Kõigil uue süsteemiga dokumentidel on nüüd uus olek: „mustand“. Uut dokumenti luues või salvestatud dokumenti muutes ei muudeta enam dokumenti otse, vaid sellest luuakse mustand ning muudatused lisanduvad mustandile. Mustandit saad rahulikult muuta, kartmata, et see originaaldokumenti mõjutab või kusagil mingeid muid tagajärgi kaasa toob.

VAATA MUSTANDI TOIMIMISE NIPIVIDEOT:

Mustandiga on seotud neli nuppu vaate tööriistaribal:

• Salvesta - kannab kõik mustandile tehtud muudatused originaaldokumendile.
• Kinnita - kannab kõik mustandile tehtud muudatused originaaldokumendile ja dokument kinnitub.
• Kopeeri - loob vastavalt kas mustandist või originaaldokumendist koopia, kirjutab üle uue dokumendi mustandi.
• Jäta - hülgab kõik mustandile tehtud muudatused, kustutab mustandi ning kuvatakse taaskord originaaldokumenti.
• Kustuta - kustutab jäädavalt nii originaaldokumendi kui ka sellega seotud mustandi.

Dokumendi hetkeseisu näitab üleval vasakul nurgas dokumendi nime järel olev silt, mille väärtused on vastavalt:

• Uus - luuakse uut dokumenti ja muudetakse uue dokumendi mustandit

• Mustand - muudetakse dokumendi mustandit. Kollast silti täiendab dokumendi vasakus ääres olev kollane lint.

• Salvestatud - dokument on salvestatud, dokumendi väljade muutmisel luuakse automaatselt mustand.

• Kinnitatud - dokument on kinnitatud ehk lõplik. Osad väljad võivad olla muudetavad lihtõigusega, osad eriõigusega.

Ühest dokumendist saab hetkel olla korraga ainult üks mustand. Kui kasutaja dokumenti parajasti muudab ja on sellest mustandi loonud, ei saa teised samal ajal ise antud dokumenti muuta. Kui aga on vajadus seda siiski teha, saab teiselt kasutajalt mustandi üle võtta. Kui on avatud dokument, millel juba eksisteerib kellegi teise mustand, avaneb dokumendi paremal üleval mustandi ülevõtmiseks teavitus koos ülevõtmise nupuga. Pärast mustandi ülevõtmist ei saa mustandi algne omanik seda enam muuta.

Ükskõik millised muudatused mustandil salvestuvad andmebaasi automaatselt ehk pärast väljade muutmist võib akna rahumeeli kinni panna ning hiljem uuesti avada ning mustandile tehtud muudatused on alles. „Salvesta“ nuppu pole vaja vajutada, seda peab vajutama ainult siis, kui soovitakse mustandile tehtud muudatused kanda originaaldokumendile.