Inventorizacija - materialinių ir nematerialinių vertybių faktinis sutikrinimas su apskaitos duomenimis arba tokių vertybių sąrašo sudarymas.

Prieš atliekant sandėlio inventorizaciją labai svarbu patikrinti, ar yra patvirtinti visi dokumentai, darantys įtaką prekių kiekiui:

• Prekių priėmimai
• Sąskaitos
• Prekių judėjimai
• Nurašymai
• Kt.

Nepatvirtintus dokumentus galite peržiūrėti šių dokumentų ataskaitose pasirinkus filtrą „Nepatvirtinti“.

Paprastai inventorizacijos metu nėra tvirtinami dokumentai, turintys įtakos sandėlio kiekiui. Tačiau inventorizavimo galimybė pardavimo metu taip pat yra ir tam yra atskiros instrukcijos, kurias aprašytos žemiau.

Patvirtinus inventorizacijos dokumentą, su inventorizuojamomis prekėmis negalima atlikti vėlesnės sandėlio operacijos nuo patvirtinimo, kadangi inventorizacijos dokumento atidaryti nebegalima.

Norėdami atlikti inventorizaciją, eikite:

SANDĖLIS → Dokumentai → Sandėlio inventorizacijos. Spaudžiame F2 arba arba mygtuką „F2-naujas“.

Atidarytas inventorizacijos dokumentas atrodo taip: Įvedus sandėlį ir išsaugojus dokumentą, atsiranda daugiau pasirinkimų:

• Uždaryti – uždaromas dokumentas, pirmiausia patikrinus, ar dokumente nėra neišsaugotų pakeitimų.
• Naujas – atidaromas naujas neužpildytas dokumentas.
• Kopijuoti – padaro dokumento kopiją.
• Atnaujinti – atnaujina puslapį, t. y. pakeitimai iki ankstesnio išsaugojimo bus prarasti.
• Naikinti – leidžia ištrinti nepatvirtintą dokumentą
• Išsaugoti – išsaugo dokumentą
• Spausdinti – spausdina dokumento spaudinį. Paspaudus Spausdinti, trumpai parodoma dokumento peržiūra ir atsidaro spausdintuvo pasirinkimo langas. Paspaudus dešiniuoju pelės mygtuku, galima rinktis iš turimų spaudinių.
• El. paštas – siunčia spaudinį el. Paspaudus dešiniuoju pelės mygtuku, galima rinktis iš turimų spaudinių
• – leidžia prie dokumento prisegti priedus
• – galite skaityti ir rašyti apie Directo ir, jei norite, kurti savo vidinius forumus.
  • Masinis įkėlimas – leidžia užpildyti/dėti eilutes pagal lentelę (dažniausiai excel). ABI po masės nustatymo mygtuku parašyta, kokia tvarka turi būti stulpeliai.
• Pridėti sandėlio kiekį - paspaudus šį mygtuką ir naujai atsidariusiame lange paspaudus „OK“, įsikels dokumente nurodyto sandėlio prekių likutis. Jeigu sistemos sukelti kiekiai neatitinka realaus sandėlio kiekio, jie koreguojami ranka.
• Pridėti sandėlio prekes su nuliniu kiekiu - paspaudus šį mygtuką įkelsime sandėlio prekes su nuliniu kiekiu, likučius reikės koreguoti rankiniu būdu.

• Numeris – dokumento numeris. Atidarius naują inventorių, ten bus rodomas serijos numerio indikatorius. Jei reikia, galite atidaryti skaičių serijų registrą dukart spustelėdami arba naudodami Ctrl+Enter ir pasirinkite atitinkamą seriją
• Data – dokumento laikas. Per šį laiką inventorius bus patvirtintas. Jei reikia, šį laiką reikia pakeisti. Pavyzdžiui, inventoriaus skaitymas pradedamas ryte, patvirtinamas vakare, o patvirtinti norima vakare.
• Pradžia – laikas, kada buvo sukurtas dokumentas. Informacinis laiko laukas. Pateikiama informacija, kada nurodyti produktai faktiškai buvo suskaičiuoti inventoriuje.
• Grandis - inventorizacijos dokumento numeris patenka į lauką. Inventorizaciją gali sudaryti daug inventorizacijos dokumentų, o skaičius lauke Grandinė susieja skirtingus inventorizacijos dokumentus į vieną. Jeigu vienos inventorizacijos metu kuriate kelis dokumentus - visuose juose turi būti tas pats grandies numeris. Pirmame dokumente grandies numerį sugeneruokite du kartus spustelėjus ant laukelio, kituose įrašykite ranka
• Sandėlis – sandėlio, kuriame atliekama inventorizacija, kodas. Jis turi būti užpildytas nedelsiant, kai sudaromas inventorizacijos dokumentas.
• Sąskaita – sąskaita, į kurią pervedamas atsargų skirtumas. Pagal numatytuosius nustatymus jis pildomas sistemos nustatymuose nurodyta sąskaita, nebent buvo nurodyta, kad inventoriuje naudojama prekių klasėje užpildyta sąskaita

• Aprašymas – laisvas tekstas komentarui ar paaiškinimui įvesti. Įprastai šiame laukelyje įrašoma, kas yra inventorizuojama arba nurodoma, kas ir kur skaitė inventorizaciją.
• Projektas – jei inventorius yra susijęs su konkrečiu projektu, čia galite įvesti projekto kodą, kuris taip pat bus įrašytas į inventorių.
• Objektas – jei inventorius yra susijęs su konkrečiu objektu, čia galima įvesti objekto kodą.
• Rūšiuoti pagal – šis žymės langelis matomas atsargų pagrindiniame dokumente (Skaičius=Grandinė) ir užpildomas iš karto prieš patvirtinant inventorių. Jo negalima pildyti skaitant inventorių.
• Kiekis, Brūkšninis kodas, SN - inventoriaus skaitymo laukai. Inventoriaus skaitymas patenka į antraštės laukus, iš kurių jie automatiškai pereina į eilutes.

Viršutinėje dalyje būtina užpildyti laukelius:

• Data - inventorizacijos data;
• Sandėlis - kurio sandėlio inventorizacija atliekama;
• Sąskaita - buh. sąskaita, į kurią nueina prekių trūkumai.
• Grandis - po dokumento išsaugojimo laukelis grandis užsipildo laukelyje paspaudus 2 kartus kairiuoju pelės klavišu (įsirašo numeris, kuris sutampa su dokumento numeriu). Sukūrus inventorizaciją, su ja susijusią suvestinę galima pamatyti inventorizacijų sąraše paspaudus ant inventorizacijos grandies

Dokumentą išsaugome. Po išsaugojimo atsiranda du nauji mygtukai:

Pridėti sandėlio kiekį. Paspaudus šį mygtuką ir naujai atsidariusiame lange paspaudus „OK“, įsikels dokumente nurodyto sandėlio prekių likutis. Jeigu sistemos sukelti kiekiai neatitinka realaus sandėlio kiekio, jie koreguojami ranka. Pridėti sandėlio prekes su nuliniu kiekiu. Paspaudus šį mygtuką įkelsime sandėlio prekes su nuliniu kiekiu, likučius reikės koreguoti rankiniu būdu.

Po realaus, sandėlyje rasto kiekio įvedimo ranka, uždedame varnelę 'Išskaidyti ID' ir spaudžiame mygtuką IŠSAUGOTI. Sistema sukelia visus prekės sandėlio ID, kuriuos randa einamąją dieną inventorizuojamame sandėlyje. Sistema veikia FIFO principu. Jūsų įvestą kiekį ji priskirs naujausiam sandėlio ID, kadangi didžiausia tikimybė, kad jis dar neparduotas. Jeigu netinka Jūsų įvestam kiekiui siūlomas sandėlio ID ir savikaina, galite atlikti korekcijas. T.y. dalį rasto kiekio pernešti ant kito sandėlio ID.

Galutinis inventorizacijos dokumentas patvirtinamas.

Inventorizacijų sąraše, prie kiekvienos inventorizacijos yra aktyvi nuoroda „grandis“, paspaudus ant jos, gaunamas langas su įvairiomis ataskaitomis apie inventorizaciją (skirtumų ir t.t.).

Du kartus paspaudus ant laukelio „Grandis“ į jį persikels invetorizacijos dokumento numeris. Paspaudus mygtuką išsaugoti atsiras patvirtinimo mygtukas.

Inventorizacijas galima daryti prekėms, kurios yra užpajamuotos t.y. kai yra istorija apie prekę sandėlyje.

Nuorodos:

• Prekių priėmimai
• Prekių judėjimo tarp sandėlių dokumentai
• Pardavimo sąskaitos
• Pristatymai iš sandėlio