Po wystawieniu zamówienia klienta lub faktury zaliczkowej, sprzedane artykuły (czyli te, których typ w kartotece to „Artykuł magazynu”) mogą być spisane ze stanu magazynowego na dwa sposoby:

1. Faktura sprzedaży (z automatycznym odpisem z magazynu)

W tym przypadku faktura sprzedaży tworzona jest bezpośrednio z zamówienia klienta. Aby potwierdzenie lub zaksięgowanie faktury spowodowało odpisanie artykułów z magazynu, należy upewnić się, że opcja „Aktualizuj magazyn” na fakturze jest zaznaczona.

Domyślnie, to pole wyboru jest zaznaczane automatycznie, jeśli w ustawieniach systemu Ustawienia → Ustawienia podstawowe → Ustawienia sprzedaży → Faktura domyślnie zmienia stan magazynowy jest ustawiona na Tak.

2. Z użyciem dokumentów dostawy (zalecane przy częściowych dostawach)

W tej konfiguracji towary odpisywane są z magazynu na podstawie dokumentów dostawy, a nie bezpośrednio z faktur sprzedaży.

W takim przypadku należy:

• utworzyć z zamówienia klienta jedną lub więcej dostaw,
• a następnie wystawić jedną lub więcej faktur.

Odpisanie towarów z magazynu następuje dopiero po potwierdzeniu dokumentów dostawy.

ℹ️ Szczegółowe informacje o konfiguracji systemu do pracy z dostawami znajdują się w dalszej części tej instrukcji.

Aby korzystać z funkcjonalności dokumentów dostawy, należy ją najpierw aktywować:

1. Przejdź do: Ustawienia → Ustawienia podstawowe → Ustawienia ogólne → Dostawa jest używana
2. Zaznacz Tak.
3. Kliknij przycisk Zapisz.

Ważne: Przed rozpoczęciem pracy z dokumentami dostawy sprawdź i – jeśli to konieczne – dostosuj inne powiązane ustawienia systemowe.

Można to zrobić na kilka sposobów:

• Przejdź do: SPRZEDAŻ → DOKUMENTY → Zamówienia i znajdź odpowiednie zamówienie.
• Skorzystaj z raportów, np.: „Status zamówienia” lub „Lista zamówień” w module SPRZEDAŻ.

• Wciśnij przycisk Dostawa, aby utworzyć dokument dostawy

Po utworzeniu dokumentu, sprawdź i – w razie potrzeby – popraw następujące dane:

• Data dostawy (kolumna „Data dostawy”):
  Określa, kiedy towary zostaną odpisane z magazynu. Upewnij się, że data jest zgodna z rzeczywistością.
• Ilość dostarczona (kolumna „Dostarczone”):
  Wprowadź faktyczną liczbę dostarczonych artykułów. Można zmniejszyć ilość w przypadku częściowej dostawy.
• Magazyn:
  Określa magazyn, z którego zostaną odpisane towary. Magazyn wskazany w wierszu pozycji ma wyższy priorytet niż magazyn w nagłówku dokumentu.
• Numery seryjne (pole „Numer seryjny”):
  W przypadku artykułów z numerami seryjnymi, upewnij się, że numer jest poprawny i zgodny z dostarczonym towarem.

• Kliknij Zapisz.
• Jeśli wszystkie dane są poprawne, kliknij kolejno: Potwierdź → OK.

✅ Po potwierdzeniu dokumentu dostawy artykuły zostaną odpisane z magazynu z datą i godziną dostawy.

• W module: MAGAZYN → DOKUMENTY → Dostawy.
• Bezpośrednio z poziomu zamówienia klienta, z którego została utworzona dostawa (zakładka „Dostawy”).

System Directo oferuje szereg ustawień, które wpływają na sposób działania dokumentów dostawy. Aby je przeglądać i edytować:

Przejdź do Ustawienia → Ustawienia podstawowe i wyszukaj następujące ustawienia:

Konto kosztów magazynu dostawy Określa numer konta księgowego, które zostanie automatycznie użyte przy księgowaniu dokumentu dostawy.

Fakturę z zamówienia klienta można wystawić tylko za dostarczone

Tak – faktura z zamówienia może być zatwierdzona tylko wtedy, gdy nie zawiera pozycji przekraczających dostarczoną ilość (nie dotyczy pozycji typu „usługa”).

Nie – możliwe jest zatwierdzenie faktury zawierającej większą ilość niż faktycznie dostarczona.

Rekomendacja: Ustaw na Tak, jeśli używasz dokumentów dostawy lub masz aktywne ustawienie Dostawa jest używana.

Czy można utworzyć wiele niepotwierdzonych dostaw z jednego zamówienia klienta?

Określa, czy możliwe jest utworzenie kolejnej dostawy, jeśli poprzednia z tego zamówienia nie została jeszcze potwierdzona:

Nie – można utworzyć tylko jedną niepotwierdzoną dostawę.

Ostrzeżenie – system wyświetli komunikat, ale pozwoli użytkownikowi zdecydować.

Tak – można tworzyć dowolną liczbę niepotwierdzonych dostaw.

Możliwość potwierdzenia dostawy z zerową ilością

Określa, czy dokument dostawy można zatwierdzić, jeśli któraś z pozycji ma ilość równą zero.

Przyciski w zamówieniu klienta: „Faktura bezpośrednia”

Umożliwia wystawienie faktury sprzedaży bez wpływu na stan magazynowy (np. dla usług lub rozliczeń zaliczkowych).

Dostawa zawsze otrzyma datę potwierdzenia

Tak – data dostawy zostaje automatycznie ustawiona na datę i godzinę jej potwierdzenia.

Nie – możliwe jest ustawienie innej daty (np. wcześniejszej), niż moment faktycznego potwierdzenia.

Dostawa zawiera więcej niż zamówienie – czy aktualizować zamówienie?

Tak – jeżeli dostarczona ilość przekracza ilość z zamówienia, system automatycznie zwiększy ilość w zamówieniu.

Nie – nie można potwierdzić dostawy, jeśli zawiera większą ilość niż zamówienie.

Numer seryjny z dostawy do zamówienia

Tak – numer seryjny wpisany w dostawie zostanie automatycznie przeniesiony do pozycji zamówienia klienta.

Nie – numer seryjny z dostawy nie zostanie przypisany do zamówienia.

Fakturowanie z zamówienia dzieli wiersze według dostaw

Tak – wiersze faktury zostaną podzielone zgodnie z dokumentami dostawy (np. jeśli jedna pozycja była w dwóch dostawach, to pojawi się w dwóch wierszach faktury).

• Konto kosztów magazynu dostaw To ustawienie określa, które konto jest automatycznie obciążane za księgowania dokumentów dostawy. • Fakturę z zamówienia klienta można wystawić tylko za dostarczone To ustawienie określa, czy faktura wystawiona z zamówienia klienta może zostać zatwierdzona, jeśli ilość pozycji w niej została dostosowana do ilości większej niż dostarczona ilość (wyjątek stanowią pozycje usług, jeśli są ustawione jako niedostarczane). Jeśli to ustawienie jest ustawione na tak , faktura wystawiona z zamówienia klienta nie może zostać zatwierdzona, jeśli ilość pozycji na fakturze jest dostosowana do ilości większej niż dostarczona ilość. Z drugiej strony, jeśli to ustawienie jest ustawione na nie , faktura wystawiona na podstawie zamówienia klienta może zostać zatwierdzona, jeśli ilość pozycji na fakturze zostanie dostosowana do ilości większej niż dostarczona ilość. Aby nie zakłócać procesu pracy, to ustawienie można ustawić na tak w przypadkach, gdy jest ustawione na tworzenie dokumentów dostawy lub gdy ustawienie systemowe Dostawa jest używana jest ustawione na tak . • Czy można utworzyć wiele niepotwierdzonych dostaw na podstawie zamówienia klienta? To ustawienie określa, czy dostawa może zostać utworzona na podstawie zamówienia klienta, jeśli dostawa, która została już utworzona na podstawie zamówienia, nie została zatwierdzona. Jeśli opcja jest ustawiona na nie , dostawa na podstawie zamówienia klienta może zostać utworzona, jeśli żadna dostawa utworzona na podstawie zamówienia nie została zatwierdzona. Jeśli opcja ostrzeżenia jest określona , ​​to jeśli dostawa została już utworzona na podstawie zamówienia klienta, które nie zostało potwierdzone, pojawi się powiadomienie o utworzeniu niepotwierdzonej dostawy i użytkownik będzie miał możliwość wyboru, czy faktycznie utworzyć kolejną dostawę. Jeżeli wybrano opcję „tak”, możesz utworzyć wiele niepotwierdzonych dostaw na podstawie zamówienia klienta. Podczas tworzenia dostawy, jeśli dostawa została już utworzona na podstawie zamówienia klienta, powiadomienie o utworzeniu niepotwierdzonej dostawy na podstawie tego zamówienia nie pojawi się. Możesz potwierdzić dostawę z zerową ilością pozycji To ustawienie określa, czy dostawa może zostać potwierdzona, jeśli którykolwiek z elementów w dostawie jest określony jako mający dostarczoną ilość równą 0. • Czy jest przycisk Faktura bezpośrednia To ustawienie określa, czy przycisk jest dostępny w zamówieniach klienta , po naciśnięciu którego powstaje faktura sprzedaży, która nie wpływa na saldo zapasów pozycji określonych na fakturze. • Dostawa zawsze otrzyma datę potwierdzenia Jeśli to ustawienie jest ustawione na nie , data dokumentu dostawy lub towarów wypisanych z magazynu może różnić się od daty i godziny potwierdzenia dostawy. Na przykład, jeśli dzisiaj jest 14 marca, możesz potwierdzić dokument dostawy, tak aby jego data to 13 marca. Jednak jeśli to ustawienie jest ustawione na tak , to podczas potwierdzania dostawy zawsze będzie podana data, która pasuje do daty i godziny potwierdzenia. Na przykład, jeśli dostawa została utworzona 13 marca lub ręcznie wskazano, że data to 13 marca, ale dostawa została potwierdzona 14 marca, to podczas potwierdzania dostawy jej data automatycznie zmieni się na 14 marca, w wyniku czego towary zostaną spisane z magazynu, a zaksięgowanie dostawy również nastąpi 14 marca. • Jeśli dostawa zawiera większą ilość pozycji niż w zamówieniu, to ilość określonej pozycji jest zwiększana w zamówieniu. Jeśli określono opcję nie , to nie można potwierdzić dostawy, w której określono większą ilość pozycji niż w zamówieniu. Jednakże, jeśli określono opcję tak , to możliwe jest potwierdzenie dostawy, w której określono większą ilość pozycji niż w zamówieniu, a podczas potwierdzania takiej dostawy, ilość konkretnego przedmiotu w zamówieniu klienta zostanie automatycznie zwiększona, tak aby odpowiadała dostarczonej ilości. • Numer seryjny od dostawy do zamówienia To ustawienie dotyczy pozycji, które mają numer seryjny. Jeśli dla ustawienia określono opcję nie , to podczas potwierdzania dostawy w zamówieniu klienta, numer seryjny, który znajduje się w dostawie, nie jest automatycznie określany dla pozycji. Z drugiej strony, jeśli dla ustawienia określono opcję tak , to podczas potwierdzania dostawy w zamówieniu klienta, numer seryjny, który znajduje się w dostawie, jest automatycznie określany dla pozycji. • Fakturowanie z zamówienia dzieli wiersze według dostaw Jeśli to ustawienie jest ustawione na tak, tad rēķins ir sadalīts pa rindām atbilstoši piegādēm, nevis klienta pasūtījumam. Piemēram, ja artikuls ir vienā klienta pasūtījuma rindā, bet vairākās piegādēs vai vienā piegādē vairākās rindās, tad rēķinā šis artikuls arī būs norādīts vairākās rindās atbilstoši piegādēm. •



















Tiešais rēķins

















Aby wystawić fakturę za pozycję usługi określoną w zamówieniu klienta, pozycja usługi musi zostać dostarczona.
To ustawienie określa, czy pozycje usługi muszą zostać określone w dostawach, aby wystawić fakturę za pozycje usługi z zamówień klientów.

• Jeśli pole Dostawa na karcie klienta jest ustawione na Dostawa magazynowa i faktura, wówczas potwierdzenie dostawy tworzy fakturę.
To ustawienie określa, czy faktura sprzedaży ma być tworzona automatycznie po potwierdzeniu dostawy klientowi, którego pole Dostawa na karcie jest ustawione na Dostawa i faktura .
Jeśli ustawienie jest ustawione na nie , faktura sprzedaży nie jest tworzona automatycznie.
Jeśli ustawienie jest ustawione na zatwierdzona , potwierdzona faktura sprzedaży jest tworzona automatycznie po potwierdzeniu dostawy.
Jeśli ustawienie jest ustawione na niezatwierdzona , po potwierdzeniu dostawy automatycznie tworzona jest niezatwierdzona faktura sprzedaży.

Jeśli chcesz zmienić sposób skonfigurowania jakichkolwiek ustawień systemowych, wybierz wymaganą opcję i naciśnij przycisk Saglabāt.