PEPPOL e-arved

Directos on võimalik saata ja vastu võtta PEPPOL e-arveid operaatoriliidese kaudu. Lisaks saab luua PEPPOL-vormingus e-arvefaile, saata neid meiliga ning importida ostuarveteks.

Eristada tuleb:

• PEPPOL-võrgu kaudu arvete vahetamist – toimub operaatori kaudu ning vajab ettevõtte ja arve saaja PEPPOL-tunnuseid.
• PEPPOL-vormingus faili loomist ja importimist – struktureeritud e-arvefaili saab alla laadida, meiliga saata või kasutada ostuarve loomiseks.
• PEPPOLi klassifikaatoreid – ühikute, käibemaksukategooriate ja maksuvabastuse põhjuste koodid.

RIKi kaudu saab saata tavapäraseid e-arveid, kuid PEPPOL-võrgu kaudu toetab RIK praegu ainult arvete vastuvõtmist.

Operaator annab ettevõttele PEPPOL-tunnuse, mille abil saavad partnerid ettevõttele PEPPOL-võrgu kaudu arveid saata.

Ettevõtte enda tunnus sisestatakse:

• Üldine → Seadistused → Süsteemi seadistused → Peppol Id

RIKi kaudu vastuvõtmisel saab ettevõtte PEPPOL-tunnuse leida e-äriregistrist. Tunnuse näide on 0191:xxxxxxxx.

Anna oma ettevõtte PEPPOL-tunnus hankijatele, kellelt soovid PEPPOL-arveid vastu võtta.

PEPPOL-arvete saatmiseks tuleb arve saaja kliendikaardi Transport sakil:

• täita arve saaja Peppol Id;
• määrata sobiv edastuskanal;
• märkida Väljuvad dokumendid → Arve.

EDI liidese alghäälestuse teeb Directo. Kliendipõhised transpordiseadistused tuleb täita vastavalt kasutatavale operaatorile.

Finbite kaudu PEPPOL-arvete saatmiseks peab ettevõtte e-arvete vastuvõtmine samuti olema Finbite juures. Ainult saatmise võimalust ei ole.

Kui kasutusel on korraga RIK ja Finbite, eelistatakse üldjuhul saatmisel RIKi. Kui kliendikaardil on täidetud PEPPOL-tunnus, saadetakse arve Finbite kaudu.

Operaatoriliidese kaudu saabunud dokumente saab jälgida:

• Üldine → Dokumendid → Dokumentide transport

Seal kuvatakse:

• dokumendi saabumise aeg ja saatja;
• töötlemise staatus;
• võimalikud veateated;
• loodud Directo dokument ja selle number.

Hankijakaardil peab olema täidetud registrikood, mille järgi saab saabunud ostuarve hankijaga siduda.

Hankijalt saadud PEPPOL-vormingus e-arvefaili saab saata Directo andmebaasi meiliaadressile. Fail jõuab aruande Manused sidumata manuste hulka ning sellest saab luua ostuarve.

Faili alusel täidetakse automaatselt näiteks:

• hankija;
• hankija arvenumber;
• arve kuupäev;
• maksetähtaeg;
• arveridade kirjeldused;
• käibemaksuta summad.

Enne importimist peab transpordi süsteemiseadistustes olema määratud dokumentide numeratsioon ehk Transpordi seeria.

Kui hankija saadab arve nii PEPPOL- kui ka PDF-vormingus, saada mõlemad failid koos andmebaasi meiliaadressile. PEPPOL-faili kasutatakse ostuarve andmete täitmiseks ning PDF jääb ostuarvele manuseks.

Arve saatmiseks meiliga nii PDF- kui ka PEPPOL-vormingus:

1. klõpsa Directo peamenüüs oma nimel;
2. vali kasutaja seadistuses Meil manusena väärtus PDF + Peppol;
3. salvesta seadistus.

Seadistus tuleb teha igal kasutajal, kes soovib arveid sellisel kujul saata.

Lisaks peavad olema seadistatud:

• müügil kasutatavate käibemaksukoodide PEPPOL-kategooriad;
• ühikute UNECE klassifikaatori koodid.

Salvestatud müügiarvest saab e-arvefaili alla laadida:

• hoides all Alt klahvi ja vajutades Trüki;
• uues kujunduses avades Trüki nupu kõrval oleva menüü ja valides Loo e-arve.

Vaikimisi sõltub loodava e-arvefaili vorming arve saajariigist:

Kasutaja seadistus PDF + Peppol võimaldab luua PEPPOL-vormingus faili sõltumata saajariigist.

PEPPOL-faili allalaadimine või meiliga saatmine ei tähenda arve edastamist PEPPOL-võrgu kaudu. PEPPOL-võrgus saatmiseks peab olema seadistatud vastav operaatoriliides.

PEPPOL-vormingus e-arve koostamiseks kasutatakse standardseid ühikute ja käibemaksu klassifikaatoreid.

Ühikute kaartidel tuleb määrata kasutatavatele ühikutele vastavad PEPPOLi ühikukoodid.

Koodid põhinevad UN/ECE ühikute klassifikaatoril.

SABISe liideses võetakse ühik artiklikaardilt ning edastatakse selle ühiku kaardile määratud PEPPOL-kood. Artiklikaardi ühikukood peab vastama ühikute seadistustes loodud koodile.

Müügil kasutatavate käibemaksukoodide kaartidel tuleb määrata sobiv PEPPOLi käibemaksukategooria.

Kategooria valitakse UNCL5305 klassifikaatorist.

Vajaduse korral tuleb määrata ka maksuvabastuse põhjuse kood VATEX klassifikaatorist.

Ettevõtte PEPPOL-tunnus ja käibemaksukoodi PEPPOL-kategooria on erinevad andmed. Ettevõtte tunnus määrab arve saatja või saaja, käibemaksukategooria kirjeldab arvel kasutatud maksustamist.

Operaatoriliidese kaudu saadetava e-arvega läheb kaasa arve PDF-väljatrükk. Kasutatakse arve vaikimisi väljatrükki.

Vaikimisi väljatrüki saab määrata:

• arvele – kasutatakse sellele arvele määratud väljatrükki;
• kliendikaardile – valik kandub automaatselt kliendile loodavatele arvetele.

Lisamanuste edastamine sõltub operaatorist:

Finbite manuste allatõmbamise seadistus:

• Jah – laaditakse alla kõik manused.
• Ei – laaditakse alla ainult arve PDF.

Kontrolli saabunud dokumente Dokumentide transpordis. Kui dokument ei ole töödeldud, vaata selle staatust ja veateadet ning paranda puuduvad või vigased seadistused.

Finbite kaudu saadetud ja saatmata arveid saab kontrollida aruandes Arvete nimekiri, kasutades filtrit Väljund:

• on Finbite e-arve – Finbite keskkonda edastatud arved;
• pole Finbite e-arve – Finbite keskkonda edastamata arved.

Need valikud näitavad arve edastamist Finbite keskkonda.

• EDI liidesed – PEPPOL e-arved
• Directo ja Finbite liidestamine
• Directo ja RIK e-arve liidestamine
• Kogu tõde e-arvetest
• Transpordi seadistused
• Kiirjuhend: e-arve saatmine RIKi kaudu