et:e-arvete_keskus
Erinevused
Siin näed erinevusi valitud versiooni ja hetkel kehtiva lehekülje vahel.
| Both sides previous revision Previous revision Next revision | Previous revision Next revision Both sides next revision | ||
|
et:e-arvete_keskus [2015/08/13 10:47] triin |
et:e-arvete_keskus [2019/03/20 00:12] ott |
||
|---|---|---|---|
| Rida 1: | Rida 1: | ||
| - | ====== Directo ja Eesti E-arvete Keskuse liidestamine ====== | + | ====== Directo ja Omniva arvekeskuse (endine EAK ehk Eesti E-arvete Keskus) liidestamine ====== |
| - | Käesolev dokument kirjeldab Directo ja Eesti E-arvete Keskuse poolt pakutava dokumendivahetuskeskkonna koostööd ja häälestamist. Directo toetab nii müügiarvete saatmist läbi nimetatud keskkonna kui ka vastuvõtmist ja ostuarveks või laosissetulekus muutmist. | + | Käesolev dokument kirjeldab Directo ja Omniva poolt pakutava dokumendivahetuskeskkonna koostööd ja häälestamist. Directo toetab nii müügiarvete saatmist läbi nimetatud keskkonna kui ka vastuvõtmist ja ostuarveks või laosissetulekus muutmist. |
| - | Eesti E-arvete Keskuse kohta saab infot www.arvekeskus.ee | + | Omniva Arvekeskuse kohta saab info siit https://www.omniva.ee/ari/arve/kuidas_toimib#ostuarved |
| ===== Definitsioonid ===== | ===== Definitsioonid ===== | ||
| Rida 10: | Rida 10: | ||
| ===== Üldine häälestamine ===== | ===== Üldine häälestamine ===== | ||
| - | Directo ja EAK liidestamise eelduseks on toimiv konto EAK portaalis ja EAK poolt väljastatud internetiaadress ja turvakood majandustarkvara jaoks. | + | Directo ja EAK liidestamise eelduseks on toimiv konto EAK portaalis ja EAK poolt väljastatud internetiaadress ja turvakood majandustarkvara jaoks. Viimased saab kopeerida EAK portaalist alajaotusest Üldinfo>Seaded>Andmevahetus ERPga: |
| - | * EAK poolt saadud internetiaadressi ja turvakoodi pead sisestama Directo **Üldistesse seadistustesse**. Mine ''Üldine > Seadistused > Üldised seadistused''. Leia **Müügireskontro seadistuste** grupi alt „EAK link e-arvete jaoks“ ja „EAK turvakood e-arvete jaoks“ ning täida need väljad. | + | {{:et:ott20170207-114750.png}} |
| + | |||
| + | :!: Tähtis on ka lisada linnuke ERPi juurdepääs lubatud | ||
| + | |||
| + | {{:et:ott20170207-114951.png}} | ||
| + | |||
| + | * EAK poolt saadud internetiaadressi ja turvakoodi pead sisestama Directo **Üldistesse seadistustesse**. Mine ''Üldine > Seadistused > Süsteemisedistused''. Leia **Müügireskontro seadistuste** grupi alt „EAK link e-arvete jaoks“ ja „EAK turvakood e-arvete jaoks“ ning täida need väljad. | ||
| Seadistuste leidmiseks võid kasutada filtrit EAK nagu pildil näha: | Seadistuste leidmiseks võid kasutada filtrit EAK nagu pildil näha: | ||
| - | {{ :et:eak1.png |}} | + | {{:et:ott20170308-135213.png}} |
| * Kontrollige üle ka järgnevad määrangud **Üldiste seadistuste** grupi alt: | * Kontrollige üle ka järgnevad määrangud **Üldiste seadistuste** grupi alt: | ||
| Rida 27: | Rida 33: | ||
| {{ :et:eak2.png |}} | {{ :et:eak2.png |}} | ||
| - | * Seadistage samal lehel seadistuste grupp **Transport** järgnevalt: | + | ====Addressi väljade seadistus==== |
| - | * Transpordi arveldusarve = arvelduskonto, mis edastatakse EAK-i kui Teie ettevõtte arvelduskonto. Sellele väljale tuleb sisestada AINUT arvelduskonto number tühikuteta ja muude lisanditeta; | + | Directos saab kliendikaardi aadressi välju seadistada vastavalt kasutaja soovile - kasutada on 3 rida. |
| - | * Transpordi viitenumber = määrab milline viitenumber saadetavale arvele antakse. Variandid on 0= ei saadeta viitenumbrit; 1= kliendipõhine (kliendikaardilt); 2=arvepõhine (igal arvel erinev); | + | Süsteemiseadistuste all filtreerida **aadress** järgi: |
| - | * Vaikimisi kasutaja = kasutaja kood, mis määratakse sisse imporditavale eArvele (ostuarve) automaatselt väljale Kasutaja. Selle seade täitmine ei ole kohustuslik. Kasutaja võib määrata ka igale imporditud eArvele käsitsi; | + | {{:et:ott20170308-135329.png}} |
| - | * Vaikimisi objekt = objekti kood, mis määratakse sisse imporditavale eArvele (ostuarve) automaatselt väljale Objekt. Selle seade täitmine ei ole kohustuslik. Objekti võib vajadusel määrata ka igale imporditud eArvele käsitsi; | + | |
| - | * Vaikimisi projekt = projekti kood, mis määratakse sisse imporditavale eArvele (ostuarve) automaatselt väljale Projekt. Selle seade täitmine ei ole kohustuslik. Projekti võib vajadusel määrata ka igale imporditud eArvele käsitsi; | + | **Aadress 1. nimi**, **Aadress 2. nimi** ja **Aadress 3. nimi** määravad nimetuse aadressi väljale, mis kuvatakse kliendikaardile ja ka arvele ja muudele dokumentidele. Et süsteem teaks kuidas eristada aadressi eri osi, näiteks posti indeksit, on eraldi seadistus **Kliendi aadressi väljade järjekord** |
| - | * Vaikimisi seeria = numbriseeria, mis omistatakse imporditavale ostuarvele vaikimisi. Impordijärgselt saab seda vajadusel vahetada ostuarve peal. Selle seadistuse täitmine on kohustuslik muidu ei suuda programm imporditud eArvetest ostuarveid luua. | + | See defineerib kuidas andmed aadressi väljadel asetsevad. Sama seadistus määrab ka uue kliendikaardi loomisel registrist defineeritud aadressi info täitmise. e-arve aadressi väljade sisu ehitatakse vastavalt siin määratud seadistustele. Viimased kaks valikut siin määravad olukorra, kus Linn (5.valik) või Indeks (6.valik) on kolmandal real. |
| - | {{ :et:eak3.png |}} | + | |
| + | :!: sama seadistust võetakse arvesse ka firma enda aadressi edastamisel, seega peaks ka siin olema andmed samas järjekorras | ||
| + | |||
| + | * Seadistage samal süsteemiseadistuste lehel grupp **Transport** järgnevalt: | ||
| + | * **Transpordi arveldusarve** = arvelduskonto (IBAN), mis edastatakse EAK-i kui Teie ettevõtte arvelduskonto. Sellele väljale tuleb sisestada AINULT arvelduskonto (IBAN) number tühikuteta ja muude lisanditeta; | ||
| + | * **Transpordi viitenumber** = määrab milline viitenumber saadetavale arvele antakse. Variandid on 0= ei saadeta viitenumbrit; 1= kliendipõhine (kliendikaardilt); 2=arvepõhine (igal arvel erinev); | ||
| + | * **Vaikimisi kasutaja** = kasutaja kood, mis määratakse sisse imporditavale eArvele (ostuarve) automaatselt väljale Kasutaja. Selle seade täitmine ei ole kohustuslik, kuid kui on soov automaatselt ostuarveid luua siis peab see olema täidetud (loe ka [[et:e-arvete_keskus#dokumentide_automaatne_loomine|siit]]. Kasutaja võib määrata ka igale imporditud eArvele käsitsi; | ||
| + | * **Vaikimisi objekt** = objekti kood, mis määratakse sisse imporditavale eArvele (ostuarve) automaatselt väljale Objekt. Selle seade täitmine ei ole kohustuslik. Objekti võib vajadusel määrata ka igale imporditud eArvele käsitsi; | ||
| + | * **Vaikimisi projekt** = projekti kood, mis määratakse sisse imporditavale eArvele (ostuarve) automaatselt väljale Projekt. Selle seade täitmine ei ole kohustuslik. Projekti võib vajadusel määrata ka igale imporditud eArvele käsitsi; | ||
| + | * **Vaikimisi seeria** = numbriseeria, mis omistatakse imporditavale ostuarvele vaikimisi. Impordijärgselt saab seda vajadusel vahetada ostuarve peal. Kui siin seeriat täidetud pole, üritatakse seeria tuvastada loomise aja järgi. | ||
| Kõiki eelnimetatud andmeid kasutatakse eArve loomisel ja edastatakse koos muu infoga eArve saajale (Klient). Seetõttu on oluline, et need ka tõesed oleks. | Kõiki eelnimetatud andmeid kasutatakse eArve loomisel ja edastatakse koos muu infoga eArve saajale (Klient). Seetõttu on oluline, et need ka tõesed oleks. | ||
| Rida 40: | Rida 55: | ||
| ===== E-arvete saatmine ===== | ===== E-arvete saatmine ===== | ||
| ==== Seadistamine ==== | ==== Seadistamine ==== | ||
| + | |||
| Mugavaks arvete edastamiseks EAK kaudu tuleb **Kliendi kaardil** teha mõningad häälestused ja täita vajalikud väljad. | Mugavaks arvete edastamiseks EAK kaudu tuleb **Kliendi kaardil** teha mõningad häälestused ja täita vajalikud väljad. | ||
| Rida 45: | Rida 61: | ||
| * Nimi (kohustuslik) | * Nimi (kohustuslik) | ||
| * Reg.nr. (kohustuslik) | * Reg.nr. (kohustuslik) | ||
| - | * Tänav, Linn, Indeks (tuleb täita samas järjekorras. Vt. pilti) | + | * Tänav, Linn, Indeks (tuleb täita vastavalt nii, nagu süsteemiseadistustes **Kliendi aadressi väljade järjekord** määratud on) |
| * A/a (kliendi arvelduskonto, kui arvet soovitakse edastada ka internetipanka) | * A/a (kliendi arvelduskonto, kui arvet soovitakse edastada ka internetipanka) | ||
| Rida 63: | Rida 79: | ||
| Kui olete tellinud EAK-st antud kliendile ka arve postiga edastamise, siis valitud aadress trükitakse ümbrikule. | Kui olete tellinud EAK-st antud kliendile ka arve postiga edastamise, siis valitud aadress trükitakse ümbrikule. | ||
| - | |||
| - | Aadress arve aadressi väljadelt edastatakse järgnevalt: | ||
| - | 1. rida: Tänav, maja | ||
| - | 2. rida: Asula, omavalitsusüksus, maakond | ||
| - | 3. rida: Indeks | ||
| - | Sihtriik: Riik | ||
| - | |||
| - | **NB! Oluline, et indeks oleks just kolmandal aadressi real. Sellelt realt võtab E-arve formaat vastu ainult 10 sümbolit. Seetõttu ei ole mõtet sinna tänava ega asula infot sisestada. Vt. pilt allpool.** | ||
| - | |||
| - | Aadress arve Lähetusaadressi väljadelt edastatakse järgnevalt: | ||
| - | 1. rida: ei edastata | ||
| - | 2. rida: Tänav, maja | ||
| - | 3. rida: Asula, omavalitsusüksus, maakond, indeks | ||
| - | 4. rida: Riik | ||
| - | |||
| - | Indeksivälja eraldiseisvana ei ole ja ei edastata. Seetõttu tuleb indeks paigutada väljadele 2.-4. | ||
| Vt. pilt: | Vt. pilt: | ||
| - | {{ :et:eak7.png |}} | + | {{:et:ott20170308-140609.png}} |
| ==== E-arvete saatmine ==== | ==== E-arvete saatmine ==== | ||
| Rida 123: | Rida 123: | ||
| {{ :et:eak12.png |}} | {{ :et:eak12.png |}} | ||
| - | ===== E-arvete import ===== | + | ====== E-arvete import ====== |
| - | E-arvete Keskuse kaudu on võimalik ostuarveid ja sissetulekuid ka mugavalt vastu võtta. Saabunud dokumendid ilmuvad ''Üldine > Dokumendid > Dokumentide transport'' alla. Vastuvõtmiseks vajalikud seadistused kattuvad saatmise seadistustega (vt punkt Üldine häälestamine). Lisaks neile on oluline, et hankija kaartidel oleksid reg nr täidetud, mille järgi programm saabunud ostuarve hankijaga seob. Hetkel veel puuduvaid hankijaid automaatselt süsteemi ei looda, kuid selline arendus on tulevikus plaanis. | + | Nii [[https://www.omniva.ee/ari/arvekeskus|Omniva]], RIKi kui ka näiteks [[https://fitek.ee/|Fiteki]] (endine Opus Capita; endine Itella), aga ka [[https://telema.com/|Telema]] kui ka [[https://envoice.eu/et/|Envoice ]] e-arve liidesed võimaldavad Directos ostuarveid (või sissetulekuid) ka mugavalt vastu võtta. Saabunud dokumendid ilmuvad ''Üldine > Dokumendid > Dokumentide transport'' alla. Vastuvõtmiseks vajalikud seadistused kattuvad saatmise seadistustega. Lisaks neile on oluline, et hankija kaartidel oleksid reg nr täidetud, mille järgi programm saabunud ostuarve hankijaga seob. |
| - | Saabunud dokumentide loetelu: | + | ===== Uue hankija automaatne loomine ===== |
| + | Kui dokumendi loomise käigus ei leita sobivat hankijat (reg.numbri, km.reg numbri, nime, ja arveldusarve järgi tuvastamine ei õnnestu), pakutakse välja järgmine vaba hankija kood (või reg. number, kui süsteemiseadistustes on määratud uue hankija koodiks tulema reg. number). {{:et:ott20170606-110721.png}} | ||
| + | |||
| + | Soovi korral saab siia asetada (olemasoleva) hankija koodi, kui on soov luua dokument olemasoleva hankijaga (hankija oli näiteks süsteemis olemas, kuid ei tuvastatud mingil põhjusel). Pakutud hankija koodi võib ka muuta mingiks muuks endale sobivaks uue loodava hankija koodiks. Kui sisestatud kood on aga olemas, siis mõistagi luuakse hoopis dokument selle koodiga hankijaga. | ||
| + | |||
| + | =====Teavitus===== | ||
| + | Sisenenud ostuarve Directosse jõudmise kohta saab määrata teavitus-emaili, kuhu saadetakse kiri kohe, kui dokument süsteemi jõuab. Selleks on kaks võimalust: | ||
| + | - Süsteemiseadistus ''Siseneva e-arve (Dokumentide transport) teavitus e-mail'' | ||
| + | - Hankija kaart: ''Transport>Teavitus e-mail sissetulnud dokumendi puhul'' | ||
| + | Kui täidetud on punkt 2. siis saadetakse teavitus siin määratud meilile, kui ei, siis süteemiseadistustesse määratud meilile. | ||
| + | Kui on seadistatud **Dokumentide automaatne loomine**, saabub teavitus juba konkreetse loodud dokumendi (ostuarve või sissetuleku) viitega. Kui automaatset loomist ei teostata (dokumendid jäävad loomisootele ''Dokumentide transpordi'' alla), saabub teavitus viitega konkreetsele transpordi kirjele. | ||
| + | |||
| + | :!: Automaatse dokumentide loomise puhul ebaõnnestunud kirjete loomise kohta teavitust ei saadeta (näiteks kui hankija süsteemis puudub). Seega tuleks aeg-ajalt käia kontrollimas, kas on nö "õhus" kirjeid, mis on vigased, ning siis sekkuda käsitsi - luua hankija ning määrata järgmine sisenenud dokument sellelt hankijalt juba automaatselt loodama. | ||
| + | |||
| + | =====Saabunud dokumentide loetelu===== | ||
| {{ :et:eak13.png |}} | {{ :et:eak13.png |}} | ||
| * Numbrile klikates avaneb saabunud dokument, kus on võimalik valida, kas genereeritakse ostuarve või sissetulek. Lisaks kuvatakse dokumendi sisu ning ka PDF formaat, mis liigub ostuarve või sissetuleku manuseks. | * Numbrile klikates avaneb saabunud dokument, kus on võimalik valida, kas genereeritakse ostuarve või sissetulek. Lisaks kuvatakse dokumendi sisu ning ka PDF formaat, mis liigub ostuarve või sissetuleku manuseks. | ||
| - | * Tüüp näitab,millisest kanalist on dokument sisse tulnud | + | * **Tüüp** näitab,millisest kanalist on dokument sisse tulnud |
| - | * Firma | + | * **Firma** |
| - | * Sisend dok nr | + | * **Sisend dok nr** |
| - | * Dok kuupäev | + | * **Dok kuupäev** |
| - | * Kellelt | + | * **Tas.aeg** - dokumendi tasumise tähtaeg |
| - | * Kellele | + | * **Kellelt** |
| - | * Loodud viitab kuupäevale, millal on dokument sisse tulnud. | + | * **Summa** |
| - | * Töödeldud näitab, kas sisse tulnud dokumendist on programmi juba vastav sissetulek või ostuarve genereeritud | + | * **Loodud** viitab kuupäevale, millal on dokument sisse tulnud. |
| - | * Töödeldi viitab kuupäevale, millal dokumendist ostuarve või sissetulek genereeriti | + | * **Töödeldud** näitab, kas sisse tulnud dokumendist on programmi juba vastav sissetulek või ostuarve genereeritud |
| - | * Staatus viitab tekkinud veale | + | * **Töödeldi** viitab kuupäevale, millal dokumendist ostuarve või sissetulek genereeriti |
| - | * Dokument näitab, mis liiki dokument genereeriti (ostuarve või sissetulek) | + | * **Staatus** viitab tekkinud veale |
| - | * Dok nr. näitab programmi loodud dokumendi numbrit. (see, millisesse seeriasse dokument luuakse on määratud süsteemiseadistuste alt vt punkt Üldine häälestamine) Dok nr klikates on võimalik dokument Directos avada | + | * **Dokument** näitab, mis liiki dokument genereeriti (ostuarve või sissetulek) |
| + | * **Dok nr.** näitab programmi loodud dokumendi numbrit. (see, millisesse seeriasse dokument luuakse on määratud süsteemiseadistuste alt vt punkt Üldine häälestamine) Dok nr klikates on võimalik dokument Directos avada | ||
| - | Saabunud dokumendi töötlemise vaheaken: | + | =====Saabunud dokumendi töötlemise vaheaken===== |
| {{ :et:eak14.png |}} | {{ :et:eak14.png |}} | ||
| - | Töödeldud dokument: | + | =====Töödeldud dokument===== |
| {{ :et:eak15.png |}} | {{ :et:eak15.png |}} | ||
| - | ==== Dokumentide automaatne loomine==== | + | =====Dokumentide automaatne loomine===== |
| - | Directos on võimalik peale panna seadistus, et ostuarve või sissetulek loodaks automaatselt. Selleks tuleks süsteemi seadistustesse ''ÜLDINE > Seadistused> Süsteemi seadistused'' lisada vaikimisi kasutaja (kelle alt tehakse): | + | Et ostuarve või sissetuleku dokument loodaks automaatselt, tuleks teha järgmist: |
| - | + | - Süsteemi seadistustesse ''ÜLDINE > Seadistused> Süsteemi seadistused> Transport'' määrata kasutaja kood seadistuseks ''Vaikimisi kasutaja'' - selle kasutaja alt luuakse dokument \\ :!: Tegemist peab olema reaalse kasutajate registris oleva kasutajaga, kellel on õigus dokumenti avada ja luua. | |
| - | {{ :et:ominva3.png |}} | + | - Hankija kaardil transpordi täpi alla tuleks lisada valik, kas luuakse ostuarve või sissetulek. {{ :et:omn.png |}} |
| - | + | ||
| - | Ning hankija kaardil transpordi täpi alla tuleks lisada valik, kas luuakse ostuarve või sissetulek. Kui ei soovita luua, tuleb dokumentide transpordi alt see rida sulgeda. | + | |
| - | {{ :et:omniva2.png |}} | + | :?: Kui ei soovita konkreetset kirjet luua, tuleb dokumentide transpordi alt see kirje sulgeda. |
