahendus] andrus | ||
---|---|---|---|
Rida 1: | Rida 1: | ||
======= E-arvete transport Directosse ======= | ======= E-arvete transport Directosse ======= | ||
- | + | Käesoleva juhendi mõistes on e-arved masinloetavad | |
- | ====== E-arved ====== | + | |
- | Käesoleva juhendi mõistes on e-arved masinloetavad | + | |
E-arvete olemuse kohta saab lugeda siit: [[http:// | E-arvete olemuse kohta saab lugeda siit: [[http:// | ||
Rida 10: | Rida 8: | ||
Kõik Directosse saabunud e-arved läbivad registri **Dokumentide transport**, | Kõik Directosse saabunud e-arved läbivad registri **Dokumentide transport**, | ||
- | |||
- | {{: | ||
Sealt avaneb register saabunud e-arvetest: | Sealt avaneb register saabunud e-arvetest: | ||
- | {{:et:egon20180213-221737.png}} | + | {{:et:jane: |
+ | |||
+ | |||
+ | Sellesse registrisse saabuvad e-arved ja siit saab algatada ühekaupa iga e-arvete muutmise ostuarveteks või laosissetulekuteks. Ühtlasi annab see ülevaate iga üksiku e-arve seisundist. | ||
- | Sellesse registrisse saabuvad e-arved ja siit saab algatada ühekaupa iga e-arvete muutmise ostuarveteks või laosissetulekuteks. Directos on olemas ka võimalus, et registrisse Dokumentide transport saabunud e-arve muudetakse automaatselt ostuarveteks või laosissetulekuteks. Selle kohata saab lugeda [[et: | ||
**Number**- igale e-arvele antakse oma registreerimise number saabumise järjekorras. See ei ole kande ega tulevase ostuarve number. Number on hüperlink ja sellel klõpsates avaneb e-arve info koos ning saab hakata antud e-arvet töötlema. Töötlemise kohta saab lugeda peatükist **E-arve töötlemine**; | **Number**- igale e-arvele antakse oma registreerimise number saabumise järjekorras. See ei ole kande ega tulevase ostuarve number. Number on hüperlink ja sellel klõpsates avaneb e-arve info koos ning saab hakata antud e-arvet töötlema. Töötlemise kohta saab lugeda peatükist **E-arve töötlemine**; | ||
**Tüüp**- näita e-arve saabumise kanalit või operaatorit; | **Tüüp**- näita e-arve saabumise kanalit või operaatorit; | ||
Rida 35: | Rida 33: | ||
====== E-arve töötlemine ====== | ====== E-arve töötlemine ====== | ||
- | E-arveid saab muuta ostuarveteks, | + | E-arveid saab muuta ostuarveteks, |
E-arve töötlemiseks on vaja e-arve esmalt avada registrist **Dokumentide transport** klõpsates tulbas **Number** vastava e-arve registrinumbril. Avaneb e-arve info aken, kus on näha e-arve sisu välja loetuna xml-st (vasakul) kui ka e-arvega kaasa saadetud manuse eelvaade (paremal): | E-arve töötlemiseks on vaja e-arve esmalt avada registrist **Dokumentide transport** klõpsates tulbas **Number** vastava e-arve registrinumbril. Avaneb e-arve info aken, kus on näha e-arve sisu välja loetuna xml-st (vasakul) kui ka e-arvega kaasa saadetud manuse eelvaade (paremal): | ||
- | {{:et:egon20180214-081313.png}} | + | {{:et:jane: |
Akna päises on nupud e-arve töötlemiseks: | Akna päises on nupud e-arve töötlemiseks: | ||
Rida 45: | Rida 44: | ||
**Loo ostuarve**- loob e-arvest ostuarve. Toimingu tulemuse kohta ilmub aknasse tagasiside, koos dokumendi, mis loodi, numbriga: | **Loo ostuarve**- loob e-arvest ostuarve. Toimingu tulemuse kohta ilmub aknasse tagasiside, koos dokumendi, mis loodi, numbriga: | ||
- | {{:et:egon20180214-081741.png}} | + | {{:et:jane20210526-173757.png}} |
Kui e-arve edastajat või tarnijat ei ole Directo hankijate registris (tuvastatakse registrikoodi, | Kui e-arve edastajat või tarnijat ei ole Directo hankijate registris (tuvastatakse registrikoodi, | ||
- | {{:et:egon20180214-083129.png}} | + | {{:et:jane: |
Hankija ja ostuarve loomise jätkamiseks tuleb vajutada nuppu: **Tekita/ | Hankija ja ostuarve loomise jätkamiseks tuleb vajutada nuppu: **Tekita/ | ||
+ | {{: | ||
- | {{: | ||
**Loo sissetulek**- loob e-arvest laosissetuleku. Selle tegevuse kohta kehtib sama juhend kui nupu **Loo ostuarve** kohta; | **Loo sissetulek**- loob e-arvest laosissetuleku. Selle tegevuse kohta kehtib sama juhend kui nupu **Loo ostuarve** kohta; | ||
- | **Määra suletuks**- võimaldab saabunud e-arve nö sulgeda selliselt, et antud e-arvest ei saa luua Ostuarvet ega Laosissetulekut. See tegevus on juhuks, kui saabunud e-arvest ei soovita raamatupidamise dokumenti luua, aga sellegi poolest soovitakse e-arve töödelduks märkida. :!: Saabunud e-arveid ei saa kasutaja registrist Dokumentide transport kustutada! Suletuks märkimise tulemusena kaovad antud e-arve aknast nupud **Loo ostuarve** ja **Loo sissetulek** ja sellega ka võimalus luua järgdokumente: | + | **Määra suletuks**- võimaldab saabunud e-arve nö sulgeda selliselt, et antud e-arvest ei saa luua Ostuarvet ega Laosissetulekut. See tegevus on juhuks, kui saabunud e-arvest ei soovita raamatupidamise dokumenti luua, aga sellegi poolest soovitakse e-arve töödelduks märkida. :!: Saabunud e-arveid ei saa kasutaja registrist Dokumentide transport kustutada! Suletuks märkimise tulemusena kaovad antud e-arve aknast nupud **Loo ostuarve** ja **Loo sissetulek** ja sellega ka võimalus luua järgdokumente. |
- | + | ||
- | {{: | + | |
+ | {{: | ||
E-arve aknasse tekib nupp **Määra avatuks**, mis võimaldab antud kirje taas aktiveerida, | E-arve aknasse tekib nupp **Määra avatuks**, mis võimaldab antud kirje taas aktiveerida, | ||
**XML** - avab e-arve XML kujul, et luua näiteks sobivaid automaatikareegleid vastavalt XMLis esinevate rea kirjelduste ja artikli koodide põhjal | **XML** - avab e-arve XML kujul, et luua näiteks sobivaid automaatikareegleid vastavalt XMLis esinevate rea kirjelduste ja artikli koodide põhjal | ||
- | ==== Ostuarve ==== | + | ===== Ostuarve |
- | E-arvest loodud Ostuarve (ja ka Laosissetuleku) saab avada e-arve loomise toimingu tagasiside aknast klõpsates loodud dokumendi numbril: | + | E-arvest loodud Ostuarve (ja ka Laosissetuleku) saab avada e-arve loomise toimingu tagasiside aknast klõpsates loodud dokumendi numbril, registris Dokumentide transport |
- | + | ||
- | {{: | + | |
- | + | ||
- | või registris Dokumentide transport | + | |
- | + | ||
- | {{: | + | |
- | + | ||
- | aga loomulikult ka Directo | + | |
Loodud ostuarve väljad on maksimaalselt eeltäidetud e-arve xml-s leiduva standardsete väljade infoga ning kasutajal on vaja teha minimaalset täiendusi ostuarve sisestamisel. Samuti on Ostuarvele lisatud e-arvega kaasas olnud manused (tüüpiliselt pdf-fail arve vaatega). E-arve hõlbus muutmine korralikult täidetud infoga Ostuarveks ongi e-arvete vastuvõtmise suurimaid eeliseid: | Loodud ostuarve väljad on maksimaalselt eeltäidetud e-arve xml-s leiduva standardsete väljade infoga ning kasutajal on vaja teha minimaalset täiendusi ostuarve sisestamisel. Samuti on Ostuarvele lisatud e-arvega kaasas olnud manused (tüüpiliselt pdf-fail arve vaatega). E-arve hõlbus muutmine korralikult täidetud infoga Ostuarveks ongi e-arvete vastuvõtmise suurimaid eeliseid: | ||
- | + | {{:et:jane: | |
- | {{:et:egon20180214-091624.png}} | + | |
:!: Eesti e-arve standard lubab e-arve väljastajal kasutada ka nö väljade laiendusi edastamaks spetsiifilist infot. | :!: Eesti e-arve standard lubab e-arve väljastajal kasutada ka nö väljade laiendusi edastamaks spetsiifilist infot. | ||
- | :!: Kui e-arvest loodud Ostuarve millegipärast ei vasta kasutaja ootustele (näiteks seadistused olid ebapiisavad), | + | :!: Kui e-arvest loodud Ostuarve millegipärast ei vasta kasutaja ootustele (näiteks seadistused olid ebapiisavad), |
- | === Ostuarve täitmise automaatika | + | ==== E-arvest ostuarve loomise seadistused ==== |
- | Ostuarve tulemuslikumaks täitmiseks pakub Directo omapoolt välja hulga seadistamise võimalusi. | + | === Süsteemiseadistused === |
- | === Hankija seadistused === | + | '' |
- | Hankija kaardi jaotises | + | |
- | {{: | + | **Vaikimisi kasutaja**- kasutajakood, |
- | **Teavitus | + | **Dokumentide transpordi alt loodud ostuarve/ |
- | **Mis kasutajaga luuakse sisenevad dokumendid**-kasutaja | + | **EAK e-arvete allalaadimine**- |
- | **Mis objektiga luuakse sisenevad dokumendid**-objekti | + | **EAK manuste allatõmbamine**- valikud Jah/Ei. Võimaldab |
- | **Tekst artikliväljale, | + | **Siseneva |
- | **Mis seeriasse luuakse sisenevad dokumendid**- numbriseeria, | + | **Vaikimisi objekt**-objekti |
- | **Konto, kuhu koondatakse sisenenud ostuarve read**- finantskonto, kuhu koondatakse ostuarvel kõik selle hankija | + | **Vaikimisi projekt**-projekti |
- | **Automaatselt genereeritav dokument | + | **Vaikimisi seeria**- numbriseeria, |
+ | **EAK kontoinfo kasutamine**- määrab, kas Eesti Posti (Omniva) | ||
+ | '' | ||
+ | **Siseneva | ||
- | ==== Kulutus ==== | ||
- | Kulutust on võimalik luua igast süsteemi jõudnud e-arvest, kuid efektiivseim viis on kulutusel baseeruv e-arve Dirctosse saata kas Costpocketi või Envoice keskkondadest, | ||
- | === Costpocket === | ||
- | Costpocketi seadistamisest saab lugeda [[https:// | ||
- | === Envoice | + | ==== Hankija seadistused |
- | + | ||
- | Envoice seadistamisest saab lugeda [[https:// | + | |
- | + | ||
- | :!: Envoice poolel tuleks määrata kasutajatele Directo kasutajakood, | + | |
- | ==== Automaatika ==== | + | |
- | Hankija kaardil jaotises '' | + | |
- | + | ||
- | {{: | + | |
- | Tabelis **Ridade täiendamine (e-arvelt)** määratakse, | + | Hankijakaardi jaotises |
- | Väljadel Konto, Objekt, Projekt, Kasutaja määratakse eelnimetatud väljade täitmine ostuarve real, kui e-arve rea kirjeldusest ja/või artikli koodis leitakse vajalik vaste. Vaste tuvastatakse: | + | |
- | - Personali kaardil leiduva info alusel. | + | |
- | - E-arve rea kirjelduses (või artikli koodis) leiduva teksti vastandades etteantud tekstiga. Selleks tuleb väljal | + | |
- | {{:et:egon20180214-150206.png}} | + | {{page>et:yld_hankija# |
+ | {{page>et:yld_hankija# | ||
Rida 137: | Rida 114: | ||
'' | '' | ||
+ | |||
+ | |||
+ | ===== Automaatne e-arvete kinnitamine ===== | ||
+ | |||
+ | Kui e-arve saabub Directosse dokumentide transpordi moodulisse, on võimalik hankija automaatika võimalusi kasutades kohe koostada kinnitamata ostuarve (vt. [[et: | ||
+ | |||
+ | |||
+ | Hankija automaatika all on võimalik seadistada automaatkinnituma kas kõik ostuarved või ainult konkreetsete reeglite alusel saadud e-arved. Samuti saab määrata reegleid, mille alusel e-arvest ostuarved automaatselt küll luuakse, aga kindlasti kinnitamata olekus. Suureks abiks on see näiteks perioodiliste ostuarvete koheseks kinnitamiseks, | ||
+ | |||
+ | ==== Seadistused ==== | ||
+ | === Automaatkinnitaja-kasutaja === | ||
+ | :!: Vajalik ainult menetluse kasutamise korral! | ||
+ | |||
+ | Ostuarvete automaatseks kinnitamiseks tuleks esmalt luua (robot)kasutaja. Selleks võib kasutada sama kasutajat, mis on loodud ostuarvete automaatseks loomiseks (Süsteemiseadistused - Transport - Vaikimisi kasutaja). Automaatkinnitaja kasutajal ei pea olema küljes kasutajagruppi ja ostuarve menetlemise punkte. Oluline on järgida, et tegemist peaks olema eraldi kasutajaga, kes tavapärases menetlusringis ei osale. Automaatkinnitaja - kasutaja, kes menetleb alati automaatselt ostuarve ära ja kui kasutada mõne töötaja koodi, ei ole võimalik eristada robot(kasutaja) või töötaja poolt menetletud ostuarveid. | ||
+ | |||
+ | {{: | ||
=== Süsteemiseadistused === | === Süsteemiseadistused === | ||
- | '' | + | Kui menetlus |
- | **Dokumentide transpordi alt loodud ostuarve/ | + | |
- | **EAK e-arvete allalaadimine**- | + | |
- | **EAK manuste allatõmbamine**- valikud Jah/Ei. Võimaldab e-arvega saadetud lisamanuseid Directosse laadida. Standardselt on e-arvega kaasas üks manus- arve pilt mida seejuures ei loetagi e-arve mõistes manuseks. | + | |
- | **Siseneva arve (invoice) faili pealt loodava sissetuleku artiklite ostuhinnad | + | |
- | **Vaikimisi kasutaja**-kasutaja kood, mis määratakse sisse imporditavale e-arvele (Ostuarve) automaatselt väljale '' | + | |
- | **Vaikimisi objekt**-objekti | + | |
- | **Vaikimisi projekt**-projekti kood, mis määratakse sisse imporditavale e-arvele (ostuarve) automaatselt väljale '' | + | |
- | **Vaikimisi seeria**- numbriseeria, | + | |
- | **EAK kontoinfo kasutamine**- määrab, kas Eesti Posti (Omniva) e-arvete menetluskeskonnas ostuarvetele sisestatud finantskontode info võetakse kaasa ja kasutatakse e-arve transportimisel Directosse. See seadistus ei ole vaikimis nähtav ja selle saab sisse lülitada ainult Directo klienditeenindus.\\ | + | |
+ | {{: | ||
- | === Muud seadistused === | + | :!: Kui menetlus ei ole kasutusel, ei pea eraldi kasutajakoodi looma ning süsteemiseadistuses koodi täitma - ostuarved kinnituvad täites automaatika reeglites " |
- | '' | + | |
- | **Siseneva | + | |
+ | === Kasutajagrupi | ||
+ | Selleks, et ennetada juba seadistatud ostuarve loomist ja kinnitamise reeglite kontrollimatut muutmist, on lisatud uus kasutajagrupi seadistus **Muu - Muutmisõigused - Hankija automaatika**. Automaatika õigused tuleks alles jätta ainult nendele kasutajagruppidele, | ||
+ | |||
+ | {{:et: | ||
+ | |||
+ | |||
+ | ==== Ostuarve ridade koondamine ==== | ||
+ | |||
+ | Automaatika reeglid kirjeldatakse hankijakaardil. | ||
+ | {{: | ||
+ | |||
+ | Täites automaatikal | ||
+ | |||
+ | * Koondamist saab kasutada nii eraldi kui koos automaatse kinnitamisega. | ||
+ | * Koondamine toimub, kui e-arvelt leitakse vähemalt üks reegel, kus automaatika real on märgitud | ||
+ | * Kui on täidetud **Hankija | ||
+ | {{: | ||
+ | * Kui automaatika real on konto täidetud, siis võidab automaatikal olev konto seadistus. | ||
+ | * Ridade koondamise puhul võetakse rea andmed automaatika esimeselt koondreegliga realt. Koondada ei saa e-arvet näiteks kolmeks erinevaks reaks märkides kolm erinevat kontot, projekti vms. | ||
+ | * Kui kasutada finantsretsepti, | ||
+ | |||
+ | ==== Ostuarve automaatne kinnitamine ==== | ||
+ | |||
+ | Täites automaatikal **Kinnita** linnukese, kinnitatakse e-arvest koostatud ostuarve automaatselt. | ||
+ | * Saab märkida reeglite kogumi, mille puhul ostuarve kinnitatakse. | ||
+ | * Kõikidel ülejäänud juhtudel ostuarve luuakse aga jäetakse kinnitamata. | ||
+ | |||
+ | :!: Kui Kinnita reegliga ostuarve ei kinnitu, tuleks proovida ostuarvet käsitsi kinnitada. Kui see ei õnnestu, tuleb kontrollida üle, kas kõik reeglid on täidetud - vajalikud objektitasemed täidetud, kontod, käibemaksukoodid jne olemas. | ||
+ | |||
+ | :!: Hankija | ||
+ | |||
+ | |||
+ | ==== Automaatika kasutamise näiteid ==== | ||
+ | |||
+ | Toome mõned näited, et aidata seadistada e-arvete automaatikat. | ||
+ | |||
+ | 1) Hankija ostuarved lähevad alati kokkulepitud kontole ja kinnituvad automaatselt.// | ||
+ | {{: | ||
+ | 2) IT püsiteenuse lepingu alusel saadav ostuarve, lepingusumma 150 eurot kuus. //Ostuarve kinnitub ainult juhul, kui ostuarve rida on täpselt 150 eurot. Kui summa erineb, siis ostuarve luuakse, aga ei kinnitata.// | ||
+ | {{: | ||
+ | 3) Directo püsiteenuste arve on vaja kinnitada automaatselt, | ||
+ | {{: | ||
+ | 4) Directo püsiteenuste ostuarve kõikide ridade asemel ostuarvele ainult üks rida. //Märkida " | ||
+ | |||
+ | :!: Selles näites on ühel real objekt erinev, arvestada tuleks, et koondades kirjutatakse dokumendile esimese rea objekt s.t ei koostata kaherealist ostuarvet. | ||
+ | {{: | ||
+ | 5) Ostuarve autoremondifirmalt, | ||
+ | //Märkida tuleks sisu lahtrisse "auto remont" | ||
+ | {{: | ||
+ | // | ||
+ | // | ||
+ | |||
+ | |||
+ | ===== Kulutus ===== | ||
+ | Kulutust on võimalik luua igast süsteemi jõudnud e-arvest, kuid efektiivseim viis on kulutusel baseeruv e-arve Directosse saata kas Costpocketi, | ||
+ | |||
+ | ===Zevoy kuluhalduslahendus === | ||
+ | https:// | ||
+ | |||
+ | Zevoy häälestamise kohta koos Directoga kasutamiseks loe lähemalt siit: https:// | ||
+ | |||
+ | Zevoys loodud dokumendid jõuavad läbi integratsiooni Directos Dokumendi transpordi alla. \\ | ||
+ | {{: | ||
+ | |||
+ | |||
+ | Saabunud dokumentidest on võimalik luua ostuarve, kulutus või sissetulek. \\ | ||
+ | {{: | ||
+ | |||
+ | Dokumendi töötlemiseks klõpsa vastava kuludokumendi numbril, misjärel avaneb dokumendi ülevaade. \\ | ||
+ | {{: | ||
+ | |||
+ | Dokumendile tuleb lisada kulukonto, kontrollida andmete õigsust ning valida tasumistingimus. Kontode automatiseerimiseks häälestage Kulutuse tüüp, et Directo lisaks Dokumendile ka kindla konto ning käibemaksukoodi. \\ | ||
+ | {{: | ||
+ | |||
+ | |||
+ | |||
+ | === CostPocket === | ||
+ | * Kuidas liidestada ja kasutada Costpocketit Directoga: https:// | ||
+ | * Video: Costpocketi ja Directo liidestus: https:// | ||
+ | * Videoseminar: | ||
+ | * Video: Kuidas teha Costpocketis aruandeid? https:// | ||
+ | * Video: Robot- ja inimdigiteerimine: | ||
+ | * E-mailile tulnud arved: https:// | ||
+ | * E-arvete vastuvõtmine (1€=100 e-arvet): https:// | ||
+ | * Ekspressrežiim (kiireks tšekkide sisestamiseks): | ||
+ | === Envoice === | ||
+ | |||
+ | Envoice' | ||
+ | |||
+ | :!: Envoice' | ||
+ | |||
+ | === Finbite (Omniva) === | ||
+ | Seadistades ära [[et/ | ||
+ | |||
+ | :?: Samal kuluaruandel olevad kulutused tekkivad Directosse küll eraldi Dok.Transpordi kirjetena, kuid kulutust luues koonduvad nad ühele kulutusele kokku (kui sama välise tunnusega kulutus pole juba kinnitatud). | ||
+ | |||
+ | \\ | ||
+ | \\ | ||
+ | \\ | ||
+ | \\ | ||
+ | \\ | ||
+ | \\ | ||
+ | \\ | ||
+ | \\ | ||
+ | \\ | ||
+ | \\ | ||
+ | \\ | ||
+ | \\ | ||
+ | \\ | ||
+ | \\ | ||
+ | \\ | ||
+ | \\ | ||
+ | \\ | ||
+ | \\ | ||
+ | \\ | ||
+ | \\ | ||
+ | \\ | ||
+ | \\ | ||
+ | \\ | ||
+ | \\ | ||
+ | \\ | ||
+ | \\ | ||
+ | \\ | ||
+ | \\ | ||
+ | \\ | ||
+ | \\ | ||
+ | \\ | ||
+ | \\ | ||
+ | \\ | ||
+ | \\ | ||
+ | \\ | ||
+ | \\ |
et/dokumentide_transport.1606398243.txt.gz · Viimati muutnud: 2020/11/26 15:44 persoon ott