Sisujuht

Ostutellimus

Ostutellimuse dokument asub Ost→ DOKUMENDID → Ostutellimused

Ostutellimusi kasutatakse kaupade või teenuste tellimiseks hankijatelt. Laokaupade ostutellimus vähendab laonõudlust ja tekitab ülevaate, millised kaubad on juba hankijalt tellitud ning millal saabumas. Ostutellimust saab luua sellele ridu ühekaupa või massasetajaga tabelist lisades, kuid seda on võimalik algatada aruandest Ostusoovitus ning dokumentidelt Müügitellimus, Laotellimus, Laoliikumine ja Ostupakkumine.

Laokaupade tellimisel järgneb ostutellimusele tavaliselt Laosissetulek, millelt luuakse Ostuarve. Kui kaup läheb otse kulusse (ei võeta laoseisu, st laosissetulekut ei looda) või ostetakse teenuseid, siis luuakse ostutellimuselt Ostuarve.



Kasuta uue kujundusega ostutellimuse dokumenti

Ava ostutellimuse dokument ja lülita dokumendi päises olevast nupust Proovi uut sisse uus kujundus.

Uue dokumendivaate eelised:

Uue kujundusega dokumendi üldiseid kasutamise juhiseid leiad SIIT.

Kui märkad mõnda viga, kusagil on kasutajamugavus kannatada saanud või Sul on hea ettepanek - anna meile selle kohta tagasisidet emailil info@directo.ee või helista 6718 578!



Kasutamine

Põhitõed ostutellimuse dokumendi tegemisel

Ostutellimuse loomisel on need väljad kõige olulisemad täita:


Ostutellimus tuleb üldjuhul vaid salvestada. Kinnitada tuleb ostutellimus vaid juhul, kui nii on seadistatud.

Ostutellimuse hankijale edastamiseks kasuta meilimist. Kui hankijaga on seadistatud EDI, siis tuleb ostutellimus kinnitada ning ostutellimus edastatakse automaatselt elektroonselt.

:?: Ostutellimused on tihedalt seotud aruandega ostusoovitus, mis arvestab müüki ja laoseisu ning artiklite minimaalse ja maksimaalse kogusega ning vajaduse tekkimisel lükkab vajaminevad tooted aruandesse, kust on võimalik ostutellimus koostada. NB! Loe lisaks Ostusoovituse aruande abi.
:?: Ostutellimustest saab koostada koondostutellimusi. NB! Loe lisaks Koondostutellimuse aruande abi.


Ostutellimuse kinnitamine

Vaikimisi on seadistatud, et ostutellimuse dokumenti ei tule kinnitada. Süsteemi vaba laoseisu mõjutab dokumendi salvestatud olek. Ostutellimuse kinnitamist on aga vaja juhul, kui ostutellimuse dokument peab liikuma läbi EDI või D2D kanali hankijale. Ostutellimuse kinnitamine võib olla ka tööprotsessi kokkulepitud osa.

Kui vajad ostutellimuse kinnitamist, siis lülita sisse süsteemiseadistus Ostutellimus peab olema kinnitatud.
Selle tulemusel tekib ostutellimuse dokumendi päise mustale tegevuste ribale ka Kinnita nupp.

Kui ostutellimus peab olema kinnitatud, siis ei ole sellel ka järgtegevuste nuppe. Võimalik on seadistada, et laosissetulekut saaks teha kinnitamata ostutellimusest. Selleks on süsteemiseadistus Sissetulekut saab teha ka kinnitamata ostutellimuselt:

Süsteemselt saab määrata väljad, mis on ostutellimuse kinnitamise eelduseks:

Lisada saab kinnitajasse ka hoiatuse, kui ostutellimuse aeg erineb hetkeajaga võrreldes:

Kui ostutellimusel on hankija, kellele on seadistatud ostutellimuse elektrooniline vastuvõtmine EDI või D2D kanali kaudu, siis peale kinnitamist kuvatakse dokumendi päises rohelist ikooni koos infomulliga elektroonilise saatmise kohta. Samuti on see tegevus näha küljepaneeli ajaloo sakis.


Kinnitatud ostutellimuse muutmine

Kinnitatud ostutellimusel on paljud väljad muudetavad, seda põhjusel, et nende sisu võib selguda peale ostutellimuse hankijale edastamist ja ka korduvalt muutuda. Hea näide on Saabumisaeg nii päises kui ridadel.

Päise väljad, mis on muudetavad kinnitatud ostutellimusel:

Ridade väljad, mis on muudetavad kinnitatud ostutellimusel:

Koguse muutmine kinnitatud ostutellimusel sõltub süsteemiseadistusest Kinnitatud ostutellimuse koguseid saab muuta:


Hankija artiklikoodi kasutamine ostutellimusel

Ostutellimusele ridade lisamisel saad kasutada ka hankija artiklikoodi juhul, kui see on täidetud artiklikaardil väljal Hank. artikkel või artiklikaardi Ostuartiklid tabelis ja sisse on lülitatud süsteemiseadistus Hankija artiklikoodi saab kasutada ka müügidokumentidel.

Sisesta Artikkel väljale hankija artiklikood ja selle tulemusel asetub dokumendile sellele vastav artikkel. Kui andmebaasis on rohkem kui 1 artiklit, millel on sama hankija artiklikood, siis kuvatakse modaalaken, kus saad teha valiku, milline artikkel dokumendile asetada:

Lülita sisse süsteemiseadistus Hankija artiklikoodi asetamine on filtreeritud hankijaga, sest siis otsitakse vastavust vaid ostutellimusel oleva hankija artiklite hulgast ja tõenäosus artikkel leida ilma valikukastita või otseasetumisega on palju suurem.


Saabumisaeg ostutellimusel

Saabumisaeg väljendab, millal kaup jõuab lattu. Täida see väli, kui hankija annab tagasisidet kauba kohalejõudmise kohta või on see ette teada. Kui on kindlad kokkulepped, mitme päevaga hankija alates ostutellimuse kättesaamisest kauba kohale toimetab, siis täida hankijakaardil väli Norm saabumisaeg päevade arvuga. Nii asetub saabumisaeg hankija asetamisega ostutellimusele. Saad seda vajadusel muuta.

Ostutellimusel olevad kaubad võivad saabuda erinevatel aegadel. Sellisel juhul on võimalik saabumisaeg märkida ostutellimuse ridadel. Kui real on saabumisaeg täidetud, siis see võidab päisesse sisestatud aega. Täitmata ridadele kehtib päise saabumisaeg. Ridadele saab saabumisaeg asetuda artiklikaarilt, kui on täidetud artikli Norm saabumisaeg. Kui artiklil on erinevad hankijad erinevate saabumisaegadega, siis saab need sisestada artiklikaardi Ostuartiklid lehele.

Ostmisel olevad artiklid kuvatakse artikli hetkeseisus, mida saad avada artiklite registrisse tegevusena lisatud lingist või kui vormistad arvet või tellimust, oled asetanud soovitud artikli dokumendile, siis klõpsates koguse väljale.

Artikli hetkeseisus näed, millistesse ladudesse on sellele artiklile ostutellimusi tehtud ja millal need saabumas on:

Saabumisaja täitmine ja vajadusel uuendamine annab hea ülevaate nii ostjale kui ka müüjatele kauba saabumise kohta.


Kulude jagaja

Kulude jagaja sektsioonis saad soovi korral ridadele jagada transpordikulu. See võib olla kindel teadaolev summa saadetise kohta, kuid ka orienteeruv, et näiteks arvutada eeldatav omahind.

Vaikimisi on transpordi valuuta sama, mis dokumendi valuuta. Kui transpordi valuuta erineb dokumendi valuutast, siis sisesta valuuta, milles transport on, sisesta jagatav transpordikulu, vali jagamise alus ja vajuta nuppu Jaga. Selle tulemusel jagatakse sisestatud summa dokumendi valuutasse arvutatuna ridadele Tr kulu väljale ning muutub ka Summa. See on arvutus Summa ilma tr ja Tr kulu. Kulude jagaja sektsioon on täidetud, aga Jaga nuppu pole veel vajutatud:

Tulemus peale Jaga:

Kui dokument on teises valuutas, nt SEK ja transport eurodes, siis vaheta transpordi valuuta ja sisesta transpordikulu eurodes:

Peale jagamist arvutatakse transport automaatselt dokumendi valuutasse:

Kui soovid sisestatud transpordikulu eemaldada, siis sisesta Jagatav transpordikulu väljale jagatud transpordikulu miinusmärgiga ja jaga uuesti. Samuti võid transpordikulu eemaldada ridadelt.


Ostutellimuse staatus

Ostutellimuste staatusi on soovitav kasutada juhul, kui see moodustab etapilise protsessi ja soovid järge pidada, mis faasis ostutellimus on.

Lisaks saab ostutellimuse staatusega määrata, kas ostutellimus mõjutab lao vaba seisu või mitte. See on oluline näiteks ostutellimuse koostamise faasis, ostutellimust koostatakse tükk aega ja kuna seda pidevalt korrigeeritakse, siis ei soovita seda veel ostmisel näidata.

Ostutellimusi luuakse teatud juhtudel ka siis, kui soovitakse kaupa hankijale tagastada (kogused on miinusega). Ka sel juhul on mõistlik kasutada staatust, mis laonõudlust ei mõjuta. Vastasel korral tekib olukord, kus kaupa oleks lattu vaja juurde tellida.

Ostutellimuse staatused asuvad Seadistused→ Lao seadistused → Ostutellimuse staatused, kus saad luua enda tööprotsessi sobivad staatused.

Staatuse kaardil saad defineerida, kas see staatus mõjutab laovaba, kas see staatus tekib uue ostutellimuse loomisel vaikimisi automaatselt ja kas selle staatusega on lubatud järgtegevused (nt laosissetulekut luua).



Ostutellimuse järgdokumendid

Loo laosissetulek

Kui kaup jõuab lattu, siis vajuta nuppu Loo laosissetulek. Seejärel avaneb laosissetuleku dokument, millele on üle viidud andmed nii ostutellimuse päisest kui ridadelt. Kui oled eelnevalt ostutellimusel valinud read, siis viiakse sissetulekule vaid valitud read.

Kui ostutellimuselt on juba loodud laosissetulekuid, siis kuvatakse need seotud dokumentidena. Tärnike tähistab, et seotud dokument on kinnitatud.

Ostutellimuse ridadel on Tulnud väljal näha, millised kogused on laosissetulekuga lattu tulnud ja Tulemata väljal veel saabumata kogused.

:?: Laosissetuleku loomisel liiguvad kaasa vaid need read ja kogused, mis on veel tulemata.

Laosissetuleku dokumendi kohta loe lähemalt SIIT

Loo ostuarve

:?: Kui ostutellimusega hangitakse lattu kaupa, siis ostuarve luuakse laosissetuleku dokumendi pealt.

:?: Kinnitamata ostutellimuselt saad Ostuarvet luua juhul, kui kaup on Laosissetulekuga lattu tulnud, kuid üldjuhul luuakse Ostuarve siis Laosissetulekult.

Ostuarve loomist ostutellimuse pealt kasutatakse juhul, kui ostutellimus on vormistatud teenustele või siis kaubale, mida lattu ei võeta. Ostutellimus peab olema kinnitatud, et sellest saaks ostuarvet luua.

Loo sündmus

Ostutellimuselt 'Loo sündmus' vajutamisel luuakse hetkeaega sündmuse dokument. Vajadus ostutellimuselt sündmuse loomiseks võib olla seotud näiteks sündmuste kasutamisel transporditellimustena või soovitakse sündmuse kaudu registreerida ostutellimuse jõudmist lattu.

Loodud sündmusel on täidetud hankija oma andmetega. Ostutellimuselt sündmusele liigub kaasa ka projekt ja objekt (kui sündmuse dokumendi peenhäälestus 'Objekt võetakse lähtedokumendilt=Jah'). Sündmuse allikaks on ostutellimus.

Sündmuse olulised väljad Tüüp ja Staatus jäävad tühjaks, kuid süsteemiseadistustega Sündmuse vaikimisi tüüp ja Sündmuse vaikimisi staatus saab need eelhäälestada.

:?: See seadistus on üldine ehk mõjub ka mujal, kus sündmust luuakse.

Peale sündmuse salvestamist on ostutellimuse päises näha ka seotud sündmusi:

Automaatsündmused

Automaatselt luuakse üks või mitu sündmust juhul kui ostutellimus kinnitatakse ja sisse on lülitatud süsteemiseadistus Ostutellimuse kinnitamisel moodustatakse sündmused.

Sündmused luuakse kinnitamise hetkel taustal. Need on leitavad Sündmuste registrist ja jäävad seotuks ka ostutellimuse dokumendiga.

Automaatselt loodavate sündmuste tüübi ja staatuse saab süsteemiseadistuste Sündmuse tüüp ostutellimuselt ja Sündmuse staatus ostustellimuselt abil eelhäälestada.

Loodud sündmuse algusaeg on kinnitamise hetk ja lõpuaeg ostutellimuse saabumisaeg. Kui saabumisaeg on tühi, siis ostutellimuse aeg. Saabumisaeg täidetakse ka sündmuse kirjelduse väljale.

Kui sündmused luuakse saabumisaja järgi, siis luuakse neid niipalju kui on erinevaid saabumisaegasid:

Kui sündmused luuakse iga rea kohta eraldi, siis lisatakse sündmuse kirjeldusse lisaks saabumisajale ka artikli kood ja nimi. Ka väljad Artikkel ja Artikli nimi liiguvad ostutellimuselt sündmusele kaasa.

Ostutellimuse dokumendi nupud ja väljad

Ostutellimuse nupud

Ostutellimuse päise väljad

Ostutellimuse ridade väljad