Inventorizacija - materialinių ir nematerialinių vertybių faktinis sutikrinimas su apskaitos duomenimis arba tokių vertybių sąrašo sudarymas.

Prieš atliekant sandėlio inventorizaciją labai svarbu patikrinti, ar yra patvirtinti visi dokumentai, darantys įtaką prekių kiekiui:

• Prekių priėmimai
• Sąskaitos
• Prekių judėjimai
• Nurašymai
• Kt.

Nepatvirtintus dokumentus galite peržiūrėti šių dokumentų ataskaitose pasirinkus filtrą „Nepatvirtinti“.

Paprastai inventorizacijos metu nėra tvirtinami dokumentai, turintys įtakos sandėlio kiekiui. Tačiau inventorizavimo galimybė pardavimo metu taip pat yra ir tam yra atskiros instrukcijos, kurias aprašytos žemiau.

Patvirtinus inventorizacijos dokumentą, su inventorizuojamomis prekėmis negalima atlikti vėlesnės sandėlio operacijos nuo patvirtinimo, kadangi inventorizacijos dokumento atidaryti nebegalima.

Norėdami atlikti inventorizaciją, eikite:

SANDĖLIS → Dokumentai → Sandėlio inventorizacijos. Spaudžiame F2 arba arba mygtuką „F2-naujas“.

Atidarytas inventorizacijos dokumentas atrodo taip: Įvedus sandėlį ir išsaugojus dokumentą, atsiranda daugiau pasirinkimų:

• Uždaryti – uždaromas dokumentas, pirmiausia patikrinus, ar dokumente nėra neišsaugotų pakeitimų.
• Naujas – atidaromas naujas neužpildytas dokumentas.
• Kopijuoti – padaro dokumento kopiją. Atsidaro naujas dokumentas su užpildyta informacija iš pagrindinio dokumento. Duomenų informacijos perkėlimas priklauso nuo nustatymo. Pagrindiniai nustatymai > Bendri nustatymai
• Atnaujinti – atnaujina puslapį, t. y. pakeitimai iki ankstesnio išsaugojimo bus prarasti.
• Naikinti – leidžia ištrinti nepatvirtintą dokumentą
• Išsaugoti – išsaugo dokumentą
• Spausdinti – spausdina dokumentą pagal pirmą formą. Paspaudus Spausdinti, trumpai parodoma dokumento peržiūra ir atsidaro spausdintuvo pasirinkimo langas. Paspaudus dešiniuoju pelės mygtuku, galima rinktis iš turimų spausdinimo formų.
• El. paštas – siunčia pirmą spausdinimo formos dokumentą el.paštu. Paspaudus dešiniuoju pelės mygtuku, galima rinktis iš turimų spausdinimo formų.
• – leidžia prie dokumento prisegti priedus
• – galite skaityti ir rašyti apie Directo ir, jei norite, kurti savo vidinius forumus.
  • Masinis įkėlimas – leidžia užpildyti/įdėti eilutes pagal lentelę (dažniausiai excel). Atidarius masinį įkėlimą, lango apačioje nurodoma, kokiu eiliškumu turi būti užpildyta informacija excel faile.
• Pridėti sandėlio kiekį - paspaudus šį mygtuką ir naujai atsidariusiame lange paspaudus „OK“, įsikels dokumente nurodyto sandėlio prekių likutis. Jeigu sistemos sukelti kiekiai neatitinka realaus sandėlio kiekio, jie koreguojami ranka.
• Pridėti sandėlio prekes su nuliniu kiekiu - paspaudus šį mygtuką įsikels sandėlio prekes su nuliniu kiekiu, likučius reikės koreguoti rankiniu būdu.

Mygtukas Patvirtinti inventorizacijos dokumente matomas tik tuo atveju, jei grandės lauko turinys yra užpildytas. Du kartus paspaudus ant laukelio „Grandis“ į jį persikels invetorizacijos dokumento numeris. Paspaudus mygtuką išsaugoti atsiras patvirtinimo mygtukas. Patvirtinus, automatiškai sugeneruojamas finansinis įrašas, susijęs su inventorizacija.

• Numeris – dokumento numeris. Numeracija reikia parinkti dukart spustelėdami ant lango arba naudodami Ctrl + Enter ir pasirinkite atitinkamą seriją.
• Data – dokumento laikas. Per šį laiką inventorizacija bus patvirtinta. Jei reikia, šį laiką reikia pakeisti. Pavyzdžiui, inventoriaus skaitymas pradedamas ryte, patvirtinamas vakare, o patvirtinti norima vakare.
• Pradžia – laikas, kada buvo sukurtas dokumentas. Informacinis laiko laukas. Pateikiama informacija, kada nurodyti produktai faktiškai buvo suskaičiuoti inventoriuje.
• Grandis - inventorizacijos dokumento numeris patenka į lauką. Inventorizaciją gali sudaryti daug inventorizacijos dokumentų, o skaičius lauke Grandinė susieja skirtingus inventorizacijos dokumentus į vieną. Jeigu vienos inventorizacijos metu kuriate kelis dokumentus - visuose juose turi būti tas pats grandies numeris. Pirmame dokumente grandies numerį sugeneruokite du kartus spustelėjus ant laukelio, kituose įrašykite ranka
• Sandėlis – sandėlio, kuriame atliekama inventorizacija, kodas. Jis turi būti užpildytas nedelsiant, kai sudaromas inventorizacijos dokumentas.
• Sąskaita – sąskaita, į kurią pervedamas atsargų skirtumas. Pagal numatytuosius nustatymus jis pildomas sistemos nustatymuose nurodyta sąskaita, nebent buvo nurodyta, kad inventoriuje naudojama prekių klasėje užpildyta sąskaita

• Aprašymas – laisvas tekstas komentarui ar paaiškinimui įvesti. Įprastai šiame laukelyje įrašoma, kas yra inventorizuojama arba nurodoma, kas ir kur skaitė inventorizaciją.
• Projektas – jei inventorius yra susijęs su konkrečiu projektu, čia galite įvesti projekto kodą, kuris taip pat bus įrašytas į inventorių.
• Objektas – jei inventorius yra susijęs su konkrečiu objektu, čia galima įvesti objekto kodą.
• Rūšiuoti pagal – šis žymės langelis matomas atsargų pagrindiniame dokumente (Skaičius=Grandinė) ir užpildomas iš karto prieš patvirtinant inventorių. Jo negalima pildyti skaitant inventorių.
• Kiekis, Brūkšninis kodas, SN - inventoriaus skaitymo laukai. Inventoriaus skaitymas patenka į antraštės laukus, iš kurių jie automatiškai pereina į eilutes.

• Nr. – eilutės numeris
• Prekė – prekės kodas
• Kiekis – įvedamas faktiškas kiekis.
• Matas – vienetas iš prekės kortelės
• SN – prekės serijos/partijos numeris (jei prekė turi serijos numerį)
• Aprašymas – pavadinimas iš prekės kortelės
• Sand. ID – šis laukas automatiškai užpildomas po inventorizacijos atlikimo. Uždedame varnelę 'Išskaidyti ID' ir spaudžiame mygtuką IŠSAUGOTI. Sistema sukelia visus prekės sandėlio ID, kuriuos randa einamąją dieną inventorizuojamame sandėlyje. Sistema veikia FIFO principu. Jūsų įvestą kiekį ji priskirs naujausiam sandėlio ID, kadangi didžiausia tikimybė, kad jis dar neparduotas. Jeigu netinka Jūsų įvestam kiekiui siūlomas sandėlio ID ir savikaina, galite atlikti korekcijas. T.y. dalį rasto kiekio pernešti ant kito sandėlio ID.

• Fifo – akcijų kaina. Jis tuščias, kol neužpildomas Sandėlis.
• Buvo - kiek yra atsargų kiekis pagal programą.
• Pasikeitimas – kiek nuskaitytas kiekis skiriasi nuo programoje esančio kiekio. Skaičius gali būti neigiamas (buvo trūkumas) arba teigiamas (daugiau nei buvo suskaičiuota atsargų).
• Tuo pat metu - inventorizacijos metu, jei perskaičius kiekį buvo atliktos sandėlio operacijos su šiuo gaminiu, tai parodo jo kiekį, kad būtų galima į jį atsižvelgti patvirtinant inventorizaciją ir surandant skirtumą. Pavyzdžiui, jei 7 buvo suskaičiuoti ir 7 buvo sandėlyje, o 1 buvo parduotas atsiskaitant po akimirkos, lauke Tuo tarpu bus rodomas -1. Atsargų patvirtinimo metu sandėlyje yra 6, nes 1 buvo parduotas. Kitaip tariant, kiekis Tuo tarpu pridedamas prie nuskaityto kiekio.
• Sandėlio suma –
• Suma po Inventorizacijos –
• Skirtumas – skaitymo skirtumas savikainoje. Tai yra vidurkis iki laoidų pasiskirstymo.

Po inventorizacijos patvirtinimo užsipildo eilučių laukas:

• Kiekis – perskaitytas kiekis
• Sandėlyje – atsargų kiekis pagal programą
• Į sandėlį – suskaičiuotų kiekių atsargos

:?:Jei inventorius susideda iš kelių dokumentų, rodomos visų grandinėje esančių dokumentų sumos, t.y. visi dokumentai, priklausantys tai pačiai grandinei, turi tas pačias reikšmes eilutės antraštėje. :?:Kol Laoidai nėra platinami, sumos rodo vidurkį.

Viršutinėje dalyje būtina užpildyti laukelius:

• Data - inventorizacijos data;
• Sandėlis - kurio sandėlio inventorizacija atliekama;
• Sąskaita - buh. sąskaita, į kurią nueina prekių trūkumai.
• Grandis - po dokumento išsaugojimo laukelis grandis užsipildo laukelyje paspaudus 2 kartus kairiuoju pelės klavišu (įsirašo numeris, kuris sutampa su dokumento numeriu). Sukūrus inventorizaciją, su ja susijusią suvestinę galima pamatyti inventorizacijų sąraše paspaudus ant inventorizacijos grandies

Po realaus, sandėlyje rasto kiekio įvedimo ranka, uždedame varnelę 'Išskaidyti ID' ir spaudžiame mygtuką IŠSAUGOTI. Sistema sukelia visus prekės sandėlio ID, kuriuos randa einamąją dieną inventorizuojamame sandėlyje. Sistema veikia FIFO principu. Jūsų įvestą kiekį ji priskirs naujausiam sandėlio ID, kadangi didžiausia tikimybė, kad jis dar neparduotas. Jeigu netinka Jūsų įvestam kiekiui siūlomas sandėlio ID ir savikaina, galite atlikti korekcijas. T.y. dalį rasto kiekio pernešti ant kito sandėlio ID.

Galutinis inventorizacijos dokumentas patvirtinamas.

Inventorizacijų sąraše, prie kiekvienos inventorizacijos yra aktyvi nuoroda „grandis“, paspaudus ant jos, gaunamas langas su įvairiomis ataskaitomis apie inventorizaciją (skirtumų ir t.t.).

Inventorizacijas galima daryti prekėms, kurios yra užpajamuotos t.y. kai yra istorija apie prekę sandėlyje.

Nuorodos:

• Prekių priėmimai
• Prekių judėjimo tarp sandėlių dokumentai
• Pardavimo sąskaitos
• Pristatymai iš sandėlio