et:dokumentide_transport
Erinevused
Siin näed erinevusi valitud versiooni ja hetkel kehtiva lehekülje vahel.
Both sides previous revisionPrevious revisionNext revision | Previous revisionNext revisionBoth sides next revision | ||
et:dokumentide_transport [2021/05/26 17:38] – [E-arve töötlemine] jane | et:dokumentide_transport [2021/05/27 09:57] – [Automaatne e-arvete kinnitamine] triin | ||
---|---|---|---|
Rida 1: | Rida 1: | ||
======= E-arvete transport Directosse ======= | ======= E-arvete transport Directosse ======= | ||
- | + | Käesoleva juhendi mõistes on e-arved masinloetavad | |
- | ====== E-arved ====== | + | |
- | Käesoleva juhendi mõistes on e-arved masinloetavad | + | |
E-arvete olemuse kohta saab lugeda siit: [[http:// | E-arvete olemuse kohta saab lugeda siit: [[http:// | ||
Rida 39: | Rida 37: | ||
E-arve töötlemiseks on vaja e-arve esmalt avada registrist **Dokumentide transport** klõpsates tulbas **Number** vastava e-arve registrinumbril. Avaneb e-arve info aken, kus on näha e-arve sisu välja loetuna xml-st (vasakul) kui ka e-arvega kaasa saadetud manuse eelvaade (paremal): | E-arve töötlemiseks on vaja e-arve esmalt avada registrist **Dokumentide transport** klõpsates tulbas **Number** vastava e-arve registrinumbril. Avaneb e-arve info aken, kus on näha e-arve sisu välja loetuna xml-st (vasakul) kui ka e-arvega kaasa saadetud manuse eelvaade (paremal): | ||
- | {{:et:egon20180214-081313.png}} | + | {{:et:jane: |
Akna päises on nupud e-arve töötlemiseks: | Akna päises on nupud e-arve töötlemiseks: | ||
Rida 45: | Rida 44: | ||
**Loo ostuarve**- loob e-arvest ostuarve. Toimingu tulemuse kohta ilmub aknasse tagasiside, koos dokumendi, mis loodi, numbriga: | **Loo ostuarve**- loob e-arvest ostuarve. Toimingu tulemuse kohta ilmub aknasse tagasiside, koos dokumendi, mis loodi, numbriga: | ||
- | {{: | ||
{{: | {{: | ||
Kui e-arve edastajat või tarnijat ei ole Directo hankijate registris (tuvastatakse registrikoodi, | Kui e-arve edastajat või tarnijat ei ole Directo hankijate registris (tuvastatakse registrikoodi, | ||
- | |||
{{: | {{: | ||
- | |||
Hankija ja ostuarve loomise jätkamiseks tuleb vajutada nuppu: **Tekita/ | Hankija ja ostuarve loomise jätkamiseks tuleb vajutada nuppu: **Tekita/ | ||
{{: | {{: | ||
- | {{: | + | |
**Loo sissetulek**- loob e-arvest laosissetuleku. Selle tegevuse kohta kehtib sama juhend kui nupu **Loo ostuarve** kohta; | **Loo sissetulek**- loob e-arvest laosissetuleku. Selle tegevuse kohta kehtib sama juhend kui nupu **Loo ostuarve** kohta; | ||
- | **Määra suletuks**- võimaldab saabunud e-arve nö sulgeda selliselt, et antud e-arvest ei saa luua Ostuarvet ega Laosissetulekut. See tegevus on juhuks, kui saabunud e-arvest ei soovita raamatupidamise dokumenti luua, aga sellegi poolest soovitakse e-arve töödelduks märkida. :!: Saabunud e-arveid ei saa kasutaja registrist Dokumentide transport kustutada! Suletuks märkimise tulemusena kaovad antud e-arve aknast nupud **Loo ostuarve** ja **Loo sissetulek** ja sellega ka võimalus luua järgdokumente: | + | **Määra suletuks**- võimaldab saabunud e-arve nö sulgeda selliselt, et antud e-arvest ei saa luua Ostuarvet ega Laosissetulekut. See tegevus on juhuks, kui saabunud e-arvest ei soovita raamatupidamise dokumenti luua, aga sellegi poolest soovitakse e-arve töödelduks märkida. :!: Saabunud e-arveid ei saa kasutaja registrist Dokumentide transport kustutada! Suletuks märkimise tulemusena kaovad antud e-arve aknast nupud **Loo ostuarve** ja **Loo sissetulek** ja sellega ka võimalus luua järgdokumente. |
- | + | ||
- | {{: | + | |
+ | {{: | ||
E-arve aknasse tekib nupp **Määra avatuks**, mis võimaldab antud kirje taas aktiveerida, | E-arve aknasse tekib nupp **Määra avatuks**, mis võimaldab antud kirje taas aktiveerida, | ||
**XML** - avab e-arve XML kujul, et luua näiteks sobivaid automaatikareegleid vastavalt XMLis esinevate rea kirjelduste ja artikli koodide põhjal | **XML** - avab e-arve XML kujul, et luua näiteks sobivaid automaatikareegleid vastavalt XMLis esinevate rea kirjelduste ja artikli koodide põhjal | ||
- | ==== Ostuarve ==== | + | ===== Ostuarve |
- | E-arvest loodud Ostuarve (ja ka Laosissetuleku) saab avada e-arve loomise toimingu tagasiside aknast klõpsates loodud dokumendi numbril: | + | E-arvest loodud Ostuarve (ja ka Laosissetuleku) saab avada e-arve loomise toimingu tagasiside aknast klõpsates loodud dokumendi numbril, registris Dokumentide transport DOK NR. veerus või ostuarvete registrist '' |
+ | Loodud ostuarve väljad on maksimaalselt eeltäidetud e-arve xml-s leiduva standardsete väljade infoga ning kasutajal on vaja teha minimaalset täiendusi ostuarve sisestamisel. Samuti on Ostuarvele lisatud e-arvega kaasas olnud manused (tüüpiliselt pdf-fail arve vaatega). E-arve hõlbus muutmine korralikult täidetud infoga Ostuarveks ongi e-arvete vastuvõtmise suurimaid eeliseid: | ||
+ | {{:et:jane:chrome_rcggbrarph.png|}} | ||
- | {{:et:egon20180214-085744.png}} | + | :!: Eesti e-arve standard lubab e-arve väljastajal kasutada ka nö väljade laiendusi edastamaks spetsiifilist infot. |
- | või registris Dokumentide transport vastavas veerus: | + | :!: Kui e-arvest loodud Ostuarve millegipärast ei vasta kasutaja ootustele (näiteks seadistused olid ebapiisavad), |
- | {{: | + | ==== E-arvest ostuarve loomise seadistused ==== |
+ | === Süsteemiseadistused === | ||
- | aga loomulikult ka Directo ostuarvete registrist | + | '' |
- | Loodud ostuarve väljad on maksimaalselt eeltäidetud | + | |
- | {{:et: | + | **Vaikimisi kasutaja**- kasutajakood, |
+ | **Dokumentide transpordi alt loodud ostuarve/ | ||
+ | **EAK e-arvete allalaadimine**- | ||
+ | **EAK manuste allatõmbamine**- valikud Jah/Ei. Võimaldab e-arvega saadetud lisamanuseid Directosse laadida. Standardselt on e-arvega kaasas üks manus- arve pilt mida seejuures ei loetagi e-arve mõistes manuseks. Kui Directo kliendi valitud e-arvete operaator võimaldab, siis võib olla e-arvega kaasas lisamanuseid (näiteks saateleht, akt vms.) ning valik ' | ||
+ | **Siseneva arve (invoice) faili pealt loodava sissetuleku artiklite ostuhinnad on alati nullid**- | ||
+ | **Vaikimisi objekt**-objekti kood, mis määratakse sisse imporditavale e-arvele (ostuarve) automaatselt väljale '' | ||
+ | **Vaikimisi projekt**-projekti kood, mis määratakse sisse imporditavale e-arvele (ostuarve) automaatselt väljale '' | ||
+ | **Vaikimisi seeria**- numbriseeria, | ||
+ | **EAK kontoinfo kasutamine**- määrab, kas Eesti Posti (Omniva) e-arvete menetluskeskonnas ostuarvetele sisestatud finantskontode info võetakse kaasa ja kasutatakse e-arve transportimisel Directosse. See seadistus ei ole vaikimis nähtav ja selle saab sisse lülitada ainult Directo klienditeenindus.\\ | ||
+ | '' | ||
+ | **Siseneva e-arve (Dokumentide transport) teavitus e-mail**- e-mailiaadress, | ||
- | :!: Eesti e-arve standard lubab e-arve väljastajal kasutada ka nö väljade laiendusi edastamaks spetsiifilist infot. | ||
- | :!: Kui e-arvest loodud Ostuarve millegipärast ei vasta kasutaja ootustele (näiteks seadistused olid ebapiisavad), | ||
- | === Ostuarve täitmise automaatika | + | ==== Hankija seadistused ==== |
- | Ostuarve tulemuslikumaks täitmiseks pakub Directo omapoolt välja hulga seadistamise võimalusi. | + | |
- | === Hankija seadistused === | + | Hankijakaardi |
- | + | ||
- | Hankija kaardi | + | |
{{page> | {{page> | ||
+ | {{page> | ||
- | ====== Automaatne e-arvete kinnitamine ====== | ||
- | Kui e-arve | + | ==== E-arve rea kirjelduse komponeerimine |
+ | Moodustamaks tõhusalt e-arve rea sisu järgi kontode jms. leidmise automaatikat, on oluline on teada ka, kuidas Directo komponeerib Ostuarve rea sisu kirjelduse, kui see luuakse e-arvest.\\ | ||
+ | Directo loob ostuarve | ||
+ | < | ||
+ | Kui e-arve XML-s olev info on selline: | ||
+ | {{: | ||
- | Hankija automaatika all on võimalik seadistada, et kinnituks kas kõik ostuarved või konkreetsete reeglite alusel saadud e-arved, samuti määrata ka reegleid, mille alusel e-arvest ostuarved automaatselt luuakse, aga kindlasti ostuarved ei kinnituks. Suureks abiks on see näiteks perioodiliste ostuarvete koheseks kinnitamiseks, | + | siis ostuarve rea Sisu tekib järgmine: |
- | ===== Seadistused | + | '' |
- | ==== Automaatkinnitaja-kasutaja | + | |
- | :!: Vajalik ainult menetluse kasutamise korral ! | + | |
+ | |||
+ | ===== Automaatne e-arvete kinnitamine | ||
+ | |||
+ | Kui e-arve saabub Directosse dokumentide transpordi moodulisse, on võimalik hankija automaatika võimalusi kasutades kohe koostada kinnitamata ostuarve - juhend: [[et: | ||
+ | |||
+ | |||
+ | Hankija automaatika all on võimalik seadistada automaatkinnituma kas kõik ostuarved või ainult konkreetsete reeglite alusel saadud e-arved. Samuti saab määrata reegleid, mille alusel e-arvest ostuarved automaatselt küll luuakse, aga kindlasti kinnitamata olekus. Suureks abiks on see näiteks perioodiliste ostuarvete koheseks kinnitamiseks, | ||
+ | |||
+ | ==== Seadistused ==== | ||
+ | === Automaatkinnitaja-kasutaja === | ||
+ | :!: Vajalik ainult menetluse kasutamise korral! | ||
Esmalt tuleks luua (robot)kasutaja, | Esmalt tuleks luua (robot)kasutaja, | ||
Rida 112: | Rida 130: | ||
{{: | {{: | ||
- | ==== Süsteemiseadistused | + | === Süsteemiseadistused === |
Kui menetlus on kasutusel, tuleb lisada automaatkinnituse jaoks menetleja kood süsteemiseadistus - transport - automaatkinnituse menetleja. | Kui menetlus on kasutusel, tuleb lisada automaatkinnituse jaoks menetleja kood süsteemiseadistus - transport - automaatkinnituse menetleja. | ||
Rida 121: | Rida 139: | ||
- | ==== Kasutajagrupi seadistused | + | === Kasutajagrupi seadistused === |
Selleks, et ennetada juba seadistatud ostuarve loomist ja kinnitamise reeglite kontrollimatut muutmist, on lisatud uus kasutajagrupi seadistus **Muu - Muutmisõigused - Hankija automaatika**. Automaatika õigused tuleks alles jätta ainult nendele kasutajagruppidele, | Selleks, et ennetada juba seadistatud ostuarve loomist ja kinnitamise reeglite kontrollimatut muutmist, on lisatud uus kasutajagrupi seadistus **Muu - Muutmisõigused - Hankija automaatika**. Automaatika õigused tuleks alles jätta ainult nendele kasutajagruppidele, | ||
Rida 127: | Rida 145: | ||
- | ===== Ostuarve ridade koondamine | + | ==== Ostuarve ridade koondamine ==== |
Automaatika reeglid kirjeldatakse hankijakaardil. | Automaatika reeglid kirjeldatakse hankijakaardil. | ||
Rida 135: | Rida 153: | ||
Täites automaatikal **koond** linnukese, koostatakse kõigi e-arve ridade asemel üks ostuarve rida. | Täites automaatikal **koond** linnukese, koostatakse kõigi e-arve ridade asemel üks ostuarve rida. | ||
+ | * Koondada saab kasutada nii eraldi kui koos automaatse kinnitamisega. | ||
* Koondamine toimub, kui e-arvelt leitakse vähemalt üks reegel, kus automaatika real on märgitud **koond** aktiivseks. | * Koondamine toimub, kui e-arvelt leitakse vähemalt üks reegel, kus automaatika real on märgitud **koond** aktiivseks. | ||
- | * Kui on täidetud **Hankija - transport - Konto, kuhu koondatakse sisenenud ostuarve read** ning automaatika ridadel ei ole kontot märgitud, võetakse ostuarvele konto siit. | + | * Kui on täidetud **Hankija - transport - Konto, kuhu koondatakse sisenenud ostuarve read** ning automaatika ridadel ei ole kontot märgitud, võetakse ostuarvele konto siit. :!: Soovitav on automaatika peal konto märkida, siis on reeglid ühes kohas ja automaatikat muutmisõigusi saab kontrollida |
{{: | {{: | ||
- | * Kui automaatika real on konto täidetud, siis võidab automaatikal olev konto seadistus | + | * Kui automaatika real on konto täidetud, siis võidab automaatikal olev konto seadistus. |
* Ridade koondamise puhul võetakse rea andmed automaatika esimeselt koondreegliga realt. Koondada ei saa e-arvet näiteks kolmeks erinevaks reaks märkides kolm erinevat kontot, projekti vms. | * Ridade koondamise puhul võetakse rea andmed automaatika esimeselt koondreegliga realt. Koondada ei saa e-arvet näiteks kolmeks erinevaks reaks märkides kolm erinevat kontot, projekti vms. | ||
* Kui kasutada finantsretsepti, | * Kui kasutada finantsretsepti, | ||
- | ===== Ostuarve automaatne kinnitamine | + | ==== Ostuarve automaatne kinnitamine ==== |
Täites automaatikal **Kinnita** linnukese, kinnitatakse e-arvest koostatud ostuarve automaatselt. | Täites automaatikal **Kinnita** linnukese, kinnitatakse e-arvest koostatud ostuarve automaatselt. | ||
* Saab märkida reeglite kogumi, mille puhul ostuarve kinnitatakse. | * Saab märkida reeglite kogumi, mille puhul ostuarve kinnitatakse. | ||
- | * Saab märkida reeglite kogumi, mille puhul ostuarve ei kinnitata ning kõik ülejäänud | + | * Kõikidel |
- | :!: Kui ostuarve ei kinnitu, tuleks proovida ostuarvet käsitsi kinnitada. Kui see ei õnnestu, tuleb kontrollida üle, kas kõik reeglid on täidetud - vajalikud objektitasemed täidetud, kontod, käibemaksukoodid jne olemas. | + | :!: Kui Kinnita reegliga |
:!: Hankija e-arve automaatika seadistamisel saab dokumentide transpordis avada juba olemasoleva ostuarve, kustutada see ära ja luua uuesti. Sama protsessi saab korrata niikaua, kuni on reeglid paika saadud. | :!: Hankija e-arve automaatika seadistamisel saab dokumentide transpordis avada juba olemasoleva ostuarve, kustutada see ära ja luua uuesti. Sama protsessi saab korrata niikaua, kuni on reeglid paika saadud. | ||
- | ===== Automaatika kasutamise näiteid | + | ==== Automaatika kasutamise näiteid ==== |
Toome mõned näited, et aidata seadistada e-arvete automaatikat. | Toome mõned näited, et aidata seadistada e-arvete automaatikat. | ||
Rida 170: | Rida 189: | ||
//Märkida tuleks sisu lahtrisse "auto remont" | //Märkida tuleks sisu lahtrisse "auto remont" | ||
{{: | {{: | ||
+ | // | ||
+ | // | ||
- | + | ===== Kulutus | |
- | + | ||
- | ==== Kulutus ==== | + | |
Kulutust on võimalik luua igast süsteemi jõudnud e-arvest, kuid efektiivseim viis on kulutusel baseeruv e-arve Directosse saata kas Costpocketi või Envoice' | Kulutust on võimalik luua igast süsteemi jõudnud e-arvest, kuid efektiivseim viis on kulutusel baseeruv e-arve Directosse saata kas Costpocketi või Envoice' | ||
Rida 187: | Rida 206: | ||
:!: Envoice' | :!: Envoice' | ||
- | ==== Automaatika ==== | ||
- | Hankija kaardil jaotises '' | ||
- | {{: | ||
- | Tabelis **Ridade täiendamine (e-arvelt)** määratakse, | ||
- | Väljadel Konto, Objekt, Projekt, Kasutaja määratakse eelnimetatud väljade täitmine ostuarve real, kui e-arve rea kirjeldusest ja/või artikli koodis leitakse vajalik vaste. Vaste tuvastatakse: | ||
- | - Personali kaardil leiduva info alusel. | ||
- | - E-arve rea kirjelduses (või artikli koodis) leiduva teksti vastandades etteantud tekstiga. Selleks tuleb väljal '' | ||
- | {{: | ||
- | |||
- | ==== E-arve rea kirjelduse komponeerimine e-arve xml-st ==== | ||
- | Moodustamaks tõhusalt e-arve rea sisu järgi kontode jms. leidmise automaatikat, | ||
- | Directo loob ostuarve rea sisu kirjelduse e-arve elementidest järgnevalt: | ||
- | |||
- | < | ||
- | |||
- | Kui e-arve XML-s olev info on selline: | ||
- | |||
- | {{: | ||
- | |||
- | siis ostuarve rea Sisu tekib järgmine: | ||
- | |||
- | '' | ||
- | |||
- | |||
- | === Süsteemiseadistused === | ||
- | |||
- | '' | ||
- | **Dokumentide transpordi alt loodud ostuarve/ | ||
- | **EAK e-arvete allalaadimine**- | ||
- | **EAK manuste allatõmbamine**- valikud Jah/Ei. Võimaldab e-arvega saadetud lisamanuseid Directosse laadida. Standardselt on e-arvega kaasas üks manus- arve pilt mida seejuures ei loetagi e-arve mõistes manuseks. Kui Directo kliendi valitud e-arvete operaator võimaldab, siis võib olla e-arvega kaasas lisamanuseid (näiteks saateleht, akt vms.) ning valik ' | ||
- | **Siseneva arve (invoice) faili pealt loodava sissetuleku artiklite ostuhinnad on alati nullid**- | ||
- | **Vaikimisi kasutaja**-kasutaja kood, mis määratakse sisse imporditavale e-arvele (Ostuarve) automaatselt väljale '' | ||
- | **Vaikimisi objekt**-objekti kood, mis määratakse sisse imporditavale e-arvele (ostuarve) automaatselt väljale '' | ||
- | **Vaikimisi projekt**-projekti kood, mis määratakse sisse imporditavale e-arvele (ostuarve) automaatselt väljale '' | ||
- | **Vaikimisi seeria**- numbriseeria, | ||
- | **EAK kontoinfo kasutamine**- määrab, kas Eesti Posti (Omniva) e-arvete menetluskeskonnas ostuarvetele sisestatud finantskontode info võetakse kaasa ja kasutatakse e-arve transportimisel Directosse. See seadistus ei ole vaikimis nähtav ja selle saab sisse lülitada ainult Directo klienditeenindus.\\ | ||
- | |||
- | |||
- | === Muud seadistused === | ||
- | '' | ||
- | **Siseneva e-arve (Dokumentide transport) teavitus e-mail**- e-mailiaadress, |
et/dokumentide_transport.txt · Viimati muutnud: 2023/01/20 14:23 persoon andrus