Przypomnienia o zaległych fakturach

Czy chcesz, aby automatycznie wysyłane były do ​​klientów przypomnienia o nieotrzymanych w terminie fakturach? W tym celu możesz teraz samodzielnie stworzyć odpowiednie reguły przypomnień, a Directo wyśle ​​je w określonym terminie w przyszłości.

Dzięki regułom przypomnień możesz aktywować automatyczne wysyłanie przypomnień o zaległych fakturach. Możesz opisać zasady, dla jakich klientów, z jaką częstotliwością, o jakich fakturach i z jaką treścią wysyłane są przypomnienia. W Directo automatycznie tworzone są także wydarzenia dla wysłanych przypomnień, dzięki którym możesz monitorować kiedy i o jakich fakturach klient został powiadomiony.

Możesz tworzyć, przeglądać i zmieniać reguły przypomnień:

Ustawienia→ Ustawienia ogólne → Zasady przypomnień

Reguła przypomnienia jest podzielona na cztery sekcje: informacje ogólne, warunki reguły, wynik i tłumaczenie. Dokładne wyjaśnienie każdego pola znajduje się w osobnym rozdziale poniżej, ale poniżej znajdują się ogólne zasady, o których warto pamiętać podczas tworzenia reguły oraz jaka jest ogólna logika.

• Informacje ogólne - tutaj dla reguły przypomnienia ustawiany jest kod, nazwa oraz to, czy reguła jest aktualnie zamknięta czy nie. Kiedy tworzona jest nowa reguła, jest ona zawsze domyślnie zamknięta, aby zapobiec zastosowaniu częściowo skonfigurowanej reguły.

• Warunki reguły - w tej sekcji podejmujesz najważniejsze decyzje, czyli filtrujesz, do kogo, kiedy i na jakich warunkach wysyłane są przypomnienia.
  • Czy monity o zaległe faktury wysyłane do klientów są grupowane, czyli klient otrzymuje zestawienie wszystkich zaległych faktur w jednym przypomnieniu, czy też do każdej faktury wysyłane jest osobne upomnienie? Możesz także ustalić kilka zasad. Przykładowo dla klientów masowych, którzy kupują stale, zgrupuj zaległe faktury w jedno przypomnienie i opisz inną regułą, że przypomnienia wysyłane są do pozostałych klientów osobno dla każdej faktury. Jeżeli przypomnienie jest oddzielne dla faktury, jako załącznik do pisma zostanie dodany plik PDF faktury (jest to albo domyślny, albo wydruk wybrany na fakturze).
  • Czy utworzona reguła dotyczy konkretnych klientów? Możesz użyć filtra grupy klienta lub dodatkowego pola klienta. Innymi słowy, możesz jednocześnie tworzyć różne przypomnienia dla różnych klas klientów, wykluczając konkretnych klientów poprzez dodatkowe pole klienta.
  • Jak często wysyłane są przypomnienia? - Zastanów się dokładnie, jak często wysyłać przypomnienia klientom. Wysyłanie zbyt częste może nie zawsze dać pożądany rezultat. Możesz wybrać, czy przypomnienia mają być wysyłane w określonym dniu tygodnia, czy w określonym dniu (lub datach). Ponadto wybierz, o której godzinie mają być wysyłane przypomnienia.
  • Za jakie faktury wysyłane są przypomnienia?
    • Ile musi być przeterminowana faktura, aby wysłać przypomnienie? - Możesz stworzyć osobną regułę, jeśli chcesz, aby dla różnych zakresów była stosowana inna treść monitu. Przykładowo, jeśli faktury są przeterminowane do 10 dni, treść jest łagodniejsza, ale po tym czasie treść upomnienia jest ostrzejsza.
    • Jakie jest saldo klienta i faktury? - Możesz określić, ile musi wynosić saldo klienta, aby wysyłać przypomnienia i na jakie saldo rachunku ma być uwzględniona wysyłka.

Przypomnienia wysyłane są dla faktur spełniających warunki reguły i mających ustawione przypomnienia. Na karcie klienta znajduje się pole Przypomnienia, także na fakturze znajduje się pole Przypomnienie , które domyślnie jest zawsze wyświetlane u Klienta (czyli obowiązuje to, co jest podane na karcie klienta).
Karta klienta:

Faktura :

jeśli konkretna faktura spełnia regułę, ale nie chcesz wysyłać przypomnień o niej, wybierz opcję Nie z menu rozwijanego Przypomnienie na fakturze i zapisz fakturę.

• Wynik - tutaj opisujesz pożądany rezultat, czyli od kogo i do kogo zostanie wysłane przypomnienie spełniające warunki reguły, jaka jest treść listu oraz wydarzenie, które ma zostać utworzone.

1. Kto wysyła przypomnienie? - nadawcę można pobrać z faktury lub karty klienta, ale można też ustawić ogólny adres e-mail.
2. Do kogo wysyłane jest przypomnienie? - odbiorcę można określić na podstawie priorytetu, w jakim znajduje się odbiorca. Na przykład chcesz, aby najpierw preferowany był adres e-mail klienta zapisany w dodatkowym polu, a jeśli go nie ma, następnie adres e-mail klienta. Możesz także dodać do kogo list zostanie wysłany jako BCC.
3. Jaki jest list? - możesz wpisać temat i treść wiadomości e-mail.
4. Jakie wydarzenie jest tworzone? - utwórz oddzielny typ wydarzenia, status i użytkownika dla przypomnień. Ułatwia to wyszukiwanie wysłanych przypomnień. Możesz także utworzyć różne typy wydarzeń lub statusy dla różnych reguł przypomnień. W ten sposób w prosty sposób podsumujesz, na podstawie jakiej reguły zostało wysłane przypomnienie.
5. Test! - przeczytaj osobny rozdział poniżej o tym, jak przetestować utworzoną regułę. Zrób to na pewno, a nawet 10 razy. Upewnij się, że zaimplementowałeś reguły zgodnie z zasadami, a wynik jest zgodny z oczekiwaniami.

• Tłumaczenie - potrzebujesz tłumaczenia, jeśli różni klienci chcą otrzymywać przypomnienia w różnych językach. Wymaga to wypełnienia pola Język na karcie klienta.

Reguły przypomnień nie obsługują obecnie harmonogramów płatności!

Jeżeli chcesz wysyłać przypomnienia dla każdej faktury z osobna (Typ przypomnienia=Każda faktura z osobna), musisz utworzyć specjalny kod użytkownika, który posiada własny serwer pocztowy.

Wprowadź ten kod użytkownika w polu „Kod użytkownika masowej poczty” w ustawieniach systemu:

Pamiętaj, aby utworzyć osobny kod użytkownika, którego tak naprawdę nikt nie używa w normalnej pracy. Dotyczy to wyłącznie masowej wysyłki e-maili. Podaj użytkownikowi hasło i skonfiguruj swój serwer e-mail w sekcji „Użytkownik”. Instrukcję znajdziesz **Tutaj>>**.

Jeśli planujesz rozpocząć wysyłanie przypomnień na fakturach klientów, nie ma potrzeby konfigurowania serwera poczty e-mail.

Testowanie opiera się na tych samych założeniach.

Poznaj zasady tworzenia reguły i znaczenie poszczególnych pól. Unikaj nakładania się reguł podczas tworzenia reguł!

• Kod - pole tekstowe, możesz wpisać dowolny kod, jeśli pozostawisz komórkę pustą, zostanie ona automatycznie wypełniona liczbą wygenerowaną przez system
• Nazwa - nazwa przypomnienia
• Zamknięte - opcje Nie, Tak. Podczas tworzenia nowej reguły i jej zapisywania domyślnie ustawiana jest opcja Tak , aby niekompletna reguła nie zaczęła przypadkowo działać.

• Typ przypomnienia - opcje:
  • Każda faktura osobno - każda faktura zgodna z regulaminem wysyłana jest w osobnym mailu, z załączonym PDF-em faktury.
  • Faktury klienta pogrupowane - do klienta wysyłany jest e-mail o wszystkich fakturach spełniających regułę. W treści wiadomości e-mail zaprezentowane są w formie tabeli zaległe i niezapłacone faktury.
• Grupa klienta - ustawiacz klasy klienta. W polu możesz wpisać jedną lub więcej klas klientów (oddziel klasy przecinkiem bez spacji, np.: DETALIZACJA, HURT, SIEĆ) lub zastosować wykluczenie (! przed klasą), jeżeli chcesz wykluczyć konkretną klasa w regule (np.: !ESHOP).
• Pole danych klienta oraz Zawartość pola danych klienta - cecha, na podstawie której chcesz utworzyć regułę, może zamiast tego znajdować się w dodatkowym polu klienta. W takim przypadku wybierz dodatkowe pole i treść, według której reguła zacznie działać. Wykluczenie działa także w polu treści pola dodatkowego (dodaj ! przed treścią).
• Cykliczność przypomnienia - wybierz, czy chcesz wysyłać przypomnienia w konkretny dzień tygodnia, czy w określone daty. Opcje:
  • Dzień tygodnia
  • Data
• Przypomnienie, dzień tygodnia - jeżeli jako częstotliwość przypomnienia zostanie wybrany dzień tygodnia, można wybrać konkretny dzień tygodnia, w którym będą wysyłane przypomnienia.
• Data przypomnienia - jeżeli jako częstotliwość przypominania wybrano datę, można wprowadzić konkretną datę lub kilka dat wysyłania przypomnień. W przypadku wielu dat należy je wpisać oddzielone przecinkiem, bez spacji (np.: 1,15). Jeśli chcesz wysyłać przypomnienia ostatniego dnia miesiąca, użyj liczby 31, jest ona interpretowana jako ostatni dzień miesiąca.
• Czas przypomnienia - możesz wybrać o której godzinie będą wysyłane przypomnienia w wybranym dniu miesiąca/ tygodnia. Możesz wybierać spośród 6-23.
• Zaległe od - ile dni musi być przeterminowana faktura, aby zostało wysłane przypomnienie o tym fakcie. Przy ustalaniu tego należy wziąć pod uwagę, jak często na fakturach umieszczane są paragony. Z pewnością mądrze jest pozostawić bezpieczny margines, aby przypomnienie nie trafiło do faktury, która została opłacona w terminie, ale której paragon nie został jeszcze wprowadzony do Directo.
• Zaległe do -do kilku dni. Jeśli pole pozostanie puste, to nieskończoność. Pole to należy wykorzystać jeżeli chcemy ustawić różne przypomnienia w zależności od tego ile dni jest przeterminowanie faktury. Na przykład od 7 do 14 dni gaśnie normalne przypomnienie. W przypadku następnej reguły utwórz regułę zawierającą okres od 15 do 30 dni i bardziej rygorystyczną treść wiadomości e-mail. Trzecia zasada zawiera już od 31 dni i być może już wskazówkę o przekazaniu faktury do windykacji.
• Saldo klienta jest większe niż - daje to możliwość wysyłania przypomnień tylko w przypadku, gdy kwota zaległych faktur klienta jest większa niż wartość wpisana w polu. Przykładowo, mogą to być stali klienci, którym nie zaleca się od razu zawracać sobie głowy niewielkim zadłużeniem.
• Saldo faktury jest większe niż - umożliwia wysyłanie przypomnień tylko w przypadku faktur, których kwota jest większa niż wpisana wartość. Na przykład nie zaleca się zawracania sobie głowy małymi rachunkami. Dość często stosuje się w tym polu np. 0,05, aby wyeliminować ewentualne błędy w zaokrąglaniu paragonu. Jeżeli faktury przesyłane są łącznie, może zaistnieć potrzeba uwzględnienia faktur ujemnych, które nie zostały zapłacone klientowi. W takim przypadku należy w polu wpisać liczbę ujemną, np. -999999.

• Nazwa nadawcy (od) - z tego menu rozwijanego możesz wybrać, skąd ma pochodzić nazwa nadawcy wiadomości e-mail z przypomnieniem. Jest używany, jeśli chcesz, aby przypomnienia były wysyłane osobiście przez wystawcę faktury lub menedżera klienta. Opcje:
  • Sprzedawca faktury - meili saatja nimeks pannakse ületähtaja arvel oleva müüja nimi. Seda valikut saab teha vaid juhul, kui arveid saadetakse eraldi.
  • Sprzedawca klienta - nazwa nadawcy wiadomości e-mail jest nazwą sprzedawcy widniejącą na karcie klienta na fakturze.
  • Menedżer klienta - nazwa nadawcy wiadomości e-mail jest nazwą menedżera widniejącą na karcie klienta na fakturze.

Możesz także pozostawić tę opcję pustą i po prostu wypełnić kolejne pole.

• Nazwa nadawcy - pole to zdecydowanie należy wypełnić, gdyż wykorzystywane jest również w przypadku, gdy w poprzedniej selekcji nie udało się odnaleźć nazwy. Przykładowo sprzedawca nie jest wpisany na karcie klienta. Zwykle używana jest tutaj nazwa firmy lub np. nazwa firmy wraz z działem. Na przykład dział sprzedaży XX Firma Sp.z o.o.
• Adres e-mail nadawcy (od) - a tej samej zasadzie, co w nazwie, możesz także określić, skąd otrzymany zostanie e-mail nadawcy. Wyboru możesz dokonać analogicznie jak przy wyborze imienia, ale możesz też pozostawić je niezaznaczone i wypełnić jedynie kolejne pole.
• Adres e-mail nadawcy - pole to zdecydowanie należy wypełnić, gdyż jest ono wykorzystywane w przypadku, gdy w poprzedniej selekcji nie odnaleziono żadnego adresu e-mail. Z reguły używany jest tutaj adres e-mail działu ogólnego, np. księgowość@xxfirma.pl
• Priorytetowy e-maila odbiorcy 1, Priorytetowy e-maila odbiorcy 2, Priorytetowy e-maila odbiorcy 3 - za pomocą tych pól możesz określić, na który e-mail z przypomnieniem będą wysyłane i które będzie preferowane, a w przypadku jego braku, które zostanie odebrane jako następne. Opcje:
  • E-mail dotyczący faktury - z tej opcji można skorzystać tylko w przypadku, gdy faktury przesyłane są osobno.
  • E-mail klienta - adres e-mail pobierany jest z pola E-mail karty klienta .
  • Pole danych klienta - na karcie klienta utworzono dodatkowe pole umożliwiające wysyłanie przypomnień. Jeśli dokonasz tego wyboru, musisz także wybrać, które pole dodatkowe będzie używane.
• Pole danych klienta dla wiadomości e-mail - z którego z dodatkowego pola Klienta pobierany jest adres e-mail.
• Kopia(ukryta) - adres e-mail, na który zostanie wysłana ukryta kopia przypomnienia. W przypadku wielu e-maili użyj przecinka lub średnika jako separatora.
• Temat e-maila - temat wiadomości e-mail lub temat wiadomości e-mail..
• Treść wiadomości e-maila - w treści e-maila napisz wiadomość do klienta. Treść można formatować przy użyciu tradycyjnego języka HTML . Na przykład, aby utworzyć tekst z nowego akapitu, dodaj <br/>. Dodatkowo można tutaj zastosować następujące zmienne, które muszą znajdować się w nawiasach logicznych:
  • {customer_name} - nazwa klienta
  • {date} - data
  • {invoice_number} - numer faktury. Używane, gdy faktury są wysyłane oddzielnie.
  • {invoices_table} - zmienną tę należy zastosować w przypadku, gdy upomnienia wysyłane są razem do klienta, czyli w przypadku tej zmiennej do treści pisma dodawana jest tabela dotycząca zaległych faktur.

Przykładowa treść osobnego maila z przypomnieniem dla każdej faktury:

I w rezultacie dostępny e-mail, w którym zmienne są zaznaczone na czerwono:

• Kolumna 1 do kolumny 7 tabeli treści wiadomości e-mail - pola stają się widoczne w przypadku zaznaczenia opcji, aby przypomnienia wysyłane były łącznie dla każdego klienta. W takim wypadku należy w treści maila zastosować zmienną {invoices_table}, dzięki czemu w mailu wyświetli się tabela zaległych faktur. W polach kolumn tabeli treści wiadomości e-mail należy wpisać żądany tytuł treści kolumny.

Przykładowa treść maila z przypomnieniem i wypełnienie kolumn tabeli

I w rezultacie dostępny e-mail, w którym zmienne są zaznaczone na czerwono:

• Typ utworzonego zdarzenia , Status utworzonego zdarzenia i Użytkownik utworzonego wydarzenia - te pola mają na celu określenie, z jakim typem, statusem i użytkownikiem zostanie utworzone wydarzenie podczas wysyłania przypomnienia z Directo. W ten sposób wysłane przypomnienia można śledzić także w Directo moduł OGÓLNE > Dokumenty > Wydarzenie oraz na liście raportów OGÓLNE > Raporty > Lista wydarzeń Możesz utworzyć typ wydarzenia przeznaczony wyłącznie dla przypomnień. Możesz tworzyć różne statusy w zależności np. od reguły przypomnienia.

Dzięki utworzonym wydarzeniom informacja ta pozostaje powiązana z fakturą (jeśli przypomnienie jest wysyłane na fakturę) lub z klientem (jeśli przypomnienie jest wysyłane na klienta). Klikając w link Wydarzenia na fakturze lub karcie klienta , wśród nich wyświetlane są także przypomnienia:

Testowanie jest bardzo ważne, aby nie wysyłać e-maili do klientów, dopóki nie będzie uzgodniona treść wiadomości i zasady. W sekcji wyników reguł znajduje się pole Testowy Email , w którym możesz przetestować utworzoną regułę. Możesz przetestować tylko zamkniętą regułę. Przykładowo wpisz w polu swój adres e-mail i naciśnij ZAPISZ, w wyniku czego wyświetli się również komunikat. W tym oknie możesz także zrezygnować z testowania.

W wyniku zapisu pole e-maila testowego zostanie ponownie wyczyszczone, ale jednocześnie w Directo zostaną utworzone wydarzenia, a wszystkie przypomnienia będą wysyłane e-mailem na testowy adres e-mail.

Jeśli dodasz e-mail testowy do reguły niezamkniętej, po wpisaniu otrzymasz ostrzeżenie:

a po naciśnięciu przycisku ZAPISZ otrzymasz także ostrzeżenie, jak postępować:

Tłumaczenia są Ci potrzebne, jeśli są klienci, którym należy wysyłać przypomnienia w innym języku. Przypomnienie wysyłane jest do Klienta w innym języku, jeżeli w polu Język na karcie klienta zostanie wprowadzony język , dla którego w regulaminie upomnienia znajduje się tłumaczenie. W przypadku braku tłumaczenia wysyłane jest przypomnienie zawierające temat i treść zasady głównej. W przypadku tłumaczenia podaj temat e-maila, treść oraz tytuły kolumn tabeli dla języków, w których chcesz wysyłać przypomnienia.

• Temat e-maila - temat wiadomości e-mail
• Treść wiadomości e-maila - zasady dotyczące treści e-maila są takie same jak w przypadku pola głównego. Różnica polega na tym, że nie trzeba w tym polu wprowadzać symboli podziału wierszy i można je sformatować w oknie wprowadzania, naciskając klawisze Alt+Z:
• Kolumny 1-7 tabeli treści wiadomości e-mail - nazwy nagłówków tabeli

Tutaj znajdziesz praktyczne przykłady tworzenia przypomnień. Możesz utworzyć wiele reguł, ale upewnij się, że nie nakładają się na siebie.

Poniższa zasada przypomnienia powinna brzmieć:

• 10 dnia każdego miesiąca o godzinie 10:00 na adres e-mail znajdujący się na karcie klienta do wszystkich klientów wysyłane jest przypomnienie, w którego treści znajdują się faktury, których saldo przekracza 1 euro i które są przeterminowane o co najmniej 7 dni.
• Nadawcą wiadomości e-mail jest XX Firma, a adres e-mail nadawcy wiadomości e-mail to admin@xxfirma.pl
• W momencie wysłania w Directo tworzone są zdarzenia z typem REM(Przypomnienie), statusem SUCC i użytkownikiem AUTOM.

Poniższa zasada przypomnienia powinna brzmieć:

• W każdy poniedziałek o godzinie 10:00 na adres e-mail podany na koncie wysyłane jest przypomnienie o każdej fakturze z saldem większym niż 1 euro i przeterminowanej co najmniej 5 dni. Jeżeli na fakturze nie ma adresu e-mail, to na adres e-mail na karcie klienta.
• Nadawcą wiadomości e-mail jest XX Firma , a adres e-mail nadawcy wiadomości e-mail to vadmin@xxfirma.pl
• W momencie wysłania w Directo tworzone są zdarzenia z typem REM(Przypomnienie), statusem SUCC i użytkownikiem AUTOM

Legend - Klienci należą do dwóch klas klientów: HURTOWEGO i DETALICZNEGO. Klienci należący do klasy HURT dokonują zakupów regularnie, komunikacja z nimi ma charakter osobisty, dlatego nie zaleca się wysyłania przypomnień. Klienci DETAL dokonują zakupów nieregularnie.

Możliwe rozwiązanie - do klientów należących do klasy HURT można by wysyłać przypomnienia o kliencie łącznie i raz w miesiącu, do klientów należących do klasy DETAL, o fakturach osobno i raz w tygodniu. W tym celu możesz utworzyć 2 reguły, które się nie pokrywają. Weźmy za podstawę przykłady 1 i 2 podane wcześniej i uzupełnijmy je.

Utwórz regułę dla klientów HURT. Zasada ta różni się od przykładu 1 w następujący sposób:

• W polu Grupa klienta zastosowano filtr HURT
• Imię nadawcy (od) oraz adres e-mail nadawcy wybierane są przez menadżera kart Klienta , tj. preferowane jest ono względem wpisanego w polu Nazwa nadawcy i adres e-mail nadawcy .
  

Utwórz regułę dla klientów DETAL. Zasada ta różni się od tej z Przykładu 2 w następujący sposób:

• W polu Grupa klienta używany jest filtr DETAL

Chcesz wysyłać przypomnienia o różnej treści w zależności od tego, ile dni przeterminowania faktury. Aby to zrobić należy wysyłać przypomnienia dla każdej faktury z osobna i ustalać tyle reguł ile chcemy wysyłać różnych komunikatów. Weź przykład 2 jako podstawę i utwórz na jego podstawie na przykład 3 reguły. Zmień pola Zaległe od i Zaległe do.
Upewnij się, że się zasady nie pokrywają! Zmień także temat i treść maila. W zależności od terminu zadłużenia, zmienia się tekst wiadomości.

Zasada 1: Faktury przeterminowane 5-10 dni:

Zasada 2: Faktury zaległe o 11-20 dni::

Zasada 3: Faktury przeterminowane o 21 lub więcej dni, w przypadku których przypomnienia wysyłane są w czwartki oprócz poniedziałków: