PRAEGU AINULT SISE MUSTAND!!!

Sisebaasides testimiseks kasutage linki: https://login.directo.ee/my_test/

Loe siit, kuidas MyDirecto kasutusele võtta.

MyDirecto võimaldab töötajal kuludokumendi (tšeki, arve) mobiiliga pildistada või galeriist üles laadida (sh kuvatõmmised nt e-tsekkidest), lisada vajalikud valikud ja kommentaari ning esitada dokumendi otse Directosse. MyDirectot saab kasutada nii mobiilis kui ka brauseris. Esitatud dokumendid on näha MyDirecto nimekirjas „Üles laaditud dokumendid“, mis peegeldab Directo dokumentide transpordi registrit.

Directos tekib igast esitatud pildist kirje dokumentide transpordi registrisse, kus dokumendi pildist tehakse e-arve ning kirjest saab luua kulutuse või ostuarve.

Pildi esitamisel salvestatakse pilt ja kasutaja tehtud valikud (tüüp, makseviis, periood, kommentaar). Pildi töötlemine AI abil võtab üldjuhul hetke aega – seni kuvatakse dokumenti nimekirjas staatusega „töötlemisel“. Kui töötlemine on lõppenud, kuvatakse nimekirjas tšekilt välja loetud andmed (hankija, summa, kuupäev) ning kirje tekib ka Directo dokumentide transpordi registrisse.

Tšekkide esitamiseks peavad süsteemis olema seadistatud kulutuse tüübid ja tasumistingimused, mis on MyDirectos kasutamiseks lubatud, ning need peavad olema töötajakaardil töötajale lisatud.

Tasumistingimuse tüüp

Tasumistingimuse tüübi valikusse on lisandunud kaks uut tüüpi:

• Kulutus – hüvitatav – töötaja on tasunud isiklikest vahenditest ja kulu hüvitatakse talle
• Kulutus – ettevõtte maksevahend – tasutud on ettevõtte maksevahendiga (nt firma deebet- või krediitkaart)

Tasumistingimus

Tasumistingimuse kaardile on lisandunud valik MyDirecto (Jah/Ei, vaikimisi Ei). Ainult tasumistingimused, millel on valitud „Jah“, on MyDirectos kasutatavad.

Infoks: MyDirecto pildistamise vaates on tasumistingimuse vasteks väli Makseviis.

Kulutuse tüübi kaardile on lisandunud valik MyDirecto (Jah/Ei, vaikimisi Ei). Ainult tüübid, millel on valitud „Jah“, on MyDirectos kasutatavad.

Töötajakaardi sakil Töötaja andmed on kaks multiselekt-välja:

• MyDirecto tasumistingimused – valikus kuvatakse ainult tasumistingimusi, mille kaardil on MyDirecto = Jah. Valida saab mitu.
• MyDirecto kulutuse tüübid – valikus kuvatakse ainult kulutuse tüüpe, mille kaardil on MyDirecto = Jah. Valida saab mitu.

Töötaja näeb MyDirectos ainult neid tüüpe ja tasumistingimusi, mis on tema töötajakaardile lisatud.

Avalehel Kuludokumendid on kaks võimalust:

• Pildista – dokumendist tehakse telefoniga pilt
• Laadi üles – pilt valitakse galeriist

Pildi eelvaates täidetakse:

• Tüüp – kulutuse tüüp (nt Ehitusmaterjalid)
• Makseviis – tasumistingimus (nt Firma deebetkaart)
• Kommentaar – vabatekst
• Periood – kuu, millesse kulu kuulub (valitakse noolenuppudega). Vaikimisi on periood käesolev kuu – eeldatud töövoog on, et tšekk pildistatakse ja saadetakse ära kohe pärast ostu. Kui töötaja esitab järgmise kuu alguses eelmise kuu tšekke, tuleb periood käsitsi eelmiseks kuuks muuta.

Tüübi, makseviisi ja perioodi valikud jäävad meelde – järgmise pildistamise juures on eelmised valikud eeltäidetud.

Nupuga Saada esitatakse dokument. Katkesta loobub esitamisest, Kustuta eemaldab pildi.

Nimekirjas „Üles laaditud dokumendid“ kuvatakse iga dokumendi kohta hankija, summa, kuupäev ja kommentaar.

• Töötlemisel – pilt on AI töötluses; andmed kuvatakse pärast töötlemise lõppu
• Viga üleslaadimisel – pilti ei õnnestunud töödelda

Kui pilti ei õnnestu kohe ära saata (nt aeglane internetiühendus), hoitakse üles laaditud pilte seadme vahemälus ja saatmist proovitakse automaatselt uuesti. Seni kuvatakse neid dokumente staatusega „töötlemisel“.

Tšekki saab MyDirectos muuta või kustutada seni, kuni dokumentide transpordis pole kirjest järgdokumenti (kulutust või ostuarvet) loodud.

Kui muutmine on võimalik, muudetakse tehtud muudatustega automaatselt ka kirjet dokumentide transpordi registris. Kui pildistatud tšekki enam muuta ei saa, siis muutmise (pliiatsi) nuppu selle tšeki juures nimekirjas ei kuvata.

Kui pilt MyDirectos kustutatakse, kustub kirje dokumentide transpordi registrist alles siis, kui kustutamise tagasivõtmine (undo) pole MyDirectost enam võimalik.

Kui kaua säiluvad???

Iga esitatud dokument tekib Directo dokumentide transpordi registrisse (tüüp my-expense Kulutus). Kirjel on näha esitaja, periood (sisenddokumendi nr, nt „Juuli2026“), dokumendi kuupäev, valitud makseviis, summa ja kommentaar.

Dokumentide transpordis tehakse dokumendi pildist e-arve ning kirjest saab luua kulutuse või ostuarve. Kui dokument on loodud, kuvatakse kirjel dokumendi tüüp ja number (tulpades Dokument ja Dok nr).

Kulutšekist saab luua kulutuse või ostuarve.

Kui kulutšekist luuakse ostuarve, siis see kulu EI kajastu kulutaja aruannetes („Kulutaja aruanne“, „Kulutaja perioodiline väljavõte“) ning ka kulutajale Väljamaksu dokumendiga raha välja maksmisel ei näita väljamaksu saldo ostuarvest tekkinud kulu saldot. Ostuarvet tasub kasutada ainult siis, kui kulu ei peagi kulutaja arvestusse minema (vt alampeatükk Ostuarve).

Iga tšekk on dokumentide transpordis eraldi kirje. Kui kirjest luuakse kulutus, täituvad kulutuse andmed automaatselt: kuupäev, kulutaja, T-ting (MyDirectos valitud makseviis) ning read tšeki andmetega.

Sama kulutaja tšekid koonduvad ühele kulutusele (sh manused). Kui järgmisest dok. transpordi kirjest luuakse kulutus, millel on sama kulutaja, sama periood ja sama makseviis, siis uut kulutuse dokumenti ei looda – selle tšeki read lisatakse olemasoleva kulutuse ridadele juurde. Nii tekib ühe kulutaja, perioodi ja makseviisi kohta üks kulutuse dokument, kus kõik selle perioodi tšekid on ridadena koos.

Read täituvad tšeki ridade kaupa. Kuna tšekist on dokumentide transpordis tehtud e-arve, kanduvad kulutusele kõik tšeki read ükshaaval – iga tšeki rida saab kulutusel oma rea. Tšeki kohta EI teki ühte koondrida.

Kulutuse rea ja päise 'Aeg' reegel

• Kulutuse rea 'Aeg' täidetakse alati tšeki kuupäevaga, sõltumata sellest, kas see jääb valitud kuluperioodi sisse või mitte.

• Kulutuse päise 'Aeg' saab väärtuseks ridade hiliseima kuupäeva, kusjuures perioodist välja jääva tšeki puhul arvestatakse selle kuupäeva asemel kuluperioodi lõppkuupäeva. Nii kehtib sama loogika nii üksiku tšeki kui ka mitme tšeki koondamise puhul:
  • kui kõik tšekid jäävad valitud perioodi sisse, on päise 'Aeg' hiliseima tšeki kuupäev,
  • kui aga mõni tšekk jääb perioodist välja, siis kuluperioodi lõppkuupäev.

Uus väli kulutusel: 'T-ting' Kulutuse dokumendile lisandub väli T-ting, kuhu saab valida kirje tasumistingimuste registrist – valikus kuvatakse ainult tasumistingimusi, mille kaardil on MyDirecto = Jah. Kui töötaja pildistab tšeki MyDirectos, valib ta pildistamise vaates makseviisi (Directos = T-ting) ja see valik kantakse automaatselt loodava kulutuse T-ting väljale.

Osa ettevõtteid loob ettevõtte maksevahenditega tasutud kulutšeki kohta hoopis ostuarve, sest nad ei soovi, et kulu läheks kulutaja arvestusse. Näiteks kajastatakse firma deebetkaardiga tehtud ja pangast maha läinud ostud hankija ettemaksuna ning tšeki kohta loodud ostuarve pannakse ettemaksuga tasaarveldades tasutuks.

Näide kahest töövoost, kui töötaja kasutab ostudeks ettevõtte deebetkaarti:

Töövoog 1: Väljamaks + Kulutus → kulutaja saldo 0.00 (soovituslik töövoog – kulutaja lõikes on näha, kellel on esitamata tšekke)

1. Töötaja teeb ostu firma deebetkaardiga. Pangast läheb kaardimakse maha – selle kohta koostatakse kulutajale Väljamaks (pangareegel deebetkaardi numbri järgi).
2. Töötaja esitab kulutšeki – koostatakse Kulutus. Kuna töötajale selle eest tasuda ei tule, näitab kulutaja saldo õiget seisu: 0.00.
3. Kui töötaja esitab lisaks isiklike vahenditega tasutud kulutšeki, on see samuti kulutusena kirjas, kulutaja saldos üleval ja tasutakse töötajale.

Töövoog 2: Ettemaks hankijale + Ostuarve → kulutajat ei puuduta

1. Töötaja teeb ostu firma deebetkaardiga. Pangast läheb kaardimakse maha – koostatakse Tasumine, tekib ettemaks hankijale.
2. Töötaja esitab kulutšeki – koostatakse Ostuarve tasumistingimusega „DBT krt“ ja ostuarvele tehakse ettemaksuga tasaarveldav tasumine.
3. Isiklike vahenditega tasutud kulutšekid käivad endiselt kulutuse kaudu: need on kulutaja saldos üleval ja tasutakse töötajale.

Süsteem loeb tšekilt andmed automaatselt, kuid kuna tšekkide ülesehitus on väga erinev, ei pruugi ridade summad ja käibemaks e-arve XML-is alati õigesti tekkida. Seetõttu tuleb summad enne Kulutuse või Ostuarve kinnitamist alati üle kontrollida.

Miks nii võib juhtuda?

Tšekkidel puudub ühtne standard ja need erinevad üksteisest oluliselt:

• Osadel tšekkidel on ridade summad käibemaksuta, osadel koos käibemaksuga. Kui rea summa sisaldab tegelikult käibemaksu, võib see dokumendile jõuda netosummana ning käibemaks arvutatakse ekslikult veel otsa.
• Ühel tšekil võib olla mitu käibemaksumäära (nt 24% ja 13%), mille automaatne ridadele jagamine ei ole alati üheselt võimalik.
• Pildi kvaliteet mõjutab tuvastust. Kortsus, kahvatu või viltuse nurga alt pildistatud tšekilt võivad numbrid tuvastuda valesti.
• Ümardamine. Sendised ümardusvahed ridade ja tšeki lõppsumma vahel on tavalised ning võivad vajada käsitsi korrigeerimist.

Enne dokumendi kinnitamist veendu, et:

1. Dokumendi kogusumma võrdub tšekil oleva summaga Kokku.
2. Käibemaksu summa vastab tšeki kokkuvõttes näidatud käibemaksule (tšekil tavaliselt eraldi real, nt „KM 24%“).
3. Ridade netosummad kokku annavad tšeki netosumma. Kui rea summa tundub liiga suur (võrdub tšekil näidatud koos käibemaksuga summaga), on rea summa vaja käsitsi parandada.
4. Käibemaksumäär on igal real õige.

Selles peatükis kirjeldatud funktsionaalsus on plaanis, kuid ei ole veel kasutusel.

Sama tšekk ei tohi jõuda raamatupidamisse kaks korda. Kontroll tehakse juba MyDirectos – enne, kui dokument Directosse liigub. Nii ei pea raamatupidaja duplikaate tagantjärele otsima ja kustutama, sest ainus, kes kindlalt teab, kas tegemist on duplikaadi või kahe eraldi ostuga, on kulutaja ise.

Kontroll töötab kahel tasemel:

• Sama pilt – kui esitatakse täpselt sama pildifail uuesti (nt topeltklikk või katkenud ühenduse järel kordussaatmine), blokeerib süsteem selle kohe. Topeltkirjeid ei teki ja kasutaja ei pea midagi tegema.
• Sarnane tšekk – kui uue tšeki andmed langevad kokku varem esitatuga (sama hankija ja tšeki number, või sama hankija, summa ja kuupäev), saab kirje nimekirjas kollase staatuse „Võimalik duplikaat“ ega liigu Directosse enne, kui kulutaja on otsustanud.

Kollase staatusega kirje avamisel näeb kulutaja mõlemat tšekki kõrvuti ja valib:

• Saada – tegemist on siiski uue tšekiga (nt kaks ühesugust ostu samal päeval); dokument liigub Directosse tavapäraselt
• Kustuta – tegemist oli sama tšekiga; duplikaat kustutatakse

Süsteem ise kunagi tšekki ei kustuta – kahtluse korral küsitakse alati kulutaja kinnitust.

Uurida, kas on vajadust..

Kulutaja tahab teada, kui suur on tema esitatud tšekkide summa kokku – näiteks selleks, et võrrelda seda pangakontole laekuva hüvitisega.

MyDirecto nimekirja lisanduvad filtrid:

• Periood – millisesse kuusse tšekid kuuluvad
• Hankija – nimi ja registrikood
• Makseviis – isiklik raha või ettevõtte maksevahend

Filtreeritud tšekkide summa liidetakse kokku. Makseviisi filter on oluline, sest hüvitamisele kuuluvad ainult isiklikust rahast tasutud tšekid – nii saab kulutaja välja filtreerida täpselt selle summa, mida ta oma pangakontole laekumas ootab.

Uurida, kas on vajadust..

Näide: Töötaja soetas 20.01.2025 kontoritarbeid kogusummas 100 USD. Real kuvab kursi kulutuse sisestamise kuupäevaga (päises väli „aeg“). Väljal Summa-T sisestatakse kulutaja poolt tegelikult makstud summa ehk kui palju maksis töötaja kulutuse tegemise hetkel kehtinud kursiga.

Idee:

Täna loob kasutaja dokumentide transpordi kirjelt kulutuse või ostuarve käsitsi. Edaspidi saab selle sammu automatiseerida: uus seadistus Süsteemi seadistused > MyDirecto kuludokumendist luuakse automaatselt määrab, mis esitatud tšekist edasi saab.

Valikud:

• tühi (vaikimisi) – dokumenti automaatselt ei looda; kasutaja loob dokumentide transpordi kirjelt dokumendi ise ja valib sobiva dokumendi tüübi
• kulutus – igast esitatud tšekist luuakse automaatselt kulutuse dokument
• ostuarve – igast esitatud tšekist luuakse automaatselt ostuarve

Mõlemal juhul täitub dokument MyDirectos tehtud valikute põhjal: kulutuse tüüp annab konto ja KM-koodi, makseviis annab tasumistingimuse. Ostuarve puhul annab tasumistingimuse tüüp signaali, et tegemist on kulutus-ostuarvega (vt järgmine peatükk).