Differences

This shows you the differences between two versions of the page.

--- en:mydirecto [2026/07/16 16:40] – vilja
+++ en:mydirecto [2026/09/03 11:04] (current) – [3. List of submitted documents] vilja
@@ Line 1: / Line 1: @@
 ====== MyDirecto ======
+:!: Screenshots are in Estonian – update in progress
 MyDirecto is an environment aimed at company employees for conveniently managing their own data. You can log in to the portal using ID login (ID card, Mobile-ID, Smart-ID) at [[https://my.directo.ee]]. MyDirecto is convenient to use both on a mobile device and on a computer.
@@ Line 9: / Line 10: @@
+===== Configuration =====
-===== Seadistamine =====
+=== MyDirecto permission for an employee ===
-=== MyDirecto õigus töötajale ===
+On the employee card, in the ''Employee details'' tab, after activating MyDirecto you can specify whether a particular employee has the right to log in to MyDirecto or not.
-Töötajakaardil ''Töötaja andmed'' sakil saad peale MyDirecto aktiveerimist määrata, kas konkreetsel töötajal on õigus MyDirectosse logida või mitte.
 {{:et:kulli20230522-225111.png}}
-Uus kujundus:
+New design:
 {{:et:maarika20251222-165828.png}}
-:!: MyDirecto aktiveerimisel muutub töötajakaardil MyDirecto seadistus JAH peale, kui on täidetud järgmised tingimused:
+:!: When MyDirecto is activated, the MyDirecto setting on the employee card is switched to YES if the following conditions are met:
-  * töötajakaardil ''Kuulub personali'' valik on JAH
+  * the ''Belongs to personnel'' option on the employee card is YES
-  * isikukood on täidetud
+  * the personal identification code is filled in
-  * töötajakaart ei ole suletud
+  * the employee card is not closed
-:!: Kui on soov kõigilt töötajakaartidelt eemaldada MyDirecto JAH, siis seda saad teha ''Raamat aruanded -> Hooldus -> Robotid -> **MyDirecto maha**''. Kui on soov kõigile seadistus tagasi panna, siis seda saad teha igal töötajakaardil eraldi või pöördudes meie kasutajatoe poole.
+:!: If you want to remove MyDirecto YES from all employee cards, you can do this under ''Finance reports -> Maintenance -> Robots -> **MyDirecto off**''. If you want to set it back for everyone, you can do this on each employee card separately or by contacting our customer support.
-:!: MyDirecto aktiveerimisel lisatakse kasutaja gruppide alla uus grupp ''MyDirecto''.
+:!: When MyDirecto is activated, a new group ''MyDirecto'' is added under the user groups.
-Kasutaja seadistuste all tuleb määrata töötajale MyDirecto nimeline kasutajagrupp ning lubada töötajale ainult ID-login.
+Under the user settings, you must assign the employee the user group named MyDirecto and allow the employee only ID login.
 {{:et:kulli20230522-230100.png}}
-Kui kasutajal on juba kuuluvus mõnda gruppi, siis tuleb lisada sellele grupile juurde järgmised õigused:
+If the user already belongs to some group, then the following permissions must be added to that group:
-''Dokumendid -> Töötajad'' "Oma" kategooria õigused "Vaata" ja Manused"\\
+''Documents -> Employees'' "Own" category permissions "View" and "Attachments"\\
 {{:et:kulli20230525-093239.png}}
-''Aruanded -> Personal'' **Puudumised** ja **Töötajate nimekiri** ''Laiendatud'' õigus
+''Reports -> Personnel'' **Absences** and **List of employees** ''Extended'' permission
 {{:et:kulli20230524-133243.png}}
-=== Sooviliikide seadistamine ===
+=== Configuring request types ===
-Uute arendustega seoses saab nüüd soovi liigiga puhkustele lisada vajadusel 2 kinnitajat. Selleks peab allolev süsteemiseadistus olema JAH. Peale salvestamist tekib loodavatele soovi liikidele vajalik väli.
+With new developments, it is now possible to add up to 2 approvers to a request type for vacations if needed. For this, the system setting below must be YES. After saving, the required field will appear on the request types you create.
 {{:et:tiiukyt20250917-175127.png}}
-Selleks, et töötajad saaksid puudumiste sooviavaldusi esitada, on vaja lisada puudumiste liikidele juurde soovi liigid.\\
+In order for employees to be able to submit absence requests, you need to add request types to the absence types.\\
-Puudumise liike saad lisada siit: ''Seadistused -> Töötaja seadistused -> Puudumiste liigid -> Lisa uus''
+You can add absence types here: ''Settings -> Employee settings -> Absence types -> Add new''
-Lisa uus puudumise liik. Määra sellele kood ja nimetus. "Sorteeritud" väljale saad lisada järjekorra numbri, mille alusel puudumise liigid MyDirectos puhkuste all järjestatakse. Rohkem saad puudumise liigi seadistuste kohta lugeda siit: [[et:per_liigid|]].
+Add a new absence type. Assign it a code and a name. In the "Sorted" field, you can add an order number by which the absence types are ordered under vacations in MyDirecto. You can read more about absence type settings here: [[et:per_liigid|]].
 {{:et:tiiukyt20250917-174139.png}}
-Loodud soovi liik seo nn päris puudumise liigiga läbi ''Soovi liik'' välja.
+Link the created request type with the actual absence type via the ''Request type'' field.
 {{:et:tiiukyt20250917-174623.png}}
-Töötajakaardil on võimalik seadistada, milliseid puudumiste sooviavaldusi on töötajal õigus MyDirectos esitada. Selleks ava töötajakaart ja mine ''Töötasud ja maksud'' sakile, kus tee ''MyDirecto puudumiste liigid'' valikus soovitud valikud. Kui ühtegi valikut ei tee, siis kuvatakse töötajale kõik liigid.
+On the employee card, it is possible to configure which absence requests the employee is allowed to submit in MyDirecto. To do this, open the employee card and go to the ''Salaries and taxes'' tab, where you make the desired selections in the ''MyDirecto absence types'' option. If you make no selection, all types are shown to the employee.
 {{:et:kulli20230522-224757.png}}
-Uus kujundus
+New design
 {{:et:maarika20251213-225522.png}}
-Massimport mooduliga on võimalik soovitud valikud lisada kõigile töötajatele korraga.\\ Massimport moodulis vali tabeliks ''Töötajad'' ja lisa imporditavate väljade alt ''Kood'' ja ''MyDirecto puudumiste liigid''. Excelis täida kaks tulpa - esimesse sisesta töötajakood ja teise komalistiga puudumiste **sooviliikide** koodid (tühikuid ära lisa).
+With the Mass import module, it is possible to add the desired selections to all employees at once.\\ In the Mass import module, select ''Employees'' as the table and add ''Code'' and ''MyDirecto absence types'' from the fields to be imported. In Excel, fill in two columns - in the first enter the employee code and in the second the codes of the absence **request types** as a comma-separated list (do not add spaces).
-Kui puudumine on aktsepteeritud, siis vaikimisi seda tagantjärgi MyDirectos muuta ei saa. Kui on soov, et töötaja saaks muuta olemasolevat aktsepteeritud puudumist, siis tuleb süsteemi seadistustes sisse lülitada seadistus ''MyDirecto kinnitatud puudumist saab muuta''.
+Once an absence is accepted, by default it cannot be changed afterwards in MyDirecto. If you want the employee to be able to change an existing accepted absence, then you must enable the setting ''A confirmed absence can be changed in MyDirecto'' in the system settings.
-Muuta saab vaid puudumist, mis vastab järgmistele tingimustele:
+Only an absence that meets the following conditions can be changed:
-  * puudumise alguskuupäev ei ole minevikus
+  * the start date of the absence is not in the past
-  * puudumine ei ole arvestatud (puudumise dokumendil puudub ''Töötasu arvestus'' väljal väärtus)
+  * the absence is not calculated (the absence document has no value in the ''Salary calculation'' field)
-  * puudumise dokument ei ole kinnitatud
+  * the absence document is not confirmed
-===== MyDirecto võimalused =====
+===== MyDirecto features =====
-Vaata MyDirecto võimalusi tutvustavat videot:
+Watch the video introducing MyDirecto's features:
 {{youtube>viWrZsSiajU}}
 \\
-**Töötajal on MyDirectos alloleval pildil nähtavad võimalused:**
+**In MyDirecto, the employee has the features shown in the image below:**
 {{:et:tiiukyt20251121-123149.png}}
-Kui töötaja liigub alammenüüdesse, siis tagasi peamenüüsse saamiseks tuleb tal klikkida MyDirecto ikoonil.
+When the employee navigates into the submenus, to get back to the main menu they need to click on the MyDirecto icon.
-==== Puhkused ====
+==== Vacations ====
-Oma puhkuse planeerimiseks kasutatakse puhkusesoove. Siin saab töötaja näha oma planeeritud puhkuseid ning esitada oma tulevaste puudumiste sooviavaldusi, mida ettevõte oma töötajatele võimaldab. Juht vaatab need üle - kontrollib kattuvusi ning määrab vajadusel sobiliku asendaja. Vajadusel keeldub puhkusesoovist ning saadab selle tagasi töötajale uuesti planeerimiseks. Vastavate seadistuste korral saab töötaja hiljem puhkusesoovi vajadusel muuta või tühistada. Lisaks saab töötaja kontrollida oma puhkusejääke konkreetse päeva või kalendriaasta lõpu seisuga.
+Vacation requests are used for planning one's own vacation. Here the employee can see their planned vacations and submit requests for their future absences that the company offers to its employees. The manager reviews these - checks for overlaps and, if necessary, assigns a suitable substitute. If necessary, they reject the vacation request and send it back to the employee for replanning. With the appropriate settings, the employee can later change or cancel the vacation request if needed. In addition, the employee can check their vacation balances as of a specific day or the end of the calendar year.
-Puhkusetaotluste päises oleva teksti saab sisestada süsteemi seadistuses ''Sisendtekst puudumistele''.
+The text at the top of the vacation requests can be entered in the system setting ''Input text for absences''.
 {{:et:tiiukyt20250613-101952.png}}
 {{:et:tiiukyt20250612-130820.png}}
-Puhkusetaotluste päises oleva teksti saab lisada ka lingina mis avab teise lehekülje, näiteks puhkuse sisekorra vms. Selleks tuleks lingi algusesse lisada ''<a href='' ning lingi lõppu ''>Lingi pealkiri</a>''.\\
+The text at the top of the vacation requests can also be added as a link that opens another page, for example the internal vacation rules or similar. To do this, add ''<a href='' at the beginning of the link and ''>Link title</a>'' at the end of the link.\\
-Näiteks nii: ''<a href=https://directo.ee>Directo</a>''\\
+For example like this: ''<a href=https://directo.ee>Directo</a>''\\
-Selle tulemusel kuvatakse Directo link nii:\\
+As a result, the Directo link is displayed like this:\\
 {{:et:maarika20260120-141157.png}}
-=== Puhkusetaotluste esitamine ===
+=== Submitting vacation requests ===
 {{:et:kulli20230522-220446.png}}
-Töötaja lisab soovitud puudumise perioodi. Võimalik sisestada kahel viisil:
+The employee adds the desired absence period. It can be entered in two ways:
-  - Töötaja sisestab puudumise alguskuupäeva ja mitu kalendaarset päeva ta soovib puududa - sellisel juhul lisab Directo lõpukuupäeva automaatselt.
+  - The employee enters the absence start date and how many calendar days they wish to be absent - in this case Directo adds the end date automatically.
-  - Töötaja sisestatab puudumise algus- ja lõpukuupäeva - sellisel juhul arvestab Directo kalendaarsed puudumise päevad automaatselt.
+  - The employee enters the absence start and end dates - in this case Directo calculates the calendar days of absence automatically.
-  - Kui puudumisele on märgitud puudumise liigi seadistuses minimaalne pikkus, hoiatab Directo minimaalsest pikkusest lühema puudumise puhul, kuid ei keela taotlust sisestada.
+  - If a minimum length is set in the absence type settings, Directo warns about an absence shorter than the minimum length but does not prevent the request from being entered.
-Avalduse sisestamisel on töötajal võimalik ka määrata, kas ta soovib puudumise tasu ette või mitte.
+When submitting the request, the employee can also specify whether they want the absence pay in advance or not.
-**Kommentaar** on vabateksti väli ja sinna saab sisestada lisainfot puudumise soovi kinnitajale.
+The **Comment** is a free-text field and you can enter additional information for the approver of the absence request there.
-:!: Puudumise soovi ei saa sisestada minevikku.\\
+:!: An absence request cannot be entered into the past.\\
-:!: Puudumise soovi sisestamisel kontrollib Directo perioodi kattuvust olemasolevate puudumistega.\\
+:!: When entering an absence request, Directo checks the period for overlaps with existing absences.\\
-:!: Puudumise soovi esitamisel kontrollib Directo limiidiga puudumistel limiidi jääki.
+:!: When submitting an absence request, Directo checks the limit balance for limited absences.
-**Olemasoleva puudumise muutmine**\\
+**Changing an existing absence**\\
-Muuta saab puudumist, mis ei vasta järgmistele tingimustele:
+An absence can be changed that does NOT meet the following conditions:
-  * Kui puudumisele on loodud arvestus (puudumise dokumendil on rea peal “Töötasu arvestus” väljal arvestuse number).
+  * If a calculation has been created for the absence (the absence document has a calculation number in the row's "Salary calculation" field).
-  * Kui puudumise algus on tänase ehk muutmise kuupäeva suhtes minevikus.
+  * If the start of the absence is in the past relative to today's, i.e. the modification date.
-  * Kui puudumise dokument on Directos kinnitatud
+  * If the absence document is confirmed in Directo
-=== Sisestatud soovist keeldumine ===
+=== Rejecting a submitted request ===
-Kui soovitud puudumist ei saa aktsepteerida, siis ''Keeldu'' nupule vajutades peab aktsepteerija sisestama ka põhjuse, miks soovi ei kinnitatud.
+If the requested absence cannot be accepted, then upon pressing the ''Reject'' button the approver must also enter a reason why the request was not confirmed.
-Aktsepteerija poolt lisatud kommentaar lisatakse puudumisele ja kuvatakse ka töötajale MyDirecto portaalis.
+The comment added by the approver is added to the absence and is also displayed to the employee in the MyDirecto portal.
-:!: Keeldutud puhusesoov uuesti aktsepteerimisele ei ilmu ning seetõttu tuleb soovi korral luua uus puhkusetaotlus.
+:!: A rejected vacation request does not reappear for approval, so if desired a new vacation request must be created.
 {{:et:kulli20230522-231641.png}}
-==== Tänased puudujad ====
+==== Today's absentees ====
-MyDirecto tänaste puudujate plokis kuvame tänaseid, käesolevas kuus ja tuleviku kuudes puuduvaid töökaaslaseid. Vaadet saab muuta noolekesega vasakus ülanurgas. Mineviku puudumisi ei kuvata. Kinnitamata puhkusesoovid on sildiga "kinnitamata". Töötajaid näidatakse vastavalt töötaja õigustele ning seadistusele, kas MyDirectos kuvatakse töötajaid kas objekti või osakonna järgi.Kui on soov, et töötaja näeks kõikide teiste töötajate puudumisi, tuleb anda Puudumiste aruande õigus KÕIKide töötajate nägemiseks. Sel juhul ei piisa "oma" ega "laiendatud" õigusest.\\
+In the MyDirecto today's absentees block, we display coworkers who are absent today, this month, and in future months. The view can be changed with the little arrow in the top left corner. Past absences are not displayed. Unconfirmed vacation requests are labeled "unconfirmed". Employees are shown according to the employee's permissions and the setting of whether employees are displayed in MyDirecto by object or by department. If you want the employee to see the absences of all other employees, you must grant the Absences report permission to view ALL employees. In that case "own" or "extended" permission is not sufficient.\\
-Puudujate all ei näidata neid töötajaid, kellel on pikaajalised puudumised (puudumise liigil on seadistus ''Struktuuris'' EI peal).
+Absentees do not show employees who have long-term absences (the absence type has the setting ''In structure'' on NO).
 {{:et:tiiukyt20250917-163859.png}}
-==== Töögraafik MyDirectos ====
+==== Work schedule in MyDirecto ====
-Töögraafiku alamlehel on töötajale näha, mis aegadeks on teda tööle planeeritud. Erinevatel objektidel töötamine kuvatakse erinevates veergudes. Töötajale on loodud võimalus oma töötamisi ka täpsustada, kirjutades töötamise juurde omapoolse kommentaari.
+On the work schedule subpage, the employee can see the times they have been scheduled to work. Working on different objects is displayed in different columns. The employee has been given the option to also specify their working times by writing their own comment next to the working time.
 {{:et:tiiukyt20251123-232623.png}}
-==== Sünnipäevad ====
+==== Birthdays ====
-Siin on näha töökaaslaste sünnipäevad. Sarnaselt tuleviku puudujatele on võimalik vaadata lisaks käesolevale kuule ka järgnevate kuude sünnipäevalapsi. Kui seadistustes on lubatud sünnipäevalapse vanuse näitamine (MyDirectos näidatakse sünnipäeval vanust - ei / jah), kuvatakse vanus töötaja nime järel. Kui on soov, et töötaja näeks kõikide teiste töötajate sünnipäevi, tuleb anda Töötajate nimekirja aruande õigus KÕIKide töötajate nägemiseks. Sel juhul ei piisa "oma" ega "laiendatud" õigusest.
+Here you can see coworkers' birthdays. Similar to future absentees, it is possible to view, in addition to the current month, the birthday people of the following months. If showing the birthday person's age is enabled in the settings (In MyDirecto the age is shown on the birthday - no / yes), the age is displayed after the employee's name. If you want the employee to see the birthdays of all other employees, you must grant the List of employees report permission to view ALL employees. In that case "own" or "extended" permission is not sufficient.
 {{:et:tiiukyt20250917-164439.png}}
-==== Minu andmed ====
+==== My data ====
-Plokis "Minu andmed" saad muuta oma isiklikke andmeid ja need salvestuvad otse töötajakaardile. Maksuvaba tulu muutmiseks on vaja eraldi õigust, sellest saad lugeda järgmises plokis.\\
+In the "My data" block, you can change your personal data and it is saved directly to the employee card. Changing the tax-free income requires a separate permission, which you can read about in the next block.\\
-=== Maksuvaba tulu muutmine MyDirectos===
+=== Changing tax-free income in MyDirecto ===
-Uuest aastast muutub maksuvaba tulu arvestamise kord – sõltumata töötasu suurusest saab igaüks kasutada 700 eurot maksuvaba tulu kuus ehk 8400 eurot aastas.
+From the new year, the way tax-free income is calculated changes – regardless of the amount of salary, everyone can use 700 euros of tax-free income per month, i.e. 8400 euros per year.
-MyDirectos on avatud uus võimalus: \\
+A new option is available in MyDirecto: \\
-Töötaja näeb oma kehtivat maksuvaba tulu summat ning saab tööandjale esitada uue sooviavalduse, mis rakendub alates 2026. aasta jaanuari väljamaksetest. **Maksuvaba tulu kasutamise eelduseks on, et töötajakaardi "Töötasud ja maksud" sakis on "Tulumaksuvaba" lahtrisse valitud "JAH".**
+The employee sees their current tax-free income amount and can submit a new request to the employer, which applies from the January 2026 payouts. **A precondition for using tax-free income is that in the "Salaries and taxes" tab of the employee card, "YES" is selected in the "Income tax free" field.**
-**Et töötaja saaks enda tulumaksuvaba summat muuta, tuleb anda sellekohane õigus kasutaja õiguste all.**
+**In order for the employee to be able to change their own income-tax-free amount, the relevant permission must be granted under the user permissions.**
 {{:et:tiiukyt20251124-130355.png}}
-MyDirecto kaudu töötaja sooviavalduste kogumine tähendab tööandjale selget, tõendatavat ja turvalist protsessi — iga töötaja soovist jääb maha logist tuvastatav kirje ning kehtiv allkiri, mis vastab nõuetele ja lihtsustab hilisemat kontrolli.
+Collecting employee requests via MyDirecto means a clear, verifiable, and secure process for the employer — a record identifiable from the log remains of every employee's request, along with a valid signature that meets the requirements and simplifies later verification.
-**Tulumaksuvaba summat saab muuta kuni 5 kalendripäeva enne uue kuu algust. **
+**The income-tax-free amount can be changed up to 5 calendar days before the start of a new month. **
-Töötaja kaardil saab seejärel **algatada maksuvaba tulu avalduse väljatrüki** ning **saata selle töötajale digiallkirjastamiseks** meie [[et:digiallkirjastamine|]] lahenduse  kaudu.
+On the employee card you can then **initiate the printout of the tax-free income application** and **send it to the employee for digital signing** via our [[et:digiallkirjastamine|]] solution.
-Oma maksuvaba tulu summat saad vaadata ja soovi korral muuta MINU ANDMED plokis.\\
+You can view and, if desired, change your tax-free income amount in the MY DATA block.\\
 {{:et:tiiukyt20251126-230138.png}}\\
-Summa muutmiseks vajuta nupule ''Muuda summat''. Avaneb uus aken järgmiste valikutega.\\
+To change the amount, press the ''Change amount'' button. A new window opens with the following options.\\
 {{:et:maarika20251128-120519.png}}\\
-**Arvesta seadusjärgses määras** - Maksimaalne seadusega lubatud maksuvaba summa käesoleval aastal. 2026 aastal 700€ ja vanaduspensionäril 776€. Kui järgmistel aastatel maksuvaba tulu suurus muutub, ei pea uut avaldust esitama, rakendub automaatselt maksimaalne seadusjärgne määr.\\
+**Calculate at the statutory rate** - The maximum tax-free amount allowed by law for the current year. In 2026 it is 700€ and for an old-age pensioner 776€. If the amount of tax-free income changes in the following years, you do not need to submit a new application; the maximum statutory rate applies automatically.\\
-**Arvesta minu määras** - Sisesta enda soovitud maksuvaba summa, mis ei ole suurem kui kehtiv lubatud maksimaalne määr. Summa sisesta lahtrisse ''Soovitud maksuvaba tulu (€)''.\\
+**Calculate at my rate** - Enter your desired tax-free amount, which is not greater than the current maximum allowed rate. Enter the amount in the ''Desired tax-free income (€)'' field.\\
-**Ära arvesta maksuvaba tulu** - maksuvaba tulu on null.\\
+**Do not calculate tax-free income** - the tax-free income is zero.\\
-**Soovitud maksuvaba tulu (€)** - Kui valisid ''Arvesta minu määras'', sisesta siia oma soovitud maksuvaba tulu summa.\\
+**Desired tax-free income (€)** - If you selected ''Calculate at my rate'', enter your desired tax-free income amount here.\\
-**Kehtib väljamaksetele alates** -  väljamaksete kuu, millest alates muudatus kehtima hakkab.\\
+**Applies to payouts starting from** - the month of payouts from which the change takes effect.\\
-:!: Tulumaksuvaba summat saab muuta kuni 5 kalendripäeva enne uue kuu algust.\\
+:!: The income-tax-free amount can be changed up to 5 calendar days before the start of a new month.\\
-Kui MyDirectos lisada uus maksuvaba tulu, annab MyDirecto sellest teada rohelise toimingu õnnestumise teavitusega
+When a new tax-free income is added in MyDirecto, MyDirecto reports this with a green success notification of the operation
 {{:et:tiiukyt20251128-114919.png}}
-ning Directos tekib kehtivale tulumaksu reale ''Maksuvalemi lõpp'' kuupäev (uue algusest eelmine päev) ning uus kehtiv tulumaksu rida, millel on uus ''Maksuvalemi algus'' täidetud valitud alguskuupäevaga ja ''Maksuvaba'' lahter on täidetud töötaja valitud määraga.
+and in Directo a ''Tax formula end'' date is created on the valid income tax row (the day before the new start) and a new valid income tax row, which has the new ''Tax formula start'' filled with the selected start date and the ''Tax free'' field filled with the rate selected by the employee.
-Tulemus on järgnev:
+The result is as follows:
 {{:et:tiiukyt20251128-115543.png}}
-:!: Kui avaneb järgnev teade, siis on töötajakaardil ''Tulumaksuvaba'' valik **Ei** peal või pole kehtivat tulumaksuvalemit.
+:!: If the following message appears, then the ''Income tax free'' option on the employee card is on **No** or there is no valid income tax formula.
 {{:et:maarika20251213-230439.png}}
-=== Maksuvaba tulu avaldus ===
+=== Tax-free income application ===
-Lisasime töötajakaardile ka vaikimisi väljatrüki, kuhu saab võtta vajadusel töötaja allkirja, kui soovitakse avaldust ka digiallkirjastatuna või paberil. Väljatrükk võtab töötaja sisestatud uue maksuvaba tulu info ''Maksuvaba'' väljalt ja alguse kuupäeva väljalt ''algus''. Allkirjastama kutsumisest loe lähemalt [[https://wiki.directo.ee/et/digiallkirjastamine|Directo Digiallkirjastamise]] lehelt.
+We also added a default printout to the employee card where the employee's signature can be taken if needed, if the application is desired to be digitally signed or on paper. The printout takes the new tax-free income info entered by the employee from the ''Tax free'' field and the start date from the ''start'' field. Read more about inviting for signing on the [[https://wiki.directo.ee/et/digiallkirjastamine|Directo Digital signing]] page.
-:!: Vaikimisi väljatrükk arvestab vaid maksuvalemeid **TULU** ja **TULU_P**. Kui soovid trükki teistele valemitele, saad tellida oma valemitele tasulise muudatuse.
+:!: By default the printout only takes into account the tax formulas **TULU** and **TULU_P**. If you want a printout for other formulas, you can order a paid change for your formulas.
 {{:et:tiiukyt20251202-161714.png}}
-=== Tulumaksuvaba Ei -> Jah ===
+=== Income tax free No -> Yes ===
-Kui töötajakaardil on seni olnud ''Tulumaksuvaba'' valikuga **Ei** ja nüüd soovitakse maksuvaba tulu arvestada, siis tuleks ''Tulumaksuvaba'' muuta **Jah** valiku peale.\\
+If the ''Income tax free'' option has so far been on **No** on the employee card and now tax-free income is desired to be calculated, then ''Income tax free'' should be changed to the **Yes** option.\\
 {{:et:maarika20251222-170206.png}}
-Lisaks tuleb muuta töötajakaardil maksude osa.\\
+In addition, the taxes section on the employee card must be changed.\\
-Tulumaksu reale märkida ''Maksuvalemi lõpp'' kuupäev ning ''Maksuvaba'' **0** selleks, et säiliks minevik tulumaksuvabastuseta. Uuele tulumaksureale lisada ''Maksuvalemi algus'' ja ka soovitud maksuvaba. Kui maksuvaba ei soovita kasutada siis jätta ''Maksuvaba'' lahter tühjaks, sellisel juhul kehtib maksimaalne vaba.
+On the income tax row, mark the ''Tax formula end'' date and ''Tax free'' **0** so that the past remains without income tax exemption. On the new income tax row, add ''Tax formula start'' and also the desired tax-free amount. If tax-free income is not desired to be used, then leave the ''Tax free'' field empty, in which case the maximum free amount applies.
 {{:et:maarika20251222-170408.png}}
-==== Dokumendid ====
+==== Documents ====
-Töötajakaardile manustatud dokumendid on töötajale ka MyDirectos näha ning neid on võimalik sealt endale ka uuesti alla laadida.
+Documents attached to the employee card are also visible to the employee in MyDirecto and it is possible to download them again from there.
 {{:et:kulli20230522-222621.png}}
-===== MyDirecto menetlus =====
+===== MyDirecto Proceeding =====
-MyDirecto menetlus on **mobiilisõbralik lahendus dokumentide kiireks menetlemiseks**, kuid seda saab mugavalt kasutada ka arvutis. See võimaldab kasutajatel allkirjastada või tagasi lükata dokumente ilma Directosse sisse logimata või arvutit kasutamata.\\
+MyDirecto Proceeding is a **mobile-friendly solution for quickly proceeding documents**, but it can also be conveniently used on a computer. It allows users to sign or reject documents without logging in to Directo or using a computer.\\
-:!: Praegu saab MyDirectos menetleda **ostuarveid ja kulutusi**\\
+:!: Currently, in MyDirecto you can proceed **purchase invoices and expenses**\\
-:!: **Reapõhine menetlus** MyDirectos **puudub.**
+:!: **Row-based proceeding** is **not available** in MyDirecto.
-==== MyDirecto menetlusse sisenemine ====
+==== Entering MyDirecto Proceeding ====
-MyDirecto menetluse leiad **MyDirecto keskkonnast**. MyDirecto on ettevõtte töötajale suunatud keskkond enda andmete mugavaks haldamiseks. MyDirectosse saad logida kasutades ID-loginit (ID-kaart, Mobiil-ID, Smart-ID) aadressil **https://my.directo.ee**.
+You will find MyDirecto Proceeding in the **MyDirecto environment**. MyDirecto is an environment aimed at company employees for conveniently managing their own data. You can log in to MyDirecto using ID login (ID card, Mobile-ID, Smart-ID) at **https://my.directo.ee**.
-MyDirecto menetluse lingi saad lisada oma mobiili koduekraanile või järjehoidjaks, et pääseda kiiresti MyDirecto menetlusse.
+You can add the MyDirecto Proceeding link to your mobile home screen or as a bookmark to quickly access MyDirecto Proceeding.
 {{:et:vilja20250401-165249.png}}
-Kui kasutad emaili teavitusprotseduuri, siis klõpsa **emailis otse lingil Menetle MyDirectos**. Email saadetakse, kui baasis ja kasutajal on MyDirecto aktiivne.
+If you use the email notification procedure, then click **the link Proceed in MyDirecto directly in the email**. The email is sent when MyDirecto is active in the base and for the user.
-Kui oled ka Directo kasutaja, siis sisaldab e-kiri otselinki ka Directo menetluse aruandesse. Kui seadistus „Menetluse teavitus ei saada otseviiteid dokumentidele“ on määratud valikule „EI“ (Üldine > Kinnitamise eeldus > Menetlus), siis on e-kirjas ka otseviited igale ostuarvele eraldi.
+If you are also a Directo user, then the email also contains a direct link to the Directo Proceeding report. If the setting "Proceeding notification does not send direct references to documents" is set to "NO" (General > Confirmation precondition > Proceeding), then the email also contains direct references to each purchase invoice separately.
 {{:et:vilja20250403-120431.png}}
-==== Mida kasutaja MyDirecto menetluses teha saab?====
+==== What can the user do in MyDirecto Proceeding? ====
-  *Näha talle **allkirjastamiseks suunatud dokumente**
+  *See documents **directed to them for signing**
-  ***Allkirjastada dokumente**
+  ***Sign documents**
-  ***Lükata dokumente tagasi** koos **kommentaariga**
+  ***Reject documents** with a **comment**
-  ***Liikuda dokumentide vahel**
+  ***Move between documents**
-  ***Otsida ja filtreerida** dokumente
+  ***Search and filter** documents
-:!: Kuvatakse ainult need dokumendid, kus kasutaja on **määratud allkirjastajaks**.\\
+:!: Only those documents where the user is **designated as a signer** are displayed.\\
-:!: :!: :!: Dokumentide **sisu ei ole võimalik muuta** (nt muuta kontot, objekti, projekt vms).
+:!: :!: :!: The **content of documents cannot be changed** (e.g. changing the account, object, project, etc.).
-Kui sul on MyDirectos mitu baasi, saad **baase kiiresti vahetada** ilma uuesti sisse logimata. See tähendab, et pääsed kohe teise firma menetlusse, mis teeb baaside vahetamise väga mugavaks.
+If you have multiple bases in MyDirecto, you can **switch bases quickly** without logging in again. This means you get immediate access to another company's Proceeding, which makes switching between bases very convenient.
 {{:et:vilja20260317-165857.png}}
-==== MyDirecto menetluse seadistused ====
-Loe juhendit, kuidas [[et/mydirecto#seadistamine|MyDirecto kasutusele võtta]].\\
+==== MyDirecto Proceeding settings ====
-Loe [[et/menetlus|Menetluse juhendit]], kuna MyDirecto menetluse kasutamiseks kohalduvad samad reeglid.
-**Vaata menetlemise seadistamise nipivideot:**
+Read the guide on how to [[et/mydirecto#seadistamine|take MyDirecto into use]].\\
+Read the [[et/menetlus|Proceeding guide]], since the same rules apply for using MyDirecto Proceeding.
+**Watch the tip video on configuring proceeding:**
 {{youtube>GywbTvCYg8A}}\\
-MyDirecto menetlemise spetsiifilised seadistused leiad siit: \\ ''Süsteemi seadistused > Üldised seadistused > MyDirecto seadistused''.
+You will find the settings specific to MyDirecto Proceeding here: \\ ''System settings > General settings > MyDirecto settings''.
-  *Siin saad valida, milliseid **ostuarve välju** menetluse detailvaates kuvatakse.
+  *Here you can choose which **purchase invoice fields** are displayed in the Proceeding detail view.
 {{:et:vilja20250319-171908.png}}
-  *Kasutajal või kasutajagrupil peab olema lisatud **Menetluse aruande õigus**. Loe lähemalt [[et/user?s[]=aruannetele&s[]=õiguste&s[]=andmiseks&s[]=tuleb&s[]=vastava&s[]=aruande&s[]=reale&s[]=märkida&s[]=kui&s[]=suures&s[]=ulatuses&s[]=õigus&s[]=on#aruanded|aruannete õiguste seadistamise kohta]].
+  *The user or user group must have the **Proceeding report permission** added. Read more about [[et/user?s[]=aruannetele&s[]=õiguste&s[]=andmiseks&s[]=tuleb&s[]=vastava&s[]=aruande&s[]=reale&s[]=märkida&s[]=kui&s[]=suures&s[]=ulatuses&s[]=õigus&s[]=on#aruanded|configuring report permissions]].
 {{:et:vilja20250401-151105.png}}
-  ***Ostuarve peenhäälestuse** all peab olema sisse lülitatud manuse eelvaade, kuna muidu ei näe dokumendi eelvaadet ka MyDirectos.
+  *Under the **purchase invoice fine-tuning**, the attachment preview must be enabled, since otherwise the document preview is not visible in MyDirecto either.
 {{:et:kellylytom20250321-142629.png}}
-====MyDirecto menetluse toimimine====
+==== How MyDirecto Proceeding works ====
-**Vaata nipivideost, kuidas arveid nutiseadmes menetleda:**
+**Watch the tip video on how to proceed invoices on a smart device:**
 {{youtube>V9YDNVKfkfk}}
-===Dokumendi valik===
+=== Document selection ===
-Menetluse päises saab valida, milliseid dokumente kuvatakse:
+In the Proceeding header you can select which documents are displayed:
-  *Kõik dokumendid (vaikimisi)
+  *All documents (default)
-  *Ostuarved
+  *Purchase invoices
-  *Kulutused
+  *Expenses
 {{:et:vilja20260317-181120.png}}
-===Menetluse vaated===
+=== Proceeding views ===
-Dokumendid kuvatakse kahes eraldi vaates:
+Documents are displayed in two separate views:
-  ***Menetlemata**
+  ***Not proceeded**
-  ***Menetletud**
+  ***Proceeded**
-Arved on järjestatud **maksetähtaja järgi**, alustades kõige vanematest.
+Invoices are ordered by **due date**, starting from the oldest.
 {{:et:vilja20260317-203345.png}}
-===Otsing ja filtreerimine===
+=== Search and filtering ===
-Dokumente saab otsida ja filtreerida kõikide andmete alusel. See võimaldab kiiresti leida konkreetse dokumendi suurest nimekirjast.
+Documents can be searched and filtered based on all data. This allows you to quickly find a specific document from a large list.
 {{:et:vilja20260317-204242.png}}
-===Dokumendi detailvaade===
+=== Document detail view ===
-Dokumendi peale vajutades avaneb detailvaade, kus kasutaja näeb:
+Pressing on a document opens the detail view, where the user sees:
-  *dokumendi PDF-i (**sakk 'Arve'**)
+  *the document's PDF (**tab 'Invoice'**)
-  *dokumendi andmete tabelit  (**sakk 'Andmed**')
+  *the table of the document's data (**tab 'Data'**)
-Selles vaates saab:
+In this view you can:
-  *dokumenti allkirjastada
+  *sign the document
-  *dokumenti tagasi lükata (lisades kommentaari)
+  *reject the document (by adding a comment)
-  *liikuda järgmise või eelmise dokumendi juurde
+  *move to the next or previous document
-Tabeli **„Summa kokku”** real on käibemaksuta summa. Kui tasaarveldamisel on kasutatud ettemaksu, kuvatakse eraldi rida **„Ettemaks”**, mis vähendab arve saldot. **„Käibemaks kokku”** on toodud eraldi real. Peale andmete tabelit on näha, mis kasutajad on arve juba allkirjastanud või sellest keeldunud (koos kommentaariga).
+The table's **"Total amount"** row shows the amount excluding VAT. If a prepayment has been used in the settlement, a separate row **"Prepayment"** is displayed, which reduces the invoice balance. **"Total VAT"** is shown on a separate row. After the data table, you can see which users have already signed the invoice or rejected it (along with the comment).
-**Allosas on menetluse tegevuste nupud:**\\
+**At the bottom are the Proceeding action buttons:**\\
-  ***Nool üle**s - saab liikuda kohe järgmise arve peale
+  ***Arrow up** - you can move directly to the next invoice
-  ***Pöial üles** - allkirjastamine (tekib rohelisega kirje)
+  ***Thumb up** - signing (a green record is created)
-  ***Jutumull** - keeldumise tarbeks kommentaari lisamine
+  ***Speech bubble** - adding a comment for the purpose of rejection
-  ***Pöial alla** - keeldumine (tekib punasega kirje)
+  ***Thumb down** - rejection (a red record is created)
-  ***Nool alla** - saab liikuda kohe eelmise arve peale
+  ***Arrow down** - you can move directly to the previous invoice
-Kui arve on allkirjastatud või sellest keeldutud, siis liigub see arvete nimekirja vaates 'Menetletud' sakile ning **säilub seal 1 kuu või kuni ostuarve kinnitamiseni**. Kui arve on allkirjastatud või sellest keeldutud, siis tuleb automaatselt ette järgmine menetletav ostuarve. Kui arve on allkirjastatud, siis saab selle ka tagasi pöörata. Selleks tuleb 'Menetletud' sakilt arve ülesse otsida, ning vajutada pöial alla, millega tekib keeldumine.
+Once an invoice is signed or rejected, it moves to the 'Proceeded' tab in the invoice list view and **remains there for 1 month or until the purchase invoice is confirmed**. Once an invoice is signed or rejected, the next invoice to be proceeded automatically comes up. If an invoice is signed, it can also be reversed. To do this, find the invoice on the 'Proceeded' tab and press thumb down, which creates a rejection.
 {{:et:vilja20250401-164550.png}}
-Kui arve PDF eelvaadet ei kuvata, siis tuleb kasutaja või kasutajagrupi õigustes lisada saki Seadistus all Manuse lisamine „Vaata“ õigus.
+If the invoice PDF preview is not displayed, then in the user or user group permissions you must add the "View" permission for Attachment adding under the Settings tab.
 {{ :et:pdf_eelvaade_oigus.png?600 |}}
-===Üksik- ja massmenetlemine===
+=== Single and mass proceeding ===
-**Üksikmenetlemine**\\
+**Single proceeding**\\
-Dokumente saab menetleda ükshaaval.
+Documents can be proceeded one at a time.
-Pärast iga kinnitamist suunatakse kasutaja automaatselt järgmise dokumendi juurde.
+After each confirmation, the user is automatically directed to the next document.
-**Massmenetlemine**\\
+**Mass proceeding**\\
-Dokumentide nimekirja lõpus on nupp **„Kinnita kõik (n)”.**
+At the end of the document list there is a **"Confirm all (n)"** button.
-  *Selle nupu sulgudes olev number näitab, mitu dokumenti on hetkel tegelikult allkirjastatavad.
+  *The number in parentheses on this button shows how many documents are currently actually signable.
-  *Masskinnitamine rakendub ainult nendele dokumentidele, mille detailvaates on **pöial aktiivne** ehk kasutajal on nende allkirjastamiseks **vajalikud punktid olemas**.
+  *Mass confirmation applies only to those documents whose detail view has the **thumb active**, i.e. the user has the **necessary points to sign** them.
 {{:et:vilja20260317-205655.png}}
-===Järjestikune ja paralleelne menetlemine===
+=== Sequential and parallel proceeding ===
+In MyDirecto, both of the following work:
+  *sequential proceeding
+  *parallel proceeding
+In addition, the setting works:
+"In sequential proceeding, proceeders are displayed in chronological order (instead of the usual point weight)"
+:!: **Row-based proceeding is not possible in MyDirecto.**
+=== Substituting a proceeder ===
+  *The substitute must have as many or more points than the person being substituted
+  *In practice this means that a superior can proceed on behalf of a subordinate
+====== MyDirecto – Photographing expense receipts ======
+===== General description =====
+MyDirecto lets an employee **photograph** an expense document (receipt, invoice) with a mobile phone or **upload it from the gallery** (including screenshots, e.g. of e-receipts), add the necessary selections and a comment, and submit the document directly to Directo. MyDirecto can be used both on mobile and in a browser. Submitted documents are shown in the MyDirecto list "Uploaded documents", which mirrors Directo's **Document transport** register.
+:?: This solution can only be used if the company has the **new employee card** in use.
+In Directo, each submitted image creates an entry in the Document transport register, where an e-invoice is generated from the document image and an **Expense** or **Purchase invoice** can be created from the entry.
+When an image is submitted, the image and the user's selections (type, payment method, period, comment) are saved. **Processing the image with AI usually takes a moment** – until then the document is shown in the list with the status **"Processing"**. Once processing is complete, the data read from the receipt (supplier, amount, date) is shown in the list, and an entry is also created in Directo's Document transport register.
+{{:et:vilja20260716-105550.png?400}}
+===== Settings =====
+To submit receipts, the system must have **expense types** and **payment terms** configured that are allowed for use in MyDirecto, and these must be added to the employee on the employee card.
+If the settings are missing, the Expense Documents section is visible on the MyDirecto home page, but opening it displays an empty window with the message **"Not configured!"**. In this case, please contact your direct manager - they can add the necessary settings if the company has decided to start using the expense receipt photography functionality.
+{{:et:vilja20260902-113229.png}}
+{{:et:vilja20260902-113248.png}}
+==== Payment term ====
+**Payment term type**
+Two new types have been added to the payment term type selection:
+  * **Expense – reimbursable** – the employee has paid from personal funds and the cost is reimbursed to them
+  * **Expense – company payment method** – paid with a company payment method (e.g. a company debit or credit card)
+**Payment term**
+A **MyDirecto** option has been added to the payment term card (Yes/No, default No). Only payment terms set to "Yes" are available in MyDirecto.
+{{:et:vilja20260716-104203.png}}
+For info: in the MyDirecto photographing view, the payment term corresponds to the **Payment method** field.
+==== Expense type ====
+A **MyDirecto** option has been added to the expense type card (Yes/No, default No). Only types set to "Yes" are available in MyDirecto.
+{{:et:vilja20260716-104337.png}}
+==== Employee card ====
+On the **Employee data** tab of the employee card there are two multi-select fields:
+  * **MyDirecto payment terms** – the selection shows only payment terms whose card has MyDirecto = Yes. Multiple can be selected.
+  * **MyDirecto expense types** – the selection shows only expense types whose card has MyDirecto = Yes. Multiple can be selected.
+In MyDirecto, the employee sees only the types and payment terms that have been added to their employee card.
+{{:et:vilja20260716-104503.png}}
+===== Usage workflow =====
+==== 1. Adding a document in MyDirecto ====
+On the **Expense documents** home page there are two options:
+  * **Take a photo** – take a photo of the document with the phone
+  * **Upload** – select an image from the gallery
+{{:et:vilja20260716-105827.png?300}}
+==== 2. Filling in data and submitting ====
+In the image preview you fill in:
+  * **Type** – the expense type (e.g. Building materials)
+  * **Payment method** – the payment term (e.g. Company debit card)
+  * **Comment** – free text
+  * **Period** – the month the expense belongs to (selected with the arrow buttons). By default the period is the current month – the assumed workflow is that the receipt is photographed and sent right after the purchase. If the employee submits the previous month's receipts at the beginning of the next month, the period must be changed manually to the previous month.
+The type, payment method and period selections are remembered – on the next photographing the previous selections are pre-filled.
+The **Send** button submits the document. **Cancel** abandons the submission, **Delete** removes the image.
+{{:et:vilja20260716-110007.png?300}}
+==== 3. List of submitted documents ====
+The "Uploaded documents" list shows the supplier, amount, date and comment for each document.
+  * **Processing** – the image is being processed by AI; the data is shown after processing is complete
+  * **Upload error** – the image could not be processed
+If an image cannot be sent immediately (e.g. a slow internet connection), the uploaded images are kept in the device's cache and sending is retried automatically. Until then these documents are shown with the status "Processing".
+{{:et:vilja20260716-110109.png?400}}
+{{:et:vilja20260716-110124.png?400}}
+{{:et:vilja20260716-110142.png?400}}
+:!: **"Error uploading" – what to do?** If a document shows "Upload error", open the document via the edit (pencil) button, delete the current image, and take a new photo of the receipt.
+==== 4. Editing, deleting, retention ====
+:!: A receipt can be edited or deleted in MyDirecto as long as no follow-up document (an Expense or Purchase invoice) has been created from the entry in Document transport.
+{{:et:vilja20260716-110324.png}}
+When editing is possible, the changes made are automatically applied to the entry in the Document transport register as well. When a photographed receipt can no longer be edited, the edit (pencil) button is not shown next to that receipt in the list.
+When an image is deleted in MyDirecto, it is not removed immediately — the deletion can still be undone. However, once the page is refreshed or you navigate to another view, the deletion can no longer be undone. Only then, when undo is no longer possible, is the entry also removed from the document transport register.
+{{:et:vilja20260716-110701.png}}
+**Retention**
+The uploaded documents list **displays receipts from the last 90 days, up to a maximum of the 100 most recent** — regardless of whether a document has been created from them in Directo or not. Older receipts remain available in the Directo document transport register.
+==== 5. Directo Document transport ====
+Each submitted document is created in Directo's **Document transport** register (type //my-expense Expense//). The entry shows the submitter, the period (input document no., e.g. "July2026"), the document date, the selected payment method, the amount and the comment.
+In Document transport, an e-invoice is generated from the document image, and an Expense or Purchase invoice can be created from the entry. Once the document is created, its type and number are shown on the entry (in the **Document** and **Doc no.** columns).
+{{:et:vilja20260716-145801.png}}
+==== 6. Creating a document from an expense receipt ====
+An **Expense** or a **Purchase invoice** can be created from an expense receipt.
+:!: If a Purchase invoice is created from an expense receipt, this cost is NOT reflected in the expense reporter's reports ("Expender report", "Expender periodic report"), and when paying money out to the expense reporter with a Expense Due document, the disbursement balance does not show the cost balance arising from the purchase invoice. A Purchase invoice should be used only when the cost is not meant to go into the expense reporter's accounting (see the sub-chapter Purchase invoice).
+=== Expense ===
+Each receipt is a separate entry in Document transport. When an Expense is created from an entry, the expense data is filled in automatically: date, expense reporter, P-term (the payment method selected in MyDirecto), and the rows with the receipt data.
+**The same expense reporter's receipts are combined into one Expense (including attachments).** If an Expense is created from a further Document transport entry that has the **same expense reporter, same period and same payment method**, no new Expense document is created – that receipt's rows are added to the existing Expense's rows. This way, one Expense document is created per expense reporter, period and payment method, containing all of that period's receipts as rows.
+**Rows are filled in row by row from the receipt.** Since an e-invoice has been generated from the receipt in Document transport, all receipt rows are transferred to the Expense one by one – each receipt row gets its own row on the Expense. A single summary row is NOT created for a receipt.
+**Rule for the 'Time' (Aeg) field on the Expense row and header**
+  *The Expense **row 'Time'** is always filled with the receipt date, regardless of whether it falls within the selected expense period or not.
+  *The Expense **header 'Time'** takes the value of the latest date among the rows, whereby for a receipt that falls outside the period, the expense period's end date is used instead of that receipt's date. The same logic thus applies both to a single receipt and to combining multiple receipts:
+     *if all receipts fall within the selected period, the header 'Time' is the date of the latest receipt,
+     *but if some receipt falls outside the period, then the expense period's end date.
-MyDirectos toimivad nii:
+{{:et:vilja20260716-112419.png}}
-  *järjestikune menetlus
-  *paralleelne menetlus
-Lisaks toimib säte:
+**New field on the Expense: 'P-term' (T-ting)** A P-term field is added to the Expense document, where an entry can be selected from the payment terms register – the selection shows only payment terms whose card has **MyDirecto = Yes**. When an employee photographs a receipt in MyDirecto, they select the payment method in the photographing view (in Directo = P-term), and that selection is automatically carried over to the P-term field of the created Expense.
-„Järjestik menetluses kuvatakse menetlejad ajalises järjekorras (tavapärase punktikaalu asemel)”
-:!: **Reapõhine menetlus ei ole MyDirectos võimalik.**
+{{:et:vilja20260716-112547.png}}
+=== Purchase invoice ===
+Some companies create a Purchase invoice instead for an expense receipt paid with a company payment method, because they do not want the cost to go into the expense reporter's accounting. For example, purchases made with a company debit card and debited from the bank are recorded as a prepayment to the supplier, and the purchase invoice created for the receipt is marked as paid by offsetting it against the prepayment.
-===Menetleja asendamine===
+An example of two workflows when an employee uses a company debit card for purchases:
-  *Asendajal peab olema sama palju või rohkem punkte kui asendataval
-  *Praktikas tähendab see, et ülemus saab menetleda alluva eest
+**Workflow 1: Disbursement + Expense → expense reporter balance 0.00**
+//(recommended workflow – per expense reporter you can see who has unsubmitted receipts)//
+  - The employee makes a purchase with the company debit card. The card payment is debited from the bank – a **Disbursement** is created for the expense reporter for it (bank rule based on the debit card number).
+  - The employee submits the expense receipt – an **Expense** is created. Since nothing needs to be paid to the employee for it, the expense reporter's balance shows the correct state: 0.00.
+  - If the employee additionally submits an expense receipt paid with personal funds, it is likewise recorded as an Expense, appears in the expense reporter's balance, and is paid to the employee.
+**Workflow 2: Prepayment to the supplier + Purchase invoice → does not affect the expense reporter**
+  - The employee makes a purchase with the company debit card. The card payment is debited from the bank – a **Payment** is created, resulting in a prepayment to the supplier.
+  - The employee submits the expense receipt – a **Purchase invoice** is created with the payment term "DBT krt", and a payment offsetting the prepayment is made on the purchase invoice.
+  - Expense receipts paid with personal funds still go through an Expense: they appear in the expense reporter's balance and are paid to the employee.
+=== Expense receipt amounts and VAT ===
+The system reads the data from the receipt automatically, but since receipts are structured very differently, the row amounts and VAT may not always be generated correctly in the e-invoice XML. Therefore the amounts must always be checked before confirming the Expense or Purchase invoice.
+**Why can this happen?**
+Receipts have no common standard and differ significantly from one another:
+  * **On some receipts the row amounts are without VAT, on others they include VAT.** If a row amount actually includes VAT, it may reach the document as a net amount and VAT is then erroneously added on top.
+  * **A single receipt may have multiple VAT rates** (e.g. 24% and 13%), which cannot always be unambiguously distributed to the rows automatically.
+  * **Image quality affects recognition.** Numbers may be recognized incorrectly from a receipt that is crumpled, faded or photographed at a slanted angle.
+  * **Rounding.** Cent-level rounding differences between the rows and the receipt's final total are common and may require manual correction.
+Before confirming the document, make sure that:
+  - **The document total** equals the //Total// amount on the receipt.
+  - **The VAT amount** matches the VAT shown in the receipt summary (usually on a separate row on the receipt, e.g. "VAT 24%").
+  - **The row net amounts** add up to the receipt's net amount. If a row amount seems too large (equals the amount shown on the receipt including VAT), the row amount needs to be corrected manually.
+  - **The VAT rate** is correct on each row.