Możliwość podpisywania dokumentów w systemie. Przyspiesza i ułatwia pracę, koordynację dokumentów i podpisywanie. Zmniejsza liczbę drukowanych dokumentów potrzebnych do podpisania.

W systemie Directo można dokonać adnotacji następujących dokumentów:

• Faktury zakupowe
• Wydatki;
• Zamówienia
• Wypłaty wynagrodzeń
• Ruchy gotówkowe
• Faktury
• Przyjęcia magazynowe
• inne​

Dokumenty mogą być zatwierdzane zgodnie z różną logiką:

• Według hierarchii (różnych poziomów);
• Od pewnej kwoty;
• Z konkretnego obiektu lub projektu;
• Za pomocą punktów (użytkownicy mogą mieć różną liczbę punktów akceptacji)

Inne opcje akceptacji:

• Osoby akceptujące mogą otrzymać wiadomość e-mail zawierającą informacje o dokumentach, do których jest wymagana akceptacja
• Można anulować dokumenty i powiadamiać o tym twórcę dokumentu oraz administratora za pomocą wiadomości
• Dokumenty mogą być zatwierdzane masowo za pośrednictwem raportu
• Możliwe jest tworzenie szablonów akceptacji
• Możliwość wyznaczenia innej osoby (zastępczej) do spraw akceptacji na określony okres:!: Zastępujący akceptant musi posiadać uprawnienia do niezbędnego dokumentu oraz przypisane punkty wymagane do wizytacji
• Uprawnienia administratora umożliwiają dodawanie i usuwanie osób akceptujących
• Po podpisaniu dokument można zatwierdzić i wysłać.

Ustawienia akceptacji są następujące:

1. Kadry → Dokumenty → Pracownicy, sekcja Akceptacja

2. Ustawienia → Ustawienia ogólne → Warunki potwierdzenia/ Akceptacja

3. Ustawienia → Ustawienia ogólne → Użytkownicy, Kliknij na nazwę użytkownika.

1. Na Karcie Pracownika, w sekcji Akceptacja, musi być zaznaczona kolumna Nowa faktur zakupu.

2. W sekcji Wymagane zatwierdzenie/W toku należy zaznaczyć opcję 100% (oznacza to, że dokument musi być w całości podpisany, aby mógł zostać zatwierdzony).

3. Na karcie użytkownika podpisującego wypełniamy uprawnienia modułu dla podpisywanego dokumentu i w kolumnie punkty wpisujemy dowolną liczbę punktów większą od 0.

1. Na Karcie Pracownika, w sekcji Zatwierdzenie należy wybrać obiekt, który, jeśli zostanie określony, zostanie dodany do zamówienia zakupu przez osobę zatwierdzającą.

2. W sekcji Wymagane zatwierdzenie/W toku należy zaznaczyć opcję 100% (oznacza to, że dokument musi być w całości podpisany, aby mógł zostać zatwierdzony).

3. Na karcie użytkownika podpisującego wypełniamy uprawnienia modułu dla podpisywanego dokumentu i w kolumnie punkty wpisujemy dowolną liczbę punktów większą od 0.

1. Na Karcie Pracownika, w sekcji Zatwierdzenie należy wybrać projekt, do którego wnioskodawca będzie miał wkład finansowy, poprzez wskazanie go w dokumencie wydatków.

2. W sekcji Wymagane zatwierdzenie/W toku należy zaznaczyć opcję 100% (oznacza to, że dokument musi być w całości podpisany, aby mógł zostać zatwierdzony).

3. Na karcie użytkownika podpisującego wypełniamy uprawnienia modułu dla podpisywanego dokumentu i w kolumnie punkty wpisujemy dowolną liczbę punktów większą od 0.

1. Na Karcie Pracownika w sekcji Wiza należy wybrać kwotę, od której posiadacz wizy będzie wpłacał składki na dokument KPO.

2. W sekcji Wymagane zatwierdzenie/W toku należy zaznaczyć opcję 100% (oznacza to, że dokument musi być w całości podpisany, aby mógł zostać zatwierdzony).

3. Na karcie użytkownika podpisującego należy wypełnić uprawnienia modułu dla podpisywanego dokumentu i wpisać dowolną liczbę punktów większą niż 0 w kolumnie Punkty.

W sekcji Zatwierdzenie na karcie pracownika możesz określić wiele warunków zatwierdzania tego samego typu dokumentu.

Jeśli pola są wypełniane w jednym wierszu, są one powiązane ze sobą za pomocą operacji logicznej AND . Informacje z różnych wierszy są powiązane za pomocą operacji logicznej OR.

• Od kwoty: - Użytkownik jest dodawany do dokumentu, jeżeli dokument przekroczy określoną kwotę
• Obiekt: - Użytkownik jest dodawany do dokumentu w zależności od obiektu dokumentu
• Kierownik projektu: - Użytkownik jest dodawany do dokumentu, jeśli jest kierownikiem projektu określonego w dokumencie.
• Członek Pr.: - Użytkownik jest dodawany jako posiadacz wizy, jeżeli jest członkiem powiązanego projektu.
• Konto: - Użytkownik jest dodawany jako sygnatariusz, jeśli konto dokumentu jest ustawione

Przykład:

Użytkownik jest ładowany jako sygnatariusz na dokumencie faktury zakupu, gdy (obiekt jest USA ORAZ projekt jest RAM) LUB gdy (obiekt jest CHN ORAZ projekt jest CPU)

W powyższym przykładzie możliwych jest 8 scenariuszy:

• Obiekt X, projekt Y- osoba wnioskująca o wizę nie wpadnie
• Obiekt USA, projekt RAM- wnioskodawca wizy wpadnie
• Obiekt USA, projekt Y- osoba wnioskująca o wizę nie wpadnie
• Obiekt X, projekt RAM- osoba wnioskująca o wizę nie wpadnie

DO

• Obiekt X, projekt Y- osoba wnioskująca o wizę nie wpadnie
• Obiekt CHN, projekt CPU- wnioskodawca wizy wpadnie
• Obiekt CHN, projekt Y- osoba wnioskująca o wizę nie wpadnie
• Obiekt X, projekt CPU- osoba wnioskująca o wizę nie wpadnie

W systemie Directo możliwe jest również zatwierdzenie faktur sprzedaży sumą ujemną. Aby to zrobić, w karcie pracownika (PERSONEL → DOKUMENTY → PRACOWNICY) w sekcji Zatwierdzenie , w polu OD KWOTY , należy wprowadzić kwotę ujemną, od której zostanie dodany podmiot zatwierdzający i będzie musiał zatwierdzić fakturę sprzedaży:

Ponadto w USTAWIENIACH → USTAWIENIA OGÓLNE → WYMAGANE ZATWIERDZENIE/W TOKU należy zaznaczyć pole wyboru 100% dla dokumentu FAKTURA:

W tym przypadku faktury sprzedaży z kwotą dodatnią nie zostaną zatwierdzone. Jednak faktury sprzedaży z kwotą mniejszą niż 0 EUR i dowolną kwotą ujemną zostaną zatwierdzone na podstawie kwoty wpisanej na karcie pracownika.

Aby wiza mogła zostać przyznana zgodnie z określoną hierarchią, punkty w uprawnieniach użytkownika muszą być ułożone od najniższego do najwyższego. Oznacza to, że osoba z 2 punktami otrzyma wizę jako pierwsza, a osoba z 3 punktami otrzyma wizę, gdy pierwsza osoba otrzyma wizę.

Istnieją również dodatkowe ustawienia, które pozwolą Ci otrzymywać powiadomienia o wymaganej wizie. Przejdź do: Ustawienia → Ustawienia ogólne → Wymagane zatwierdzenie / W toku.

Powiadomienie o procedurze dla poszczególnych ról (tutaj możesz wybrać, kto otrzyma powiadomienie o dokumencie, który należy podpisać):

brak powiadomienia – powiadomienie nie jest wysyłane; podpisujący – powiadomienie otrzymuje tylko podpisujący; informacja – powiadomienie otrzymuje tylko osoba poinformowana; informacja i podpisujący – powiadomienie otrzymują zarówno podpisujący, jak i osoba poinformowana.

Odbiorca powiadomienia o odrzuceniu (który otrzymuje powiadomienie w przypadku odrzucenia dokumentu, którego dotyczy zatwierdzenie):

setter – wiadomość otrzymuje osoba, która utworzyła dokument; admin – wiadomość otrzymuje administrator odpowiedzialny za podpisanie. Administrator jest wskazany na karcie pracownika, w sekcji sygnatariusza, obok uprawnień sygnatariusza. setter i admin – wiadomość otrzymują twórca dokumentu i administrator; not sent – ​​wiadomość nie jest wysyłana.

Przedział powiadomień (godziny, w których powiadomienia będą wysyłane): tutaj wpisujesz godziny, w których przypomnienie zostanie wysłane, jeśli jest wysyłane więcej niż raz, godziny są rozdzielone przecinkiem. Na przykład, jeśli chcemy, aby powiadomienia były wysyłane o 8 rano, wpisujemy 8, jeśli chcemy, aby były wysyłane o 8 i 14, wpisujemy 8,14.

Więcej o ustawieniu Wymagane zatwierdzenie / W toku:

USTAWIENIA → USTAWIENIA OGÓLNE → WYMAGANE POTWIERDZENIE/W TRAKCIE POTWIERDZENIA

• Dokument - znalezienie dokumentu, do którego chcemy przypisać ograniczenia;
• Punkty – liczba punktów wizowych niezbędnych do zatwierdzenia dokumentu;
• Zamknięcie - data zakończenia finansowego, tj. od kiedy nie można dokonywać wpisów do księgi głównej. Jeśli okres zamknięcia nie jest wypełniony w ustawieniach podstawowych, tj. Finanse: zamknięte po, używana jest data: 1.01.1991.

Jeśli w dokumencie podamy datę 31.10.2019, a wartość Zamknięcie wynosi 30.10.2019, podczas zatwierdzania otrzymamy komunikat o błędzie: Dokument jest wcześniejszy niż data zamknięcia modułu 31.10.2019 przed 30.10.2019 Dokument nie zostanie zatwierdzony.

• Ostrzeżenie — po zakończeniu naciśnięcie przycisku potwierdzenia spowoduje wyświetlenie ostrzeżenia o zamknięciu finansowym, jeśli data dokumentu jest wcześniejsza niż określona.

Jeśli data dokumentu to 29.10.2019, a wartość Ostrzeżenia to 31.10.2019, otrzymamy komunikat o błędzie podczas zatwierdzania: Czy na pewno chcesz zatwierdzić dokument z datą 29.10.2019 (wcześniejszą niż ostrzeżenie o zamknięciu 31.10.2019)? Dokument zostanie zatwierdzony.

• Ostrzeżenie: - Po kliknięciu przycisku Potwierdź, otrzymasz ostrzeżenie, jeśli data dokumentu będzie w przyszłości.

Jeśli data dokumentu to 19.11.2019, a data wprowadzenia dokumentu do systemu to 20.11.2019 i zaznaczono Future warning: podczas zatwierdzania, otrzymamy komunikat o błędzie: Document has a future date . Dokument zostanie zatwierdzony.

• Zakaz podawania przyszłej daty: - Zabrania się zatwierdzania dokumentu, którego data jest datą przyszłą.

Jeżeli data dokumentu to 19.11.2019, a data wprowadzenia dokumentu do systemu to 20.11.2019 i jest ona oznaczona jako Przyszła data zabroniona: podczas zatwierdzania dokumentu pojawi się komunikat o błędzie Dokument ma przyszłą datę Dokument nie zostanie zatwierdzony.