et:dokumentide_transport
Erinevused
Siin näed erinevusi valitud versiooni ja hetkel kehtiva lehekülje vahel.
Both sides previous revisionPrevious revisionNext revision | Previous revisionNext revisionBoth sides next revision | ||
et:dokumentide_transport [2021/05/26 16:53] – [Hankija seadistused] jane | et:dokumentide_transport [2021/05/27 10:27] – [Ostuarve ridade koondamine] triin | ||
---|---|---|---|
Rida 1: | Rida 1: | ||
======= E-arvete transport Directosse ======= | ======= E-arvete transport Directosse ======= | ||
- | + | Käesoleva juhendi mõistes on e-arved masinloetavad | |
- | ====== E-arved ====== | + | |
- | Käesoleva juhendi mõistes on e-arved masinloetavad | + | |
E-arvete olemuse kohta saab lugeda siit: [[http:// | E-arvete olemuse kohta saab lugeda siit: [[http:// | ||
Rida 10: | Rida 8: | ||
Kõik Directosse saabunud e-arved läbivad registri **Dokumentide transport**, | Kõik Directosse saabunud e-arved läbivad registri **Dokumentide transport**, | ||
- | |||
- | {{: | ||
Sealt avaneb register saabunud e-arvetest: | Sealt avaneb register saabunud e-arvetest: | ||
- | {{:et:egon20180213-221737.png}} | + | {{:et:jane: |
+ | |||
+ | |||
+ | Sellesse registrisse saabuvad e-arved ja siit saab algatada ühekaupa iga e-arvete muutmise ostuarveteks või laosissetulekuteks. Ühtlasi annab see ülevaate iga üksiku e-arve seisundist. | ||
- | Sellesse registrisse saabuvad e-arved ja siit saab algatada ühekaupa iga e-arvete muutmise ostuarveteks või laosissetulekuteks. Directos on olemas ka võimalus, et registrisse Dokumentide transport saabunud e-arve muudetakse automaatselt ostuarveteks või laosissetulekuteks. Selle kohata saab lugeda [[et: | ||
**Number**- igale e-arvele antakse oma registreerimise number saabumise järjekorras. See ei ole kande ega tulevase ostuarve number. Number on hüperlink ja sellel klõpsates avaneb e-arve info koos ning saab hakata antud e-arvet töötlema. Töötlemise kohta saab lugeda peatükist **E-arve töötlemine**; | **Number**- igale e-arvele antakse oma registreerimise number saabumise järjekorras. See ei ole kande ega tulevase ostuarve number. Number on hüperlink ja sellel klõpsates avaneb e-arve info koos ning saab hakata antud e-arvet töötlema. Töötlemise kohta saab lugeda peatükist **E-arve töötlemine**; | ||
**Tüüp**- näita e-arve saabumise kanalit või operaatorit; | **Tüüp**- näita e-arve saabumise kanalit või operaatorit; | ||
Rida 39: | Rida 37: | ||
E-arve töötlemiseks on vaja e-arve esmalt avada registrist **Dokumentide transport** klõpsates tulbas **Number** vastava e-arve registrinumbril. Avaneb e-arve info aken, kus on näha e-arve sisu välja loetuna xml-st (vasakul) kui ka e-arvega kaasa saadetud manuse eelvaade (paremal): | E-arve töötlemiseks on vaja e-arve esmalt avada registrist **Dokumentide transport** klõpsates tulbas **Number** vastava e-arve registrinumbril. Avaneb e-arve info aken, kus on näha e-arve sisu välja loetuna xml-st (vasakul) kui ka e-arvega kaasa saadetud manuse eelvaade (paremal): | ||
- | {{:et:egon20180214-081313.png}} | + | {{:et:jane: |
Akna päises on nupud e-arve töötlemiseks: | Akna päises on nupud e-arve töötlemiseks: | ||
Rida 45: | Rida 44: | ||
**Loo ostuarve**- loob e-arvest ostuarve. Toimingu tulemuse kohta ilmub aknasse tagasiside, koos dokumendi, mis loodi, numbriga: | **Loo ostuarve**- loob e-arvest ostuarve. Toimingu tulemuse kohta ilmub aknasse tagasiside, koos dokumendi, mis loodi, numbriga: | ||
- | {{:et:egon20180214-081741.png}} | + | {{:et:jane20210526-173757.png}} |
Kui e-arve edastajat või tarnijat ei ole Directo hankijate registris (tuvastatakse registrikoodi, | Kui e-arve edastajat või tarnijat ei ole Directo hankijate registris (tuvastatakse registrikoodi, | ||
- | {{:et:egon20180214-083129.png}} | + | {{:et:jane: |
Hankija ja ostuarve loomise jätkamiseks tuleb vajutada nuppu: **Tekita/ | Hankija ja ostuarve loomise jätkamiseks tuleb vajutada nuppu: **Tekita/ | ||
+ | {{: | ||
- | {{: | ||
**Loo sissetulek**- loob e-arvest laosissetuleku. Selle tegevuse kohta kehtib sama juhend kui nupu **Loo ostuarve** kohta; | **Loo sissetulek**- loob e-arvest laosissetuleku. Selle tegevuse kohta kehtib sama juhend kui nupu **Loo ostuarve** kohta; | ||
- | **Määra suletuks**- võimaldab saabunud e-arve nö sulgeda selliselt, et antud e-arvest ei saa luua Ostuarvet ega Laosissetulekut. See tegevus on juhuks, kui saabunud e-arvest ei soovita raamatupidamise dokumenti luua, aga sellegi poolest soovitakse e-arve töödelduks märkida. :!: Saabunud e-arveid ei saa kasutaja registrist Dokumentide transport kustutada! Suletuks märkimise tulemusena kaovad antud e-arve aknast nupud **Loo ostuarve** ja **Loo sissetulek** ja sellega ka võimalus luua järgdokumente: | + | **Määra suletuks**- võimaldab saabunud e-arve nö sulgeda selliselt, et antud e-arvest ei saa luua Ostuarvet ega Laosissetulekut. See tegevus on juhuks, kui saabunud e-arvest ei soovita raamatupidamise dokumenti luua, aga sellegi poolest soovitakse e-arve töödelduks märkida. :!: Saabunud e-arveid ei saa kasutaja registrist Dokumentide transport kustutada! Suletuks märkimise tulemusena kaovad antud e-arve aknast nupud **Loo ostuarve** ja **Loo sissetulek** ja sellega ka võimalus luua järgdokumente. |
- | + | ||
- | {{: | + | |
+ | {{: | ||
E-arve aknasse tekib nupp **Määra avatuks**, mis võimaldab antud kirje taas aktiveerida, | E-arve aknasse tekib nupp **Määra avatuks**, mis võimaldab antud kirje taas aktiveerida, | ||
**XML** - avab e-arve XML kujul, et luua näiteks sobivaid automaatikareegleid vastavalt XMLis esinevate rea kirjelduste ja artikli koodide põhjal | **XML** - avab e-arve XML kujul, et luua näiteks sobivaid automaatikareegleid vastavalt XMLis esinevate rea kirjelduste ja artikli koodide põhjal | ||
- | ==== Ostuarve ==== | + | ===== Ostuarve |
- | E-arvest loodud Ostuarve (ja ka Laosissetuleku) saab avada e-arve loomise toimingu tagasiside aknast klõpsates loodud dokumendi numbril: | + | E-arvest loodud Ostuarve (ja ka Laosissetuleku) saab avada e-arve loomise toimingu tagasiside aknast klõpsates loodud dokumendi numbril, registris Dokumentide transport |
- | + | ||
- | {{: | + | |
- | + | ||
- | või registris Dokumentide transport | + | |
- | + | ||
- | {{: | + | |
- | + | ||
- | aga loomulikult ka Directo | + | |
Loodud ostuarve väljad on maksimaalselt eeltäidetud e-arve xml-s leiduva standardsete väljade infoga ning kasutajal on vaja teha minimaalset täiendusi ostuarve sisestamisel. Samuti on Ostuarvele lisatud e-arvega kaasas olnud manused (tüüpiliselt pdf-fail arve vaatega). E-arve hõlbus muutmine korralikult täidetud infoga Ostuarveks ongi e-arvete vastuvõtmise suurimaid eeliseid: | Loodud ostuarve väljad on maksimaalselt eeltäidetud e-arve xml-s leiduva standardsete väljade infoga ning kasutajal on vaja teha minimaalset täiendusi ostuarve sisestamisel. Samuti on Ostuarvele lisatud e-arvega kaasas olnud manused (tüüpiliselt pdf-fail arve vaatega). E-arve hõlbus muutmine korralikult täidetud infoga Ostuarveks ongi e-arvete vastuvõtmise suurimaid eeliseid: | ||
- | + | {{:et:jane: | |
- | {{:et:egon20180214-091624.png}} | + | |
:!: Eesti e-arve standard lubab e-arve väljastajal kasutada ka nö väljade laiendusi edastamaks spetsiifilist infot. | :!: Eesti e-arve standard lubab e-arve väljastajal kasutada ka nö väljade laiendusi edastamaks spetsiifilist infot. | ||
Rida 83: | Rida 72: | ||
:!: Kui e-arvest loodud Ostuarve millegipärast ei vasta kasutaja ootustele (näiteks seadistused olid ebapiisavad), | :!: Kui e-arvest loodud Ostuarve millegipärast ei vasta kasutaja ootustele (näiteks seadistused olid ebapiisavad), | ||
- | === Ostuarve täitmise automaatika | + | ==== E-arvest ostuarve loomise seadistused ==== |
- | Ostuarve tulemuslikumaks täitmiseks pakub Directo omapoolt välja hulga seadistamise võimalusi. | + | === Süsteemiseadistused === |
- | === Hankija seadistused === | + | '' |
- | Hankija kaardi | + | **Vaikimisi kasutaja**- kasutajakood, |
+ | **Dokumentide transpordi alt loodud ostuarve/ | ||
+ | **EAK e-arvete allalaadimine**- | ||
+ | **EAK manuste allatõmbamine**- valikud Jah/Ei. Võimaldab e-arvega saadetud lisamanuseid Directosse laadida. Standardselt on e-arvega kaasas üks manus- arve pilt mida seejuures ei loetagi e-arve mõistes manuseks. Kui Directo kliendi valitud e-arvete operaator võimaldab, siis võib olla e-arvega kaasas lisamanuseid (näiteks saateleht, akt vms.) ning valik ' | ||
+ | **Siseneva arve (invoice) faili pealt loodava sissetuleku artiklite ostuhinnad on alati nullid**- | ||
+ | **Vaikimisi objekt**-objekti kood, mis määratakse sisse imporditavale e-arvele (ostuarve) automaatselt väljale '' | ||
+ | **Vaikimisi projekt**-projekti kood, mis määratakse sisse imporditavale e-arvele (ostuarve) automaatselt väljale '' | ||
+ | **Vaikimisi seeria**- numbriseeria, | ||
+ | **EAK kontoinfo kasutamine**- määrab, kas Eesti Posti (Omniva) e-arvete menetluskeskonnas ostuarvetele sisestatud finantskontode info võetakse kaasa ja kasutatakse e-arve transportimisel Directosse. See seadistus ei ole vaikimis nähtav ja selle saab sisse lülitada ainult | ||
+ | '' | ||
+ | **Siseneva | ||
- | {{page> | ||
+ | ==== Hankija seadistused ==== | ||
- | ==== Kulutus ==== | + | Hankijakaardi jaotises |
- | Kulutust on võimalik luua igast süsteemi jõudnud e-arvest, kuid efektiivseim viis on kulutusel baseeruv e-arve Directosse saata kas Costpocketi või Envoice'i keskkondadest, | + | |
- | === CostPocket === | + | {{page>et:yld_hankija# |
- | CostPocketi seadistamisest saab lugeda [[https:// | + | {{page>et:yld_hankija# |
- | + | ||
- | CostPocketi ja Directo veebiseminari link: https:// | + | |
- | === Envoice === | + | |
- | + | ||
- | Envoice' | + | |
- | + | ||
- | :!: Envoice' | + | |
- | + | ||
- | ==== Automaatika ==== | + | |
- | Hankija kaardil jaotises '' | + | |
- | + | ||
- | {{: | + | |
- | + | ||
- | Tabelis **Ridade täiendamine (e-arvelt)** määratakse, | + | |
- | Väljadel Konto, Objekt, Projekt, Kasutaja määratakse eelnimetatud väljade täitmine ostuarve real, kui e-arve rea kirjeldusest ja/või artikli koodis leitakse vajalik vaste. Vaste tuvastatakse: | + | |
- | - Personali kaardil leiduva info alusel. | + | |
- | - E-arve rea kirjelduses (või artikli koodis) leiduva teksti vastandades etteantud tekstiga. Selleks tuleb väljal '' | + | |
- | + | ||
- | {{:et:egon20180214-150206.png}} | + | |
Rida 134: | Rida 113: | ||
'' | '' | ||
+ | |||
+ | |||
+ | ===== Automaatne e-arvete kinnitamine ===== | ||
+ | |||
+ | Kui e-arve saabub Directosse dokumentide transpordi moodulisse, on võimalik hankija automaatika võimalusi kasutades kohe koostada kinnitamata ostuarve (vt. [[et: | ||
+ | |||
+ | |||
+ | Hankija automaatika all on võimalik seadistada automaatkinnituma kas kõik ostuarved või ainult konkreetsete reeglite alusel saadud e-arved. Samuti saab määrata reegleid, mille alusel e-arvest ostuarved automaatselt küll luuakse, aga kindlasti kinnitamata olekus. Suureks abiks on see näiteks perioodiliste ostuarvete koheseks kinnitamiseks, | ||
+ | |||
+ | ==== Seadistused ==== | ||
+ | === Automaatkinnitaja-kasutaja === | ||
+ | :!: Vajalik ainult menetluse kasutamise korral! | ||
+ | |||
+ | Ostuarvete automaatseks kinnitamiseks tuleks esmalt tuleks luua (robot)kasutaja. Selleks võib kasutada sama kasutajat, mis on loodud ostuarvete automaatseks loomiseks (Süsteemiseadistused - Transport - Vaikimisi kasutaja). Automaatkinnitaja kasutajal ei pea olema küljes kasutajagruppi ja ostuarve menetlemise punkte. Oluline on järgida, et tegemist peaks olema eraldi kasutajaga, kes tavapärases menetlusringis ei osale. Automaatkinnitaja - kasutaja, kes menetleb alati automaatselt ostuarve ära ja kui kasutada mõne töötaja koodi, ei ole võimalik eristada robot(kasutaja) või töötaja poolt menetletud ostuarveid. | ||
+ | |||
+ | {{: | ||
=== Süsteemiseadistused === | === Süsteemiseadistused === | ||
- | '' | + | Kui menetlus on kasutusel, tuleb lisada automaatkinnituse jaoks menetleja kood süsteemiseadistus |
- | **Dokumentide transpordi alt loodud ostuarve/ | + | |
- | **EAK e-arvete allalaadimine**- valikud Jah/Ei. Seadistus kehtib Eesti Posti (Omniva) e-arvete liidese kohta. Määrab, kas hankijatelt saadetud | + | {{:et: |
- | **EAK manuste allatõmbamine**- valikud Jah/Ei. Võimaldab e-arvega saadetud lisamanuseid Directosse laadida. Standardselt | + | |
- | **Siseneva arve (invoice) faili pealt loodava sissetuleku artiklite ostuhinnad on alati nullid**- | + | :!: Kui menetlus |
- | **Vaikimisi kasutaja**-kasutaja kood, mis määratakse sisse imporditavale | + | |
- | **Vaikimisi objekt**-objekti kood, mis määratakse sisse imporditavale | + | |
- | **Vaikimisi projekt**-projekti kood, mis määratakse sisse imporditavale e-arvele (ostuarve) automaatselt | + | === Kasutajagrupi seadistused === |
- | **Vaikimisi seeria**- numbriseeria, mis omistatakse imporditavale ostuarvele vaikimisi. Impordijärgselt saab seda vajadusel vahetada | + | Selleks, et ennetada |
- | **EAK kontoinfo kasutamine**- määrab, kas Eesti Posti (Omniva) | + | |
+ | {{: | ||
+ | |||
+ | |||
+ | ==== Ostuarve ridade koondamine ==== | ||
+ | |||
+ | Automaatika reeglid kirjeldatakse hankijakaardil. | ||
+ | {{: | ||
+ | |||
+ | Täites automaatikal | ||
+ | |||
+ | * Koondamist | ||
+ | * Koondamine toimub, kui e-arvelt leitakse vähemalt üks reegel, kus automaatika real on märgitud | ||
+ | * Kui on täidetud **Hankija | ||
+ | {{: | ||
+ | * Kui automaatika real on konto täidetud, siis võidab automaatikal olev konto seadistus. | ||
+ | * Ridade koondamise puhul võetakse rea andmed automaatika esimeselt koondreegliga realt. Koondada ei saa e-arvet näiteks | ||
+ | * Kui kasutada finantsretsepti, | ||
+ | |||
+ | ==== Ostuarve automaatne kinnitamine ==== | ||
+ | |||
+ | Täites automaatikal | ||
+ | * Saab märkida reeglite kogumi, mille puhul ostuarve kinnitatakse. | ||
+ | * Kõikidel ülejäänud juhtudel ostuarve luuakse aga jäetakse kinnitamata. | ||
+ | |||
+ | :!: Kui Kinnita reegliga ostuarve | ||
+ | |||
+ | :!: Hankija | ||
+ | |||
+ | |||
+ | ==== Automaatika kasutamise näiteid ==== | ||
+ | |||
+ | Toome mõned näited, et aidata seadistada | ||
+ | |||
+ | 1) | ||
+ | {{: | ||
+ | 2) IT püsiteenuse lepingu alusel saadav ostuarve, lepingusumma 150 eurot kuus. //Ostuarve kinnitub ainult juhul, kui ostuarve rida on täpselt 150 eurot. Kui summa erineb, siis ostuarve luuakse, aga ei kinnitata.// | ||
+ | {{: | ||
+ | 3) Directo püsiteenuste arve on vaja kinnitada | ||
+ | {{: | ||
+ | 4) Directo püsiteenuste | ||
+ | |||
+ | :!: Selles näites on ühel real objekt erinev, arvestada tuleks, et koondades kirjutatakse dokumendile esimese rea objekt s.t ei koostata kaherealist ostuarvet. | ||
+ | {{: | ||
+ | 5) Ostuarve autoremondifirmalt, | ||
+ | //Märkida tuleks sisu lahtrisse "auto remont" | ||
+ | {{: | ||
+ | // | ||
+ | // | ||
+ | |||
+ | |||
+ | ===== Kulutus ===== | ||
+ | Kulutust on võimalik luua igast süsteemi jõudnud | ||
+ | |||
+ | === CostPocket === | ||
+ | CostPocketi seadistamisest saab lugeda [[https:// | ||
+ | |||
+ | CostPocketi | ||
+ | === Envoice === | ||
+ | |||
+ | Envoice' | ||
+ | |||
+ | :!: Envoice' | ||
+ | |||
+ | |||
- | === Muud seadistused === | ||
- | '' | ||
- | **Siseneva e-arve (Dokumentide transport) teavitus e-mail**- e-mailiaadress, |
et/dokumentide_transport.txt · Viimati muutnud: 2023/01/20 14:23 persoon andrus