Erinevused

Siin näed erinevusi valitud versiooni ja hetkel kehtiva lehekülje vahel.

--- et:e-arvete_keskus [2015/07/30 15:37]
irina
+++ et:e-arvete_keskus [2021/02/15 17:15]
mer [Üldine häälestamine]
@@ Rida 1: / Rida 1: @@
-====== Directo ja Eesti E-arvete Keskuse liidestamine ======
+====== Directo ja Omniva arvekeskuse (endine EAK ehk Eesti E-arvete Keskus) liidestamine ======
-Käesolev dokument kirjeldab Directo ja Eesti E-arvete Keskuse poolt pakutava dokumendivahetuskeskkonna koostööd ja häälestamist. Directo toetab nii müügiarvete saatmist läbi nimetatud keskkonna kui ka vastuvõtmist ja ostuarveks või laosissetulekus muutmist.
+Käesolev dokument kirjeldab Directo ja Omniva poolt pakutava dokumendivahetuskeskkonna koostööd ja häälestamist. Directo toetab nii müügiarvete saatmist läbi nimetatud keskkonna kui ka vastuvõtmist ja ostuarveks või laosissetulekus muutmist.
-Eesti E-arvete Keskuse kohta saab infot [[www.arvekeskus.ee]]
+Omniva Arvekeskuse kohta saab info [[https://www.omniva.ee/ari/arvekeskus|siit]]
+Loe veel [[et:earve|e-arvetest üldisemalt]]
 ===== Definitsioonid =====
@@ Rida 10: / Rida 12: @@
 ===== Üldine häälestamine =====
-Directo ja EAK liidestamise eelduseks on toimiv konto EAK portaalis ja EAK poolt väljastatud internetiaadress ja turvakood majandustarkvara jaoks.
+Directo ja EAK liidestamise eelduseks on toimiv konto EAK portaalis ja EAK poolt väljastatud internetiaadress ja turvakood majandustarkvara jaoks. Viimased saab kopeerida EAK portaalist alajaotusest Üldinfo>Seaded>Andmevahetus ERPga:
-  * EAK poolt saadud internetiaadressi ja turvakoodi pead sisestama Directo **Üldistesse seadistustesse**. Mine ''Üldine > Seadistused > Üldised seadistused''. Leia **Müügireskontro seadistuste** grupi alt „EAK link e-arvete jaoks“ ja „EAK turvakood e-arvete jaoks“ ning täida need väljad.
+ {{:et:ott20170207-114750.png}}
+:!: Tähtis on ka lisada linnuke ERPi juurdepääs lubatud
+{{:et:ott20170207-114951.png}}
+  * EAK poolt saadud internetiaadressi ja turvakoodi pead sisestama Directo **Üldistesse seadistustesse**. Mine ''Seadistused > Süsteemiseadistused''. Leia **Müügireskontro seadistuste** grupi alt „EAK link e-arvete jaoks“ ja „EAK turvakood e-arvete jaoks“ ning täida need väljad.
 Seadistuste leidmiseks võid kasutada filtrit EAK nagu pildil näha:
-{{ :et:eak1.png |}}
+{{:et:ott20170308-135213.png}}
+Pildilolev EAK viimane andmevahetus Spetsiaali all on aeg koos kellaajaga, millest alates hakkavad uued dokumendid Omnivast dok.transpordi alla tekkima. Täita näiteks nii: 04.01.2021 23:37:30
+EAK kontoinfo kasutamine -> kui on jah, siis tekivad ostuarved Omnivast alles peale seda, kui need on saanud seal kinnituse.
+Spetsiaali sektsiooni saab paika sättida ainult Directo töötaja.
   * Kontrollige üle ka järgnevad määrangud **Üldiste seadistuste** grupi alt:
@@ Rida 27: / Rida 41: @@
 {{ :et:eak2.png |}}
-  * Seadistage samal lehel seadistuste grupp **Transport** järgnevalt:
+====Süsteemiseadistused, mis mõjutavad eArvet====
-    * Transpordi arveldusarve = arvelduskonto, mis edastatakse EAK-i kui Teie ettevõtte arvelduskonto. Sellele väljale tuleb sisestada AINUT arvelduskonto number tühikuteta ja muude lisanditeta;
+===Saatmisel - eArve XMLi ehitamisel===
-    * Transpordi viitenumber = määrab milline viitenumber saadetavale arvele antakse. Variandid on 0= ei saadeta viitenumbrit; 1= kliendipõhine (kliendikaardilt); 2=arvepõhine (igal arvel erinev);
+^Seadistus^Sisu^
-    * Vaikimisi kasutaja = kasutaja kood, mis määratakse sisse imporditavale eArvele (ostuarve) automaatselt väljale Kasutaja. Selle seade täitmine ei ole kohustuslik. Kasutaja võib määrata ka igale imporditud eArvele käsitsi;
+^Firma arveldusarve|Saatja arveldusarve|
-    * Vaikimisi objekt = objekti kood, mis määratakse sisse imporditavale eArvele (ostuarve) automaatselt väljale Objekt. Selle seade täitmine ei ole kohustuslik. Objekti võib vajadusel määrata ka igale imporditud eArvele käsitsi;
+^Firma reg. number|Saatja reg.number|
-    * Vaikimisi projekt = projekti kood, mis määratakse sisse imporditavale eArvele (ostuarve) automaatselt väljale Projekt. Selle seade täitmine ei ole kohustuslik. Projekti võib vajadusel määrata ka igale imporditud eArvele käsitsi;
+^Firma panga SWIFT|Saatja panga BIC tunnus|
-    * Vaikimisi seeria = numbriseeria, mis omistatakse imporditavale ostuarvele vaikimisi. Impordijärgselt saab seda vajadusel vahetada ostuarve peal. Selle seadistuse täitmine on kohustuslik muidu ei suuda programm imporditud eArvetest ostuarveid luua.
+^Transpordi arveldusarve|Kui täidetud, eelistakse siinset määrangut **Firma arveldusarve** seadistusele. Arvelduskonto (IBAN), mis edastatakse kui ettevõtte arvelduskonto. Sellele väljale tuleb sisestada AINULT arvelduskonto (IBAN) tühikuteta ja muude lisanditeta|
-{{ :et:eak3.png |}}
+^Transpordi viitenumber|Kui kasutusel on viitenumber, määrab milline viitenumber saadetavale arvele antakse. Variandid on **ei saadeta**, **kliendilt** - kliendikaardilt ja **arvelt** - arvepõhine (igal arvel erinev)|
+^Kliendi lisaväli, mis määrab e-arve kliendi reg. numbri|Kui kliendi reg peab eArvel erinema kliendikaardil defineeritust, saab seda muuta siin määratud kliendi lisavälja abil|
+^Kliendi lisaväli, mis määrab e-arve kliendi nime|Kui kliendi nimi peab eArvel erinema kliendikaardil defineeritust, saab seda muuta siin määratud kliendi lisavälja abil|
+^e-arve teenuse tunnuse (serviceId) alus|Invoice/@serviceId välja sisu alus|
+^e-arve tasuda välja alus (PaymentTotalSum)|InvoiceSumGroup/TotalToPay ja PaymentInfo/PaymentTotalSum väljade alus|
+^e-arvele ei genereerita peidetud ridu (read, kus rea RV ei võrdu rea NR)||
+^:?: Võimalus määrata vajadusepõhiselt sisu **SellerParty** ja **BuyerParty** väljale **DepId**||
+:!: Kõiki eelnimetatud andmeid kasutatakse eArve loomisel ja edastatakse koos arve infoga eArve saajale (Klient). Seetõttu on oluline, et need ka tõesed oleks.
-Kõiki eelnimetatud andmeid kasutatakse eArve loomisel ja edastatakse koos muu infoga eArve saajale (Klient). Seetõttu on oluline, et need ka tõesed oleks.
+===Vastuvõtmisel - Ostuarve/Sissetuleku loomisel===
+^Seadistus^Sisu^
+^Vaikimisi seeria|Numbriseeria, mis omistatakse imporditavale ostuarvele vaikimisi. Kui siin seeriat täidetud pole, üritatakse seeria tuvastada loomise aja järgi :?: **(1)**|
+^Vaikimisi kasutaja|Kasutaja kood, mis määratakse sisse imporditavale eArvele (ostuarve) automaatselt väljale Kasutaja. Selle seade täitmine ei ole kohustuslik, kuid kui on soov automaatselt ostuarveid luua siis peab see olema täidetud (loe ka [[#dokumentide_automaatne_loomine|siit]] :?: **(1) (2)**|
+^Vaikimisi objekt|objekti kood, mis määratakse sisse imporditavale eArvele (ostuarve) automaatselt väljale Objekt. Selle seade täitmine ei ole kohustuslik :?: **(1) (2)** |
+^Vaikimisi projekt|projekti kood, mis määratakse sisse imporditavale eArvele (ostuarve) automaatselt väljale Projekt. Selle seade täitmine ei ole kohustuslik :?: **(1) (2)** |
+^Dokumentide transpordi alt loodud ostuarve/sissetulek ei lase juba eksisteeriva hankija arve numbriga dokumenti uuesti luua||
+^e-arve põhjal ostuarve loomisel täidetakse ka jagatav summa||
+|:?: **(1)** Välja võib vajadusel määrata igale imporditud eArvele käsitsi. Lisaks on välja võimalik hankija kaardi Transport sakis määrta hankijapõhiselt||
+|:?: **(2)** Välja võib (ridadel) täita ka rakenduv hankija automaatika||
+====Aadressi väljade seadistus====
+Directos saab kliendikaardi aadressi välju seadistada vastavalt kasutaja soovile - kasutada on 3 rida.
+Süsteemiseadistuste all filtreerida **aadress** järgi:
+{{:et:ott20190328-003330.png}}
+**Aadress 1. nimi**, **Aadress 2. nimi** ja **Aadress 3. nimi** määravad nimetuse aadressi väljale, mis kuvatakse kliendikaardile ja ka arvele ja muudele dokumentidele. Et süsteem teaks, kuidas eristada aadressi eri osi (näiteks posti indeksit) on eraldi seadistus **Kliendi aadressi väljade järjekord** , mis defineerib kuidas andmed aadressi väljadel asetsevad. Sama seadistus määrab ka uue kliendikaardi loomisel registrist defineeritud aadressi info täitmise. e-arve aadressi väljade sisu ehitatakse vastavalt siin määratud seadistustele. Viimased kaks valikut siin määravad olukorra, kus Linn (5.valik) või Indeks (6.valik) on kolmandal real.
+:!: Seadistust võetakse arvesse ka firma enda aadressi edastamisel, seega peaks ka siin olema andmed samas järjekorras
 ===== E-arvete saatmine =====
 ==== Seadistamine ====
 Mugavaks arvete edastamiseks EAK kaudu tuleb **Kliendi kaardil** teha mõningad häälestused ja täita vajalikud väljad.
@@ Rida 45: / Rida 86: @@
     * Nimi (kohustuslik)
     * Reg.nr. (kohustuslik)
-    * Tänav, Linn, Indeks (tuleb täita samas järjekorras. Vt. pilti)
+    * Tänav, Linn, Indeks (tuleb täita vastavalt nii, nagu süsteemiseadistustes **Kliendi aadressi väljade järjekord** määratud on)
     * E-mail
     * A/a (kliendi arvelduskonto, kui arvet soovitakse edastada ka internetipanka)
@@ Rida 58: / Rida 99: @@
 {{ :et:eak5.png |}}
+Samalt lehelt saab määrata, milline aadress arvelt edastatakse EAK-i kui Kliendi postiaadress:
+{{ :et:eak6.png |}}
+Kui olete tellinud EAK-st antud kliendile ka arve postiga edastamise, siis valitud aadress trükitakse ümbrikule.
+Vt. pilt:
+{{:et:ott20170308-140609.png}}
+==== E-arvete saatmine ====
+  * Arved luuakse Directo tavapärase funktsionaalsuse abil.
+  * Arvet saab edastada EAK-sse:
+    * ühekaupa, arvel oleva vastava nupu ''Saada e-arve'' abil
+{{ :et:eak8.png |}}
+**NB! „Saada e-arve“ nupp ilmub arvele peale kinnitamist!**
+Vajutades seda nuppu võtab Directo ühendust EAK serveriga ning edastab arve. Ekraanile ilmub ka sellekohane teade. Arve edastamine võib võtta aega kuni minut, sest EAK server kontrollib reaalajas arve andmete vastavust kokkulepitud struktuurile. Vigaseid arveid ei võeta vastu ega jäeta ootele vaid info võimalike vigade kohta esitatakse kohe.
+    * mitmekaupa, läbi aruande „Arvete nimekiri“.
+Moodusta aruanne **„Arvete nimekiri“** tingimustega Kinnitatud=Kinnitatud, Edastuskanal=EAK ja perioodiga, mille arveid soovid läbi EAK edastada. Loomulikult võib ka muid tingimusi täiendavalt kasutada, kuid need võivad välistada vajalike arvete tekkimise saatenimekirja.
+Aruande moodustumise järel tekib sellele nupp: ''SAADA XML''. Vajutades seda edastatakse aruandes olevate arvete info EAK serverisse. Edastamine võib võtta aega, sest EAK server kontrollib reaalajas arve andmete vastavust kokkulepitud struktuurile. Vigaseid arveid ei võeta vastu ega jäeta ootele vaid info võimalike vigade kohta esitatakse kohe.
+{{ :et:eak9.png |}}
+  * Info, mis saadetakse E-arvet edastades vastaspoolele.
+    * **Arve päiselt:** Number, Kuupäev, Tähtaeg, Kliendi kood, Kliendi nimi, Kliendi KMKR, Nende esindaja, Kliendi e-mail, Kliendi telefon, Meie esindaja, Projekti kood, Lepingu kood, Kommentaar, Valuuta, Kokku summa, Käibemaksu summa, Tasuda summa, Arve saldo, Aadress (vt. Seadistamine), Viitenumber (vt. Seadistamine).
+    * **Arve ridadelt:** Artikli kood, Sisu, S/N, Ühik, Kogus, Hind, Ale %, Rea summa, Käibemaksu määr, Käibemaksu summa. Edastatakse ka read, kus on täidetud ainult Sisu.
+    * **Kliendi kaardilt:** EAK-edastusviis (vt. Seadistamine), Reg.kood, Arvelduskonto (vt. Seadistamine), Viitenumber (vt. Seadistamine).
+====PDF väljatrükk====
+  * e-arvega saadetakse kaasa ka PDF kujul trükitav dokument. Kaasa läheb vaikimisi väljatrükk, ehk siis see, mida Trüki nuppu vajutades kuvatakse.
+  * Vajadusel saab arvele vaikimis väljatrüki määrata. Sellisel juhul valitakse nii **Trüki** nupu vajutusel kui ka liidesses saatmisel siin määratud väljatrükk.{{:et:ott20190319-173204.png}}
+  * Vaikimisi väljatrüki võib määrata ka kliendikaardile, mis omakorda kandub automaatselt sellele kliendile loodud arvele. {{:et:ott20190319-173356.png}}
+==== Saatmise kontroll ja aruandlus ====
+Kui tekib küsimus, millised arved on EAK-i saadetud või saatmata, siis annab vastuse taas aruanne **„Arvete nimekiri“** . Samuti tuleb kasutada sama aruannet, kui soovitakse edastada ainult saatmata arveid, kuid pole täpselt teada millised arved need olema peaks. EAK-i edastatud või edastamata arved saab välja filtreerida aruande määranguga **„Väljund“**:
+  * „on EAK e-arve“ – ainult EAK-sse edastatud arved
+  * „pole EAK e-arve“ – ainult EAK-sse edastamata arved
+{{ :et:eak10.png |}}
+Kui moodustad aruande „Arvete nimekiri“ tingimustega Kinnitatud=Kinnitatud, Edastuskanal=EAK, Periood = uuritav periood ja Väljund = pole EAK e-arve, siis esitatakse arved, mis vastavad korraga järgmistele tingimustele:
+  * kliendil on EAK kanal vähemalt ühe valikuga (aruande tingimus Edastuskanal);
+  * On võimalik saata EAK-sse (aruande tingimus Kinnitatud);
+  * Arve aeg jääb valitud perioodi (aruande tingimus Periood);
+  * Pole veel saadetud EAK-sse (aruande tingimus Väljund).
+{{ :et:eak11.png |}}
+Kasutades aruande filtrit „Kasutaja“ ja selle kõrval olevat „Periood“ on võimalik aruanne moodustada saatja (programmi kasutaja) ja saatmise aja järgi.
+{{ :et:eak12.png |}}
+====== E-arvete import ======
+Nii [[https://www.omniva.ee/ari/arvekeskus|Omniva]], RIKi kui ka näiteks [[https://fitek.ee/|Fiteki]] (endine Opus Capita; endine Itella), aga ka [[https://telema.com/|Telema]] kui ka [[https://envoice.eu/et/|Envoice ]] e-arve liidesed võimaldavad Directos ostuarveid (või sissetulekuid) ka mugavalt vastu võtta. Saabunud dokumendid ilmuvad ''Üldine > Dokumendid > Dokumentide transport'' alla. Vastuvõtmiseks vajalikud seadistused kattuvad saatmise seadistustega. Lisaks neile on oluline, et hankija kaartidel oleksid reg nr täidetud, mille järgi programm saabunud ostuarve hankijaga seob.
+===== Uue hankija automaatne loomine =====
+Kui dokumendi loomise käigus ei leita sobivat hankijat (reg.numbri, km.reg numbri, nime,  ja arveldusarve järgi tuvastamine ei õnnestu), pakutakse välja järgmine vaba hankija kood (või reg. number, kui süsteemiseadistustes on määratud uue hankija koodiks tulema reg. number). {{:et:ott20170606-110721.png}}
+Soovi korral saab siia asetada (olemasoleva) hankija koodi, kui on soov luua dokument olemasoleva hankijaga (hankija oli näiteks süsteemis olemas, kuid ei tuvastatud mingil põhjusel). Pakutud hankija koodi võib ka muuta mingiks muuks endale sobivaks uue loodava hankija koodiks. Kui sisestatud kood on aga olemas, siis mõistagi luuakse hoopis dokument selle koodiga hankijaga.
+=====Teavitus=====
+Sisenenud ostuarve Directosse jõudmise kohta saab määrata teavitus-emaili, kuhu saadetakse kiri kohe, kui dokument süsteemi jõuab. Selleks on kaks võimalust:
+  - Süsteemiseadistus ''Siseneva e-arve (Dokumentide transport) teavitus e-mail''
+  - Hankija kaart: ''Transport>Teavitus e-mail sissetulnud dokumendi puhul''
+Kui täidetud on punkt 2. siis saadetakse teavitus siin määratud meilile, kui ei, siis süteemiseadistustesse määratud meilile.
+Kui on seadistatud **Dokumentide automaatne loomine**, saabub teavitus juba konkreetse loodud dokumendi (ostuarve või sissetuleku) viitega. Kui automaatset loomist ei teostata (dokumendid jäävad loomisootele ''Dokumentide transpordi'' alla), saabub teavitus viitega konkreetsele transpordi kirjele.
+:!: Automaatse dokumentide loomise puhul ebaõnnestunud kirjete loomise kohta teavitust ei saadeta (näiteks kui hankija süsteemis puudub). Seega tuleks aeg-ajalt käia kontrollimas, kas on nö "õhus" kirjeid, mis on vigased, ning siis sekkuda käsitsi - luua hankija ning määrata järgmine sisenenud dokument sellelt hankijalt juba automaatselt loodama.
+=====Saabunud dokumentide loetelu=====
+{{:et:ott20190328-162316.png}}
+  * Numbrile klikates avaneb saabunud dokument, kus on võimalik valida, kas genereeritakse ostuarve või sissetulek. Lisaks kuvatakse dokumendi sisu ning ka PDF formaat, mis liigub ostuarve või sissetuleku manuseks.
+  * **Tüüp** näitab,millisest kanalist on dokument sisse tulnud
+  * **Firma**
+  * **Sisend dok nr**
+  * **Dok kuupäev**
+  * **Tas.aeg** - dokumendi tasumise tähtaeg
+  * **Kellelt**
+  * **Summa**
+  * **Loodud** viitab kuupäevale, millal on dokument sisse tulnud.
+  * **Töödeldud** näitab, kas sisse tulnud dokumendist on programmi juba vastav sissetulek või ostuarve genereeritud
+  * **Töödeldi** viitab kuupäevale, millal dokumendist ostuarve või sissetulek genereeriti
+  * **Staatus** viitab tekkinud veale
+  * **Dokument** näitab, mis liiki dokument genereeriti (ostuarve või sissetulek)
+  * **Dok nr.** näitab programmi loodud dokumendi numbrit. (see, millisesse seeriasse dokument luuakse on määratud süsteemiseadistuste alt vt punkt Üldine häälestamine) Dok nr klikates on võimalik dokument Directos avada
+=====Saabunud dokumendi töötlemise vaheaken=====
+{{:et:ott20190328-162532.png}}
+  * **Ostuarve** - Loob ostuarve
+  * **Sissetulek** - Loob sissetuleku
+  * XML - Kuvab sisenenud eArve XML kujul
+  * **Määra suletuks** - Suleb kirje (automaatlooja ei ürita seda enam luua, nimekirjas on kirje mahatõmmatud)
+=====Dokumentide automaatne loomine=====
+Et ostuarve või sissetuleku dokument loodaks automaatselt, tuleks teha järgmist:
+  - Süsteemi seadistustesse ''Transport>Vaikimisi kasutaja'' määrata kasutaja kood - selle kasutaja alt luuakse dokument \\ :!: Tegemist peab olema reaalse kasutajate registris oleva kasutajaga, kellel on õigus dokumenti avada ja luua ning kellele on määratud salasõna. Lisaks peab kasutajal olema õigus Dokumentide Transpordi moodulile. Veendumaks eelmainitus, võiks selle kasutajaga enne seadistuse määramist sisse logida.
+  - Hankija kaardil transpordi saki all tuleks määrata, kas luuakse ostuarve, sissetulek või siis ei soovita üldse töödelda antud hankija dokumente {{:et:ott20190328-163024.png}}
+:?: Vaikimisi on valitud Ostuarve, seega kohe kui määratakse ''Vaikimisi kasutaja'' seadistus, hakatakse ostuarveid ka automaatselt looma.
+:?: Kui ei soovita konkreetset kirjet luua, tuleb dokumentide transpordi alt see kirje sulgeda või siis määrata hankija kaardil loodavaks dokumendiks **-**

Directo abi

Kasutaja tarvikud

Lehe tööriistad

Erinevused

Lehekülje tarvikud