Załączniki dokumentów

W Directo prawie wszystkie dokumenty mogą mieć załączniki (w nagłówku dokumentu znajduje się ikona: ). Podczas dostrajania konkretnego dokumentu/rejestru można określić, że załącznik ma być również wyświetlany jako podgląd obok lub pod samym dokumentem.

Istnieje kilka różnych sposobów przesyłania załączników do Directo:

1. Kliknij przycisk Przeglądaj, aby wybrać plik ze swojego komputera (aby wysłać wiele plików naraz, przytrzymaj klawisz Ctrl na klawiaturze podczas wybierania plików), a następnie kliknij przycisk Załącz.
2. Przeciągnij go z komputera do okna załącznika. Następnie zostaniesz poproszony o potwierdzenie, a plik zostanie przesłany.
3. Jeśli używasz najnowszej wersji pakietu Office 365, możesz także przeciągnąć załącznik bezpośrednio z programu Microsoft Outlook do Directo.

Załączniki można wysyłać do Directo za pośrednictwem „ e-maila ” poprzez tzw. interfejs Mailbox, dowiedz się więcej siit

1. Wysyłanie załączników z programu Outlook do Directo działa tylko na platformie Windows i w przypadku 32-bitowej wersji programu Outlook (system Windows może być 64-bitowy, ale sam pakiet Office powinien być 32-bitowy — pakiet Office instaluje się domyślnie w wersji 32-bitowej nawet w 64-bitowym systemie Windows, więc jeśli program Outlook/Office zostanie zainstalowany bez wybierania konkretnych opcji, wszystko powinno być w porządku). Przetestowano pakiet MS Office w wersji 2000–2016. Rozwiązanie działa w każdej przeglądarce (preferowane są InternetExplorer, FireFox i Chrome).
2. Wymagana jest instalacja dodatku (programu sterującego w programie Outlook). Instalację można uruchomić z widoku załącznika dowolnego dokumentu, naciskając przycisk Zainstaluj Directo Outlook .

Podczas instalacji użytkownik powinien mieć uprawnienia administratora w systemie Windows, a wszystkie programy pakietu MS Office (Outlook, Word, Excel itp.) powinny być zamknięte. Aby rozpocząć instalację, wybierz Otwórz, a następnie Uruchom. Jeśli zostaniesz poproszony o potwierdzenie, wybierz Kontynuuj. Jeśli wszystko przebiegło pomyślnie, wyświetlony zostanie odpowiedni komunikat. :!:Jeśli użytkownik NIE jest administratorem swojego komputera, zostanie wyświetlony komunikat informujący o pomyślnej instalacji, chociaż w rzeczywistości tak nie jest. Przeczytaj także siit jak zainstalować ręcznie

1. Po pomyślnej instalacji w nagłówku wiadomości e-mail powinna pojawić się zakładka Directo, a pod nią przycisk Wyślij do Directo . Przycisk jest widoczny również w głównym oknie programu Outlook, ale kliknięcie go nie zawsze skutkuje wysłaniem wiadomości (z przyczyn, które nie zostały jeszcze zidentyfikowane) (lub może zostać otwarty aktywny e-mail, nie ten wybrany z listy). W takiej sytuacji wystarczy kliknąć dwukrotnie wiadomość e-mail na liście, aby otworzyć ją w osobnym oknie, a następnie nacisnąć przycisk w nagłówku wiadomości.
   
   
2. Kliknięcie przycisku Wyślij do Directo spowoduje wyświetlenie formularza
   
   
   1. domyślnie cała wiadomość jest wysyłana w formacie msg
   2. w razie potrzeby możesz wybrać konkretny załącznik(i) z listy
   3. Bazy danych, z których wykonano instalację, wyświetlane są pod listą załączników. Jeśli nie ma takiej możliwości, to instalację wykonuje się albo tylko z jednej bazy, albo tylko z biura. W takim przypadku zawsze są tam wysyłane. Jeżeli instalacja była wykonywana z biura, to przy wysyłaniu pliku do biura należy wybrać opcję byroo.
   4. Opcja ta wysyła w ciemno, ale nie otwiera Directo po wysłaniu – w przypadku wysyłania w ciemno załączniki pozostają w powietrzu, tzn. nie są powiązane z żadnym konkretnym dokumentem. Te ostatnie wyświetlane są po otwarciu widoku załączników dowolnego dokumentu. Istnieje tutaj opcja ich powiązania, w takim przypadku załącznik zostaje przypisany do konkretnego dokumentu. :!:Funkcjonalność ta nie działa w biurze, lecz jedynie przy wysyłaniu bezpośrednio do konkretnej bazy.
   5. Użytkownicy systemu zarządzania dokumentami Directo mają kilka dodatkowych opcji, a mianowicie możliwość wysyłania załączników do systemu zarządzania dokumentami.
3. Po kliknięciu przycisku Wyślij i zakończeniu przesyłania, w bazie danych (lub biurze), w którym dokonano przesyłania, otworzy się okno Directo. Jeśli chcesz, możesz zmienić nazwę i/lub dodać opis.
   
   1. W przypadku biura istnieje możliwość wyboru bazy danych, do której ma zostać załadowany załącznik, z menu rozwijanego (domyślnie wyświetlana jest baza danych, w której użytkownik był ostatnio zalogowany)
   2. Można wybrać typ dokumentu, który chcesz dodać.
   3. W razie potrzeby możesz zmienić nazwę i/lub dodać opis.
   4. Jeśli chcesz dodać załącznik do istniejącego dokumentu Directo, wybierz opcję Dodaj do istniejącego, po czym musisz także wprowadzić numer dokumentu.
   5. Przycisk DOŁĄCZ otwiera nowy dokument i, jeśli podgląd załącznika jest włączony, natychmiast wyświetla przesłany załącznik.
   6. Po zapisaniu dokumentu załącznik zostanie powiązany z nowo utworzonym dokumentem, a okno dokumentu (zakładka) można zamknąć.
   7. Podczas wysyłania wielu załączników jednocześnie dla każdego z nich otwiera się okno Directo. Pierwszy załącznik należy dodać za pomocą opcji Utwórz nowy dokument, a wszystkie pozostałe należy dodać do istniejącego dokumentu (i użyć numeru właśnie utworzonego dokumentu).
   8. Zaleca się, aby być zalogowanym do menu głównego lub biura, aby nie trzeba było za każdym razem powtarzać tej czynności.

:!:Niektóre programy antywirusowe mogą nie zezwalać na uruchomienie skryptu instalacyjnego. Aby tego uniknąć, zatrzymaj program antywirusowy na czas instalacji.

W systemie Windows 10 może wystąpić sytuacja, w której instalacja wydaje się przebiegać pomyślnie, ale przycisk SendToDirect nie jest wyświetlany w programie Outlook (podobnie jak w przypadku, gdy instalacja nie jest wykonywana w roli użytkownika Administrator). Krótko mówiąc, problem polega na tym, że skrypt instalacyjny nie działa w trybie administratora. Aby uruchomić instalację z wiersza poleceń jako administrator, należy wykonać następujące czynności:

1. Pobierz skrypt instalacyjny, klikając przycisk Zainstaluj Directo Outlook (ale wybierz Zapisz, nie Uruchom). Zakładając, że użytkownikiem systemu Windows jest xxx, domyślnie plik zostanie pobrany do folderu c:\Users\xxx\Downloads
2. Uruchom CMD lub konsolę wiersza poleceń w trybie administratora:
   1. Klawisz Windows (możesz zacząć pisać w wyszukiwarce)
   2. Wpisz CMD (CMD zostanie znalezione)
   3. Kliknij prawym przyciskiem myszy CMD i wybierz Uruchom jako administrator.
   4. Odpowiedz Tak, gdy zostaniesz zapytany o potwierdzenie.
   5. W otwartym oknie CMD wpisz (lub skopiuj) cscript i pełną ścieżkę do skryptu, który został właśnie zapisany . Aby uprościć proces, możesz skopiować cały wiersz poleceń, skopiować go gdzieś do Notatnika/Worda, zastąpić xxx nazwą swojego użytkownika, skopiować go ponownie i wkleić do okna CMD za pomocą prawego przycisku myszy.
      

      skrypt c:\Użytkownicy\xxx\Pobrane\DirectoInstall.vbs

   6. Naciśnij Enter (aby wprowadzić poprzednio wpisane polecenie)
3. Powyższe czynności spowodują uruchomienie skryptu instalacyjnego (teraz w trybie administratora), a po jego zakończeniu zostanie wyświetlony komunikat.

• Jeśli załącznik jest kontenerem digidoc w formacie asice, możesz dodać do niego swój podpis, klikając przycisk Podpisz cyfrowo znajdujący się za załącznikiem.
• Przycisk Pokaż podpisy umożliwia wyświetlenie podpisów dodanych do kontenera.
• Aby utworzyć nowy kontener, wybierz załączniki, które chcesz podpisać, i kliknij przycisk Podpisz cyfrowo w nagłówku.
• Gdy tworzony jest nowy kontener, oryginalne załączniki zostają utracone i przeniesione do kontenera, pozostawiając tylko sam kontener.
• Jeśli kontener zostanie utworzony z tzw. załącznikiem powiązanym — na przykład rekordem dokumentu powiązanym ze strony zarządzania dokumentami lub załącznikiem powiązanym w inny sposób, tzn. nie dodanym bezpośrednio do dokumentu — wówczas oryginalne powiązane rekordy zostaną zachowane.

:!:Podpisywanie odbywa się tą samą metodą, której użyto do zalogowania się do Directo. Jeśli zalogowałeś się, podając hasło, zostanie Ci zaproponowana karta identyfikacyjna do podpisania, w przeciwnym razie użyj Mobile ID lub Smart ID.

Przeczytaj więcej digiallkirjastamise võimalustest Directos .

Załączniki w systemie Directo można archiwizować i usuwać z bazy danych, lub po prostu pobierać bez usuwania. Proces archiwizacji jest asynchroniczny, co oznacza, że przebiega w tle, nie blokując pracy użytkownika.

Przed rozpoczęciem archiwizacji można precyzyjnie wybrać załączniki, które mają zostać zarchiwizowane, korzystając z różnorodnych filtrów:

• Typ: Filtracja według typu dokumentu, do którego załącznik jest przypisany.
• Nazwa pliku: Filtracja według nazwy pliku załącznika.
• Rozmiar: Możliwość zdefiniowania zakresu rozmiarów plików (od-do) do odfiltrowania.
• Kto: Użytkownik, który dodał załącznik do dokumentu.
• Okres czasu: Dostępne opcje:
  • Czas załącznika: Data dodania załącznika.
  • Czas dokumentu: Data utworzenia dokumentu, do którego załącznik jest przypisany.
  • Czas transakcji: Data transakcji związanej z dokumentem.
  • Czas potwierdzenia: Data potwierdzenia dokumentu.
• Opis: Filtracja według opisu załącznika, jeśli taki został dodany podczas dodawania załącznika.
• Dział/obiekt: Selekcja załączników przypisanych do konkretnego działu lub obiektu.
• Projekt: Selekcja załączników powiązanych z konkretnym projektem.
• Obiekt: Selekcja załączników powiązanych z konkretnym obiektem.
• Dostawca: Selekcja załączników od konkretnego dostawcy.
• Klient: Selekcja załączników powiązanych z konkretnym klientem.
• Początek i koniec konta: Tworzy listę załączników na podstawie wpisów w księdze głównej dla wskazanych kont i wybranego okresu czasu.
• Zarchiwizowane: Filtracja, która pozwala wyświetlić tylko załączniki, które zostały już zarchiwizowane.

Wybór filtrów i uruchomienie archiwizacji: W raporcie załączników (dostępnym z poziomu modułu raportów) zdefiniuj filtry, które określają, które załączniki chcesz zarchiwizować (np. typ dokumentu i okres czasu). Następnie kliknij przycisk „Raport”, a po wygenerowaniu raportu, kliknij przycisk „Archiwizuj”.

Monitorowanie statusu archiwizacji: Po uruchomieniu archiwizacji wyświetlany jest aktualny status procesu (kolejność wykonywania – pierwszy zgłoszony, pierwszy obsłużony). Aby zaktualizować status, ponownie kliknij przycisk „Raport”. Ważne: w trakcie tworzenia archiwum (przycisk „Archiwizuj” wciśnięty, ale proces jeszcze nie zakończony) nie można uruchomić tworzenia nowego archiwum.

Pobieranie archiwum: Po pewnym czasie (zwykle około 15 minut) archiwum zostanie utworzone. Po ponownym otwarciu raportu zobaczysz informację o ukończeniu archiwizacji oraz link do pobrania archiwum. Dodatkowo, osoba, która uruchomiła archiwizację, otrzyma powiadomienie e-mail o zakończeniu procesu. Archiwum jest tworzone w formacie ZIP.

Weryfikacja archiwum: Po pobraniu archiwum należy sprawdzić, czy wszystkie pliki zostały poprawnie zarchiwizowane i czy archiwum jest kompletne.

Potwierdzenie archiwizacji i usuwanie załączników (opcjonalne): Po upewnieniu się, że archiwum jest poprawne, należy zaktualizować raport. Następnie, aby oznaczyć załączniki jako zarchiwizowane (co umożliwi ich usunięcie), zaznacz pole wyboru „Zarchiwizowane” i naciśnij przycisk „Raport”, a następnie przycisk „Usuń”. Spowoduje to usunięcie wszystkich załączników oznaczonych jako zarchiwizowane.

Ważne uwagi:

• Pobieranie załączników bez usuwania: Jeśli chcesz tylko pobrać załączniki i nie usuwać ich z bazy danych, pomiń krok 5. Pamiętaj, że pobrane załączniki zostaną oznaczone jako „Zarchiwizowane”.
• Unikanie usuwania załączników pobranych wcześniej: W przyszłości, podczas archiwizacji i usuwania innych załączników, pamiętaj, aby wykluczyć z raportu załączniki, które zostały pobrane wcześniej (a więc mają już status „Zarchiwizowane”), korzystając z filtra okresu. W przeciwnym razie, te załączniki również zostaną usunięte.
• Pojemność załączników: W raporcie, w prawym górnym rogu, można zobaczyć informację o aktualnej pojemności zajmowanej przez załączniki w bazie danych.