Możliwość podpisywania dokumentów w systemie. Przyspiesza i ułatwia pracę, koordynację dokumentów i podpisywanie. Zmniejsza liczbę drukowanych dokumentów potrzebnych do podpisania.

W systemie Directo można dokonać adnotacji następujących dokumentów:

• Faktury zakupowe
• Wydatki;
• Zamówienia
• Wypłaty wynagrodzeń
• Ruchy gotówkowe
• Faktury
• Przyjęcia magazynowe
• inne​

Dokumenty mogą być zatwierdzane zgodnie z różną logiką:

• Według hierarchii (różnych poziomów);
• Od pewnej kwoty;
• Z konkretnego obiektu lub projektu;
• Za pomocą punktów (użytkownicy mogą mieć różną liczbę punktów akceptacji)

Inne opcje akceptacji:

• Osoby akceptujące mogą otrzymać wiadomość e-mail zawierającą informacje o dokumentach, do których jest wymagana akceptacja
• Można anulować dokumenty i powiadamiać o tym twórcę dokumentu oraz administratora za pomocą wiadomości
• Dokumenty mogą być zatwierdzane masowo za pośrednictwem raportu
• Możliwe jest tworzenie szablonów akceptacji
• Możliwość wyznaczenia innej osoby (zastępczej) do spraw akceptacji na określony okres:!: Zastępujący akceptant musi posiadać uprawnienia do niezbędnego dokumentu oraz przypisane punkty wymagane do wizytacji
• Uprawnienia administratora umożliwiają dodawanie i usuwanie osób akceptujących
• Po podpisaniu dokument można zatwierdzić i wysłać.

Ustawienia akceptacji są następujące:

1. Kadry → Dokumenty → Pracownicy, sekcja Akceptacja

2. Ustawienia → Ustawienia ogólne → Warunki potwierdzenia/ Akceptacja

3. Ustawienia → Ustawienia ogólne → Użytkownicy, Kliknij na nazwę użytkownika.

1. Na Karcie Pracownika, w sekcji Akceptacja, musi być zaznaczona kolumna Nowa faktur zakupu.

2. W sekcji Warunki potwierdzenia/Akceptacja należy zaznaczyć opcję 100% (oznacza to, że dokument musi być w całości podpisany, aby mógł zostać zatwierdzony).

3. Na karcie użytkownika podpisującego wypełniamy uprawnienia modułu dla podpisywanego dokumentu i w kolumnie punkty wpisujemy dowolną liczbę punktów większą od 0.

1. Na karcie Pracownika, w sekcji Akceptacja należy wybrać obiekt, przy wybraniu którego w Zamówieniu zakupowym, zostanie dodana osoba zatwierdzającą.

2. W sekcji Warunki potwierdzenia/Akceptacja należy zaznaczyć opcję 100% (oznacza to, że dokument musi być w całości podpisany, aby mógł zostać zatwierdzony)

3. Na karcie użytkownika akceptującego wypełniamy uprawnienia modułu dla podpisywanego dokumentu i w kolumnie punkty wpisujemy dowolną liczbę punktów większą od 0.

1. Na karcie Pracownika, w sekcji Akceptacja należy wybrać projekt, przy wybraniu którego w dokumencie Wydatki, zostanie dodana osoba zatwierdzającą.

2. W sekcji Warunki potwierdzenia/Akceptacja należy zaznaczyć opcję 100% (oznacza to, że dokument musi być w całości podpisany, aby mógł zostać zatwierdzony)

3. Na karcie użytkownika akceptującego wypełniamy uprawnienia modułu dla podpisywanego dokumentu i w kolumnie punkty wpisujemy dowolną liczbę punktów większą od 0.

1. Na karcie Pracownika w sekcji Akceptacja należy wybrać kwotę, przy przekroczeniu której w dokumencie Zamówienia zakupowe, zostanie dodana osoba zatwierdzającą.

2. W sekcji Warunki potwierdzenia/Akceptacja należy zaznaczyć opcję 100% (oznacza to, że dokument musi być w całości podpisany, aby mógł zostać zatwierdzony)

3. Na karcie użytkownika podpisującego należy wypełnić uprawnienia modułu dla podpisywanego dokumentu i wpisać dowolną liczbę punktów większą niż 0 w kolumnie Punkty.

W sekcji Akceptacje na karcie pracownika możesz określić wiele warunków zatwierdzania tego samego typu dokumentu.

Jeżeli pola są wypełniane w jednym wierszu, są one powiązane ze sobą za pomocą operacji logicznej AND. Informacje z różnych wierszy są powiązane za pomocą operacji logicznej OR.

• Od kwoty: - Użytkownik jest dodawany do dokumentu, jeżeli dokument przekroczy określoną kwotę
• Obiekt: - Użytkownik jest dodawany do dokumentu w zależności od obiektu dokumentu
• Kierownik: - Użytkownik jest dodawany do dokumentu, jeżeli jest kierownikiem projektu określonego w dokumencie.
• Członek: - Użytkownik jest dodawany jako posiadacz akceptacji, jeżeli jest członkiem powiązanego projektu.
• Konto: - Użytkownik jest dodawany jako posiadacz akceptacji, jeżeli konto dokumentu jest ustawione

Przykład:

Użytkownik jest dodawany jako podpisujący na dokumencie Faktury zakupowej, gdy (obiekt jest SERWIS ORAZ projekt jest MAGAZYN) LUB gdy (obiekt jest SPRZEDAŻ ORAZ projekt jest 1)

W powyższym przykładzie możliwych jest 8 scenariuszy:

• Obiekt X, projekt Y- osoba podpisująca dokument nie wpadnie
• Obiekt SERWIS, projekt MAGAZYN- osoba podpisująca dokument wpadnie
• Obiekt SERWIS, projekt Y- osoba podpisująca dokument nie wpadnie
• Obiekt X, projekt MAGAZYN - osoba podpisująca dokument nie wpadnie

ALBO

• Obiekt X, projekt Y- osoba podpisująca dokument nie wpadnie
• Obiekt SPRZEDAŻ, projekt 1- osoba podpisująca dokument wpadnie
• Obiekt SPRZEDAŻ, projekt Y- osoba podpisująca dokument nie wpadnie
• Obiekt X, projekt 1 - osoba podpisująca dokument nie wpadnie

W systemie Directo można również akceptować Faktury sprzedaży, których łączna kwota jest ujemna. Aby to zrobić, w karcie pracownika (Kadry → Dokumenty → Pracownicy) w sekcji Akceptacja, w polu Kwota od , należy wprowadzić kwotę ujemną, od której zostanie dodany pracownik zatwierdzający i będzie musiał zatwierdzić fakturę sprzedaży:

Dodatkowo w ustawieniach Ustawienia → Ustawienia ogólne → Warunki potwierdzenia/ Akceptacja

należy zaznaczyć pole wyboru 100% dla dokumentu Faktura sprzedażny:

W tym przypadku Faktury sprzedaży z kwotą dodatnią nie będą potrzebowały akceptacji. Jednak faktury sprzedaży z kwotą mniejszą niż 0 PLN i kwotą ujemną ukazana w karcie Pracownika, musza być podpisane.

Aby akceptowanie przebiegało zgodnie z określoną hierarchią, należy w prawach użytkowników ustawić punkty od najniższego do najwyższego. Oznacza to, że osoba posiadająca 2 punkty będzie wizować jako pierwsza, a osoba posiadająca 3 punkty będzie wizować po akceptacji przez pierwszą osobę.

Istnieją również dodatkowe ustawienia, które pozwolą otrzymywać powiadomienia o wymaganej akceptacji. Przejdź do: Ustawienia → Ustawienia ogólne → Warunki potwierdzenia/ Akceptacja.

Powiadomienie o procedurze dla poszczególnych ról (tutaj możno wybrać, kto otrzyma powiadomienie o dokumencie, który należy podpisać):

• niepowiadamia – powiadomienie nie będzie wysyłane;
• zapoznać się – powiadomienie otrzymuje tylko osoba poinformowana;
• sygnatariusz – powiadomienie otrzymuje tylko akceptujący;
• zapoznać się i sygnatariusz – powiadomienie otrzymują zarówno akceptujący, jak i osoba poinformowana.

Powiadomienia o odrzuceniu (otrzymanie powiadomienia w przypadku odrzucenia dokumentu, którego dotyczy akceptacja):

• Twórca – wiadomość otrzymuje osoba, która utworzyła dokument;
• Administrator – wiadomość otrzymuje kierownik odpowiedzialny za akceptowanie. Kierownik jest wskazany na karcie pracownika, w sekcji Akceptacja.
• Twórca i Administrator – wiadomość otrzymują twórca dokumentu i kierownik;
• Wszyscy podpisujący i Administrator - wiadomość otrzymują wszyscy podpisujące dokument i kierownik
• not sent – ​​wiadomość nie jest wysyłana.

Czas powiadomień o dokumentach dla akceptacji (godziny, w których będą wysyłane powiadomienia): Tutaj wpisuje się godziny, o których zostanie wysłane przypomnienie. Jeżeli przypomnienie ma być wysyłane więcej niż raz, godziny oddziela się przecinkiem. Np. jeżeli chcemy, aby powiadomienia były wysyłane o 8 rano, wpisujemy 8, jeżeli chcemy, aby były wysyłane o 8 i 14, wpisujemy 8,14.

Więcej o ustawieniu Warunki potwierdzenia/ Akceptacja:

Ustawienia → ustawienia ogólne → Warunki potwierdzenia/ Akceptacja

• Dokument - dokument, dla którego chcemy przypisać akceptacje
• Punkty – Ilość punktów (akceptacji), które są wymagane do potwierdzenia dokumentu;
• Zamknięcie - Data rozpoczęcia zamknięcia finansów. Jeżeli nie wypełniono, używane jest ustawienie główne: 01.01.1980.

Jeśli w dokumencie podamy datę 31.10.2019, a wartość Zamknięcie wynosi 30.10.2019, podczas zatwierdzania otrzymamy komunikat o błędzie: Dokument jest wcześniejszy niż data zamknięcia modułu 31.10.2019 przed 30.10.2019 Dokument nie zostanie zatwierdzony.

• Ostrzeżenie — Jeśli wypełnione, ostrzega przy kliknięciu przycisku zatwierdzenia o zamknięciu finansów, jeśli data dokumentu jest wcześniejsza niż określona tutaj

Jeśli data dokumentu to 29.10.2019, a wartość Ostrzeżenia to 31.10.2019, otrzymamy komunikat o błędzie podczas zatwierdzania: Czy na pewno chcesz zatwierdzić dokument z datą 29.10.2019 (wcześniejszą niż ostrzeżenie o zamknięciu 31.10.2019)? Dokument zostanie zatwierdzony.

• Ostrzeżenie przyszłości:: - Ostrzega przy kliknięciu przycisku zatwierdzenia, jeśli data dokumentu jest w przyszłości

Jeśli data dokumentu to 19.11.2019, a data wprowadzenia dokumentu do systemu to 20.11.2019 i zaznaczono Ostrzeżenie przyszłości: podczas zatwierdzania, otrzymamy komunikat o błędzie: Dokument ma przyszłą datę . Dokument zostanie zatwierdzony.

• Zakazać zapisy w przyszłości: - Nie pozwala zatwierdzić dokumentów z datą w przyszłości

Jeżeli data dokumentu to 19.11.2019, a data wprowadzenia dokumentu do systemu to 20.11.2019 i jest ona oznaczona jako Zakazać zapisy w przyszłości: podczas zatwierdzania dokumentu pojawi się komunikat o błędzie Dokument ma przyszłą datę Dokument nie zostanie zatwierdzony.