Sutarčių įvedimas

Sutartis - tai teisinis susitarimas tarp dviejų ar daugiau fizinių arba juridinių asmenų. Sutarties kortelė - kortelė, kurioje yra informacija apie sutarties sąlygas su klientu.

Sutarčių saugojimas DIRECTO – tai patogus būdas kaupti pirkėjų sutartis, pridėti skenuotą sutarties variantą ir jos papildymus, kurti sąskaitas pagal sutartyje įvestus duomenis.

Sutarčių įvedimo procesas DIRECTO sistemoje prasideda nuo tada, kuomet už pardavimus atsakingas asmuo rezervuoja sutarties numerį sekančiai sutarčiai: F2-NAUJAS→ Išsaugoti. Laukelyje „Sutartis“ automatiškai įsikelia numeris pagal eiliškumą.

Gavus pasirašytą sutartį iš kliento, reikia užpildyti naują sutartį sistemoje. Prieš tai sistemoje turi būti įvestas PIRKĖJAS, su kuriuo pasirašoma sutartis, bei jo OBJEKTAS. Taip pat rekomenduojama būti susikūrus kainoraščius. Jei sąraše jų dar nėra įvesta, kuriame naujus:

PIRKĖJAS (pirkėjo įvedimo instrukciją taip pat rasite skyriuje DOKUMENTAI „Pirkėjai“).

OBJEKTAS (objekto įvedimo instrukciją taip pat rasite skyriuje NUSTATYMAI „Objektai“).

Tuomet jau galima atlikti sutarties įvedimą: BENDRAS→ Sutartys→ F2-NAUJAS arba toliau pildyti už pardavimus atsakingo asmens pradėtą (išsaugotą) sutartį. Įvedus dalį informacijos, patartina reguliariai ją saugoti spaudžiant viršuje esantį mygtuką „Išsaugoti“.

Sutarties lange pildome tokius pagrindinius laukelius:

1. Pardavimo sutartis. Popierinės sutarties numeris.
2. Klasė. Klasė atlieka sutarčių grupavimo funkciją (pvz.: DIRECTO - sutartys išrašomos mėn. pabaigoje; DIRECTO_P – mėn. pradžioje; NUTRAUKTOS - nutrauktos sutartys ir pan.).
3. Kainoraštis. Įsikelia iš pirkėjo kortelės.
4. Pirkėjas/ Pavadinimas. 2 kartus spragtelėjus laukelyje kairiuoju pelės klavišu atsidaro prieš tai sukurtų pirkėjų sąrašas. Spaudžiame ant norimo pasirinkti įrašo stulpelyje KODAS. „Pavadinimas“ laukelyje informacija atsiranda automatiškai, kai yra parenkamas kodas.
5. Pardavimo pradžia/ Pardavimo pabaiga. Pardavimo pradžia laikoma to mėnesio pirma diena, už kurį pirmą kartą bus išrašinėjama sąskaita pirkėjui. Pardavimo pabaiga - nurodoma preliminari paslaugų pardavimo pabaiga (pvz., prie pardavimo pradžios pridedama 10 metų).
6. Pardavimų vadybininkas. Parenkamas sistemos vartotojas, išrašantis sąskaitas.
7. Sutarties pradžia/ Sutarties pabaiga. Pradžios data – tai data, kuri rašoma sutarties dokumente. Pabaiga – nurodoma preliminari sutarties pabaiga (pvz., prie sutarties pradžios pridedama 10 metų).
8. Laikotarpis. Įrašome skaičių, kas kiek mėnesių bus išrašomos sąskaitos. Pagal sutartį nurodoma, mėnesio pradžioje ar pabaigoje bus išrašinėjamos sąskaitos pirkėjui.
9. Apmokėjimo terminas. Informacija iš sutarties, per kiek dienų pirkėjas turi atsiskaityti su Jumis.
10. Objektas. 2 kartus spragtelėjus laukelyje kairiuoju pelės klavišu atsidaro prieš tai sukurtų pirkėjų objektų sąrašas. Renkamės tą pirkėjo objektą, kurio sutartį vedame.

Norėdami saugoti informaciją apie turimos sutarties egzempliorių, kortelėje „Pridėti laukai„ nurodome koks variantas – „originalas“ ar „kopija“ - yra turimas atitinkamam momentui. Pvz., turint kopiją ir gavus pasirašytą originalą iš pirkėjo pusės, būklė koreguojama į „originalas“. Po atliktų pasirinkimų spaudžiame mygtuką „Išsaugoti“.

Sistemoje yra galimybė saugoti skenuotas sutartis. Išsaugotos sutarties viršuje spaudžiame ikonėlę (1), tada mygtuką „Choose file“ (2) ir parenkame norimą prisegti failiuką (pvz., PDF formatu). Tada spaudžiame mygtuką PRISEGTI (3).

Kad pagal įvestą sutartį būtų galima periodiškai išrašinėti sąskaitas, tam turi būti užpildytos sutarties eilutės.

• Kodas. Spragtelti pelės kairiuoju klavišu 2 kartus ir pasirinkti iš sąrašo stulpelyje KODAS (pvz., Paslauga – mėnesinis aptarnavimas).
• Kiekis. Įrašomas ranka – prekės/paslaugos kiekis.
• Pavadinimas. Automatiškai įsikelia nurodžius prekės kodą, jei norima koreguoti ar papildyti pavadinimą, rašoma ranka. Šis pavadinimas bus matomas išrašomoje sąskaitoje (pvz.: „mėnesinis mokestis už tokias paslaugas, pagal 1800001 sutartį“).
• Vnt. Kaina. Įrašoma ranka – nurodoma fiksuota suma, kuri bus išrašoma klientui kiekvieną mėnesį pagal pasirašytą sutartį (šioje vietoje nevedamos papildomos paslaugos, kurios gali keistis priklausomai nuo kiekvieno mėnesio darbų, tokie darbai užpildomi vėliau, tiesiai sąskaitoje).
• Sąskaita. Parinkus prekės kodą sistema automatiškai nurodo, kokiai sąskaitai iš sąskaitų plano priklauso prekė/paslauga.
• PVM tarifas. Parinkus prekės kodą PVM tarifas įsikelia automatiškai.

Atlikus pakeitimus, spaudžiame mygtuką „Išsaugoti“.

Kaip išrašyti sąskaitas pagal sutartis su pirkėjais galite rasti Pardavimo sąskaitos skiltyje „Pardavimo sąskaitos pagal sutartį su pirkėju“.

Sutarties dokumente uždėjus požymį „Sujungti sąskaitas“ yra galimybė išrašyti vieną sąskaitą pirkėjui pagal kelias sutartis.

Jei vienas pirkėjas (pvz. pirkėjas Nr. 1001) turi kelias sutartis ir jam reikia išrašyti vieną sąskaitą, visose sutartyse kuriose parinktas pirkėjas (pvz. 1001), ir pagal kurias turi būti išrašoma viena sąskaita, reikia uždėti požymį „Sujungti sąskaitas“:

Jei pagal su klientu sudarytą sutartį tam laikotarpiui jam suteikiamas tam tikras kiekis nemokamų prekių ar paslaugų arba nemokamos prekės ar paslaugos teikiamos už tam tikrą pinigų sumą, atitinkamoje sutartyje turi būti atlikti nustatymai sutarties eilutėse.

• Prekės turi būti įrašomos į sutarties eilutes, kad būtų galima užregistruoti šios sutarties galiojimo laikotarpiu parduotus kiekius.
• Prekių kiekiai su minuso ženklu įvedami į sutarties eilutes, kurie per nustatytą laikotarpį klientui yra nemokami.
• Sutarties eilučių vieneto kainos įrašomos tokios pačios, kaip sutartos su klientu dėl šios sutarties atitinkamų prekių / paslaugų pardavimo.
• Sutarties eilučių sumos šiuo atveju yra neigiamos.
• Sutarties eilučių lauke Pavadinimas galėtumėte parašyti suprantamą tekstą, kuriame nurodomi nemokami kiekiai, pavyzdžiui, kiekis, įtrauktas į mėnesinę išmoką. Vėliau šis tekstas bus pridėtas prie sąskaitos faktūros eilutės.
• Sutarties eilutėse turi būti užpildytos pradžios ir pabaigos eilutės.

Jei projektai taip pat naudojami, sąskaitos faktūros išrašymo atveju, tuomet yra tikrinamos išteklių eilutės ir sutarties eilutės, siekiant įsitikinti, kad eilutėse projekte yra vienodos atitikties nemokamiems kiekiams atskaityti.

Sutarties laikinas sustabdymas gali būti įvedamas per sutarties eilutes. Jei klientas nori laikinai sustabdyti sutartį, eilutėse turi būti nurodyta mokėjimo sustabdymo pradžios ir pabaigos data. Sutarties eilutės pabaiga gali būti mėnesio viduryje, tačiau eilutės pradžios data turi būti mėnesio pradžios data. Jei sustabdymo laikotarpis baigiasi, kitoje sutarties eilutėje turi būti nurodyta sutarties tęsimo pradžios data.

Prie sutarties duomenų yra informaciniai laukai: Paskutinis išrašytas (data) ir Kita pard. sąskaita (data).

• Paskutinis išrašytas - rodo paskutinės iš sutarties arba Sutarčių sąrašo ataskaitoje sugeneruotos sąskaitos faktūros datą.
• Kita pard. sąskaita - nurodo datą, kuria turi būti pateikta kita sąskaita. Tai priklauso nuo sutarties tipo, laikotarpio pasirinkimo ir sutarties eilučių pabaigos datų. Jei eilutės pabaigos data sutampa su paskutinės sąskaitos faktūros laikotarpiu, kitos sąskaitos faktūros datos laikas bus tuščias. Jei kitoje sutarties eilutėje nurodyta nauja pradžios data, atitinkama data rodoma langelyje Kitos pard. sąskaitos faktūros laikas.

Svarbu atsiminti, kad sutarties eilučių datos neturi būti keičiamos, jei sąskaitos faktūros jau buvo išrašytos už eilutėms priskirtus laikotarpius. Jei vis dėlto būtina, kad mokėjimo sustabdymas prasidėtų iki paskutinės sąskaitos faktūros, paskutinė sąskaita turi būti ištrinta ir pakeista eilutės pabaigos data.

Eilutės pabaigos datos nustatymo pavyzdys:

Pavyzdys, kai mokėjimo sustabdymas baigėsi:

Sutarčių sąrašo ataskaitoje rodomas ir paskutinės sąskaitos faktūros išrašymo laikas, ir sąskaitos sugeneravimo laikas norimu laikotarpiu.

Sistemos nustatymas, turintis tiesioginės įtakos sąskaitų faktūrų išrašymo procesui pagal sutarties dokumentą, t. y. kurį laiką sąskaitos išrašytojas siūlo kitą sąskaitą faktūrą, yra toks:

Sutarties atsiskaitymo laiko sekimas: pasirinkime Taip/Ne

• Ne - kitos sąskaitos faktūros data paimama iš sutarties dokumento lauko „Kita pard. sąskaita“. Jei eilutėse nurodytas mokėjimo sustabdymas, o sąskaita sukuriama tiesiai iš sutarties, rekomenduojama naudoti šį nustatymą.
• Taip – ​​į „Kitos pard. sąskaitos“ datą neatsižvelgiama. Vietoje to tikrinamos su sutartimi susijusios sąskaitos faktūros, kurios nėra kreditinės ar kredituojamos. Jei tokių sąskaitų faktūrų nerasta, naudojamas įprastas sąskaitų faktūrų išrašymo laikotarpis. Jei tokios sąskaitos randamos, iš su sutartimi susijusių sąskaitos faktūros eilučių paimamas pabaigos mokėjimo terminas ir sukuriama nauja sąskaita kitai dienai. Pavyzdys: jei sąskaitos faktūros eilutės pabaigos data yra 2024-03-15, naujai sąskaitai faktūrai siūloma 2024-03-16.

Nuorodos:

• Pirkėjai
• Prekės
• Pardavimo sąskaitos
• Sutarčių sąrašas