et:dokumentide_transport
Erinevused
Siin näed erinevusi valitud versiooni ja hetkel kehtiva lehekülje vahel.
Both sides previous revisionPrevious revisionNext revision | Previous revisionNext revisionBoth sides next revision | ||
et:dokumentide_transport [2019/02/19 13:09] – ott | et:dokumentide_transport [2021/05/26 19:58] – [E-arved] jane | ||
---|---|---|---|
Rida 2: | Rida 2: | ||
====== E-arved ====== | ====== E-arved ====== | ||
- | Käesoleva juhendi mõistes on e-arved masinloetavad | + | Käesoleva juhendi mõistes on e-arved masinloetavad |
E-arvete olemuse kohta saab lugeda siit: [[http:// | E-arvete olemuse kohta saab lugeda siit: [[http:// | ||
Rida 10: | Rida 10: | ||
Kõik Directosse saabunud e-arved läbivad registri **Dokumentide transport**, | Kõik Directosse saabunud e-arved läbivad registri **Dokumentide transport**, | ||
- | |||
- | {{: | ||
Sealt avaneb register saabunud e-arvetest: | Sealt avaneb register saabunud e-arvetest: | ||
- | {{:et:egon20180213-221737.png}} | + | {{:et:jane: |
+ | |||
+ | |||
+ | Sellesse registrisse saabuvad e-arved ja siit saab algatada ühekaupa iga e-arvete muutmise ostuarveteks või laosissetulekuteks. Directos on olemas ka võimalus, et registrisse Dokumentide transport saabunud e-arve muudetakse automaatselt ostuarveteks või laosissetulekuteks. Selle kohta saab lugeda [[et: | ||
- | Sellesse registrisse saabuvad e-arved ja siit saab algatada ühekaupa iga e-arvete muutmise ostuarveteks või laosissetulekuteks. Directos on olemas ka võimalus, et registrisse Dokumentide transport saabunud e-arve muudetakse automaatselt ostuarveteks või laosissetulekuteks. Selle kohata saab lugeda [[et: | + | **Number**- igale e-arvele antakse oma registreerimise number saabumise järjekorras. See ei ole kande ega tulevase ostuarve number. Number on hüperlink ja sellel klõpsates avaneb e-arve info koos ning saab hakata antud e-arvet töötlema. Töötlemise kohta saab lugeda |
- | **Number**- igale e-arvele antakse oma registreerimise number saabumise järjekorras. See ei ole kande ega tulevase ostuarve number. Number on hüperlink ja sellel klõpsates avaneb e-arve info koos ning saab hakata antud e-arvet töötlema. Töötlemise kohta saab lugeda | + | |
**Tüüp**- näita e-arve saabumise kanalit või operaatorit; | **Tüüp**- näita e-arve saabumise kanalit või operaatorit; | ||
**Firma**- e-arve saatja (hankija); | **Firma**- e-arve saatja (hankija); | ||
Rida 29: | Rida 29: | ||
**Töödeldud**- Valikud Jah/Ei. Ütleb, kas e-arve on kasutaja poolt töödeldud ehk ostuarveks või laosissetulekuks muudetud. Selle välja järgi on mugav antud registrist välja filtreerida töötlemata ehk ostuarveks loomata dokumendid; | **Töödeldud**- Valikud Jah/Ei. Ütleb, kas e-arve on kasutaja poolt töödeldud ehk ostuarveks või laosissetulekuks muudetud. Selle välja järgi on mugav antud registrist välja filtreerida töötlemata ehk ostuarveks loomata dokumendid; | ||
**Töödeldi**- aeg, mil e-arve muudeti ostuarveks või laosissetulekuks; | **Töödeldi**- aeg, mil e-arve muudeti ostuarveks või laosissetulekuks; | ||
- | **Staatus**- Directo teade e-arve | + | **Staatus**- Directo teade e-arve |
- | **Dokument**- näitab millisest liigist dokument on e-arvest loodud (Ostuarve või Sissetulek); | + | **Dokument**- näitab, millisest liigist dokument on e-arvest loodud (Ostuarve või Sissetulek); |
**Dok nr.**- e-arvest loodud dokumendi Directo number. See on hüperlink ja sellele klõpsates avaneb vastav dokument uues aknas;\\ | **Dok nr.**- e-arvest loodud dokumendi Directo number. See on hüperlink ja sellele klõpsates avaneb vastav dokument uues aknas;\\ | ||
- | **Suletud**- Valikud Jah/Ei. Näitab, kas e-arve on suletuks märgitud (Jah). Suletud e-arve rida on registris | + | **Suletud**- Valikud Jah/Ei. Näitab, kas e-arve on suletuks märgitud (Jah). Suletud e-arve rida on registris läbikriipsutatud. Sulgemisest on juttu peatükis **E-arve töötlemine**. |
====== E-arve töötlemine ====== | ====== E-arve töötlemine ====== | ||
- | E-arveid saab muuta ostuarveteks, | + | E-arveid saab muuta ostuarveteks, |
E-arve töötlemiseks on vaja e-arve esmalt avada registrist **Dokumentide transport** klõpsates tulbas **Number** vastava e-arve registrinumbril. Avaneb e-arve info aken, kus on näha e-arve sisu välja loetuna xml-st (vasakul) kui ka e-arvega kaasa saadetud manuse eelvaade (paremal): | E-arve töötlemiseks on vaja e-arve esmalt avada registrist **Dokumentide transport** klõpsates tulbas **Number** vastava e-arve registrinumbril. Avaneb e-arve info aken, kus on näha e-arve sisu välja loetuna xml-st (vasakul) kui ka e-arvega kaasa saadetud manuse eelvaade (paremal): | ||
- | {{:et:egon20180214-081313.png}} | + | {{:et:jane: |
Akna päises on nupud e-arve töötlemiseks: | Akna päises on nupud e-arve töötlemiseks: | ||
Rida 45: | Rida 46: | ||
**Loo ostuarve**- loob e-arvest ostuarve. Toimingu tulemuse kohta ilmub aknasse tagasiside, koos dokumendi, mis loodi, numbriga: | **Loo ostuarve**- loob e-arvest ostuarve. Toimingu tulemuse kohta ilmub aknasse tagasiside, koos dokumendi, mis loodi, numbriga: | ||
- | {{:et:egon20180214-081741.png}} | + | {{:et:jane20210526-173757.png}} |
Kui e-arve edastajat või tarnijat ei ole Directo hankijate registris (tuvastatakse registrikoodi, | Kui e-arve edastajat või tarnijat ei ole Directo hankijate registris (tuvastatakse registrikoodi, | ||
- | {{:et:egon20180214-083129.png}} | + | {{:et:jane: |
Hankija ja ostuarve loomise jätkamiseks tuleb vajutada nuppu: **Tekita/ | Hankija ja ostuarve loomise jätkamiseks tuleb vajutada nuppu: **Tekita/ | ||
+ | {{: | ||
- | {{: | ||
**Loo sissetulek**- loob e-arvest laosissetuleku. Selle tegevuse kohta kehtib sama juhend kui nupu **Loo ostuarve** kohta; | **Loo sissetulek**- loob e-arvest laosissetuleku. Selle tegevuse kohta kehtib sama juhend kui nupu **Loo ostuarve** kohta; | ||
- | **Määra suletuks**- võimaldab saabunud e-arve nö sulgeda selliselt, et antud e-arvest ei saa luua Ostuarvet ega Laosissetulekut. See tegevus on juhuks, kui saabunud e-arvest ei soovita raamatupidamise dokumenti luua, aga sellegi poolest soovitakse e-arve töödelduks märkida. :!: Saabunud e-arveid ei saa kasutaja registrist Dokumentide transport kustutada! Suletuks märkimise tulemusena kaovad antud e-arve aknast nupud **Loo ostuarve** ja **Loo sissetulek** ja sellega ka võimalus luua järgdokumente: | + | **Määra suletuks**- võimaldab saabunud e-arve nö sulgeda selliselt, et antud e-arvest ei saa luua Ostuarvet ega Laosissetulekut. See tegevus on juhuks, kui saabunud e-arvest ei soovita raamatupidamise dokumenti luua, aga sellegi poolest soovitakse e-arve töödelduks märkida. :!: Saabunud e-arveid ei saa kasutaja registrist Dokumentide transport kustutada! Suletuks märkimise tulemusena kaovad antud e-arve aknast nupud **Loo ostuarve** ja **Loo sissetulek** ja sellega ka võimalus luua järgdokumente. |
- | + | ||
- | {{: | + | |
+ | {{: | ||
E-arve aknasse tekib nupp **Määra avatuks**, mis võimaldab antud kirje taas aktiveerida, | E-arve aknasse tekib nupp **Määra avatuks**, mis võimaldab antud kirje taas aktiveerida, | ||
- | ==== Ostuarve ==== | + | **XML** |
- | E-arvest loodud Ostuarve (ja ka Laosissetuleku) saab avada e-arve | + | |
- | + | ||
- | {{:et: | + | |
- | + | ||
- | või registris Dokumentide transport vastavas veerus: | + | |
- | + | ||
- | {{: | + | |
- | aga loomulikult | + | ===== Ostuarve ===== |
+ | E-arvest loodud Ostuarve (ja ka Laosissetuleku) saab avada e-arve loomise toimingu tagasiside aknast klõpsates loodud dokumendi numbril, registris Dokumentide transport DOK.NR veerus või ostuarvete registrist '' | ||
Loodud ostuarve väljad on maksimaalselt eeltäidetud e-arve xml-s leiduva standardsete väljade infoga ning kasutajal on vaja teha minimaalset täiendusi ostuarve sisestamisel. Samuti on Ostuarvele lisatud e-arvega kaasas olnud manused (tüüpiliselt pdf-fail arve vaatega). E-arve hõlbus muutmine korralikult täidetud infoga Ostuarveks ongi e-arvete vastuvõtmise suurimaid eeliseid: | Loodud ostuarve väljad on maksimaalselt eeltäidetud e-arve xml-s leiduva standardsete väljade infoga ning kasutajal on vaja teha minimaalset täiendusi ostuarve sisestamisel. Samuti on Ostuarvele lisatud e-arvega kaasas olnud manused (tüüpiliselt pdf-fail arve vaatega). E-arve hõlbus muutmine korralikult täidetud infoga Ostuarveks ongi e-arvete vastuvõtmise suurimaid eeliseid: | ||
- | + | {{:et:jane: | |
- | {{:et:egon20180214-091624.png}} | + | |
:!: Eesti e-arve standard lubab e-arve väljastajal kasutada ka nö väljade laiendusi edastamaks spetsiifilist infot. | :!: Eesti e-arve standard lubab e-arve väljastajal kasutada ka nö väljade laiendusi edastamaks spetsiifilist infot. | ||
- | :!: Kui e-arvest loodud Ostuarve millegipärast ei vasta kasutaja ootustele (näiteks seadistused olid ebapiisavad), | + | :!: Kui e-arvest loodud Ostuarve millegipärast ei vasta kasutaja ootustele (näiteks seadistused olid ebapiisavad), |
- | === Ostuarve täitmise automaatika === | + | ==== Ostuarve täitmise automaatika |
Ostuarve tulemuslikumaks täitmiseks pakub Directo omapoolt välja hulga seadistamise võimalusi. | Ostuarve tulemuslikumaks täitmiseks pakub Directo omapoolt välja hulga seadistamise võimalusi. | ||
- | === Hankija seadistused === | + | ==== Hankija seadistused ==== |
- | Hankija kaardi jaotises '' | + | |
- | {{: | + | Hankija kaardi jaotises '' |
- | **Teavitus e-mail sissetulnud dokumendi puhul**- e-mailiaadress, | + | {{page> |
- | **Mis kasutajaga luuakse sisenevad dokumendid**-kasutaja kood, mis määratakse antud hankija poolt saadetud sisse imporditavale e-arvele (Ostuarve) automaatselt väljale '' | + | {{page> |
- | **Mis objektiga luuakse sisenevad dokumendid**-objekti kood, mis määratakse antud hankija poolt saadetud sisse imporditavale e-arvele (ostuarve) automaatselt väljale '' | + | |
- | **Tekst artikliväljale, | + | |
- | **Mis seeriasse luuakse sisenevad dokumendid**- numbriseeria, | + | |
- | **Konto, kuhu koondatakse sisenenud ostuarve read**- finantskonto, | + | |
- | **Automaatselt genereeritav dokument e-arve laekumisel**- valikud Ostuarve/ | + | |
- | === Automaatika === | ||
- | Hankija kaardil jaotises '' | ||
- | {{: | + | ==== E-arve rea kirjelduse komponeerimine e-arve xml-st |
- | + | ||
- | Tabelis **Ridade täiendamine (e-arvelt)** määratakse, | + | |
- | Väljadel Konto, Objekt, Projekt, Kasutaja määratakse eelnimetatud väljade täitmine ostuarve real, kui e-arve rea kirjeldusest leitakse vajalik vaste. Vaste tuvastatakse: | + | |
- | - Personali kaardil leiduva info alusel. | + | |
- | - E-arve rea kirjelduses leiduva teksti vastandades etteantud tekstiga. Selleks tuleb väljal '' | + | |
- | + | ||
- | {{: | + | |
- | + | ||
- | + | ||
- | === E-arve rea kirjelduse komponeerimine e-arve xml-st === | + | |
Moodustamaks tõhusalt e-arve rea sisu järgi kontode jms. leidmise automaatikat, | Moodustamaks tõhusalt e-arve rea sisu järgi kontode jms. leidmise automaatikat, | ||
Directo loob ostuarve rea sisu kirjelduse e-arve elementidest järgnevalt: | Directo loob ostuarve rea sisu kirjelduse e-arve elementidest järgnevalt: | ||
Rida 123: | Rida 98: | ||
'' | '' | ||
+ | |||
+ | |||
+ | |||
+ | ====== Automaatne e-arvete kinnitamine ====== | ||
+ | |||
+ | Kui e-arve saabub Directosse dokumentide transpordi moodulisse, on võimalik hankija automaatika võimalusi kasutades kohe koostada kinnitamata ostuarve - juhend: [[et: | ||
+ | |||
+ | |||
+ | |||
+ | |||
+ | Hankija automaatika all on võimalik seadistada, et kinnituks kas kõik ostuarved või konkreetsete reeglite alusel saadud e-arved, samuti määrata ka reegleid, mille alusel e-arvest ostuarved automaatselt luuakse, aga kindlasti ostuarved ei kinnituks. Suureks abiks on see näiteks perioodiliste ostuarvete koheseks kinnitamiseks, | ||
+ | |||
+ | ===== Seadistused ===== | ||
+ | ==== Automaatkinnitaja-kasutaja ==== | ||
+ | :!: Vajalik ainult menetluse kasutamise korral ! | ||
+ | |||
+ | Esmalt tuleks luua (robot)kasutaja, | ||
+ | |||
+ | {{: | ||
+ | |||
+ | ==== Süsteemiseadistused ==== | ||
+ | |||
+ | Kui menetlus on kasutusel, tuleb lisada automaatkinnituse jaoks menetleja kood süsteemiseadistus - transport - automaatkinnituse menetleja. | ||
+ | |||
+ | {{: | ||
+ | |||
+ | :!: Kui menetlus ei ole kasutusel, ei pea eraldi kasutajakoodi looma ning süsteemiseadistuses koodi täitma - ostuarved kinnituvad täites automaatika reeglites " | ||
+ | |||
+ | |||
+ | ==== Kasutajagrupi seadistused ==== | ||
+ | Selleks, et ennetada juba seadistatud ostuarve loomist ja kinnitamise reeglite kontrollimatut muutmist, on lisatud uus kasutajagrupi seadistus **Muu - Muutmisõigused - Hankija automaatika**. Automaatika õigused tuleks alles jätta ainult nendele kasutajagruppidele, | ||
+ | |||
+ | {{: | ||
+ | |||
+ | |||
+ | ===== Ostuarve ridade koondamine ===== | ||
+ | |||
+ | Automaatika reeglid kirjeldatakse hankijakaardil. | ||
+ | {{: | ||
+ | |||
+ | Ridade koondamine | ||
+ | Täites automaatikal **koond** linnukese, koostatakse kõigi e-arve ridade asemel üks ostuarve rida. | ||
+ | |||
+ | * Koondada saab kasutada nii eraldi kui koos automaatse kinnitamisega. | ||
+ | * Koondamine toimub, kui e-arvelt leitakse vähemalt üks reegel, kus automaatika real on märgitud **koond** aktiivseks. | ||
+ | * Kui on täidetud **Hankija - transport - Konto, kuhu koondatakse sisenenud ostuarve read** ning automaatika ridadel ei ole kontot märgitud, võetakse ostuarvele konto siit. :!: Soovitav on automaatika peal konto märkida, siis on reeglid ühes kohas ja automaatikat muutmisõigusi saab kontrollida . | ||
+ | {{: | ||
+ | * Kui automaatika real on konto täidetud, siis võidab automaatikal olev konto seadistus. | ||
+ | * Ridade koondamise puhul võetakse rea andmed automaatika esimeselt koondreegliga realt. Koondada ei saa e-arvet näiteks kolmeks erinevaks reaks märkides kolm erinevat kontot, projekti vms. | ||
+ | * Kui kasutada finantsretsepti, | ||
+ | |||
+ | ===== Ostuarve automaatne kinnitamine ===== | ||
+ | |||
+ | Täites automaatikal **Kinnita** linnukese, kinnitatakse e-arvest koostatud ostuarve automaatselt. | ||
+ | * Saab märkida reeglite kogumi, mille puhul ostuarve kinnitatakse. | ||
+ | * Kõikidel ülejäänud juhtudel ostuarve luuakse aga jäetakse kinnitamata. | ||
+ | |||
+ | :!: Kui Kinnita reegliga ostuarve ei kinnitu, tuleks proovida ostuarvet käsitsi kinnitada. Kui see ei õnnestu, tuleb kontrollida üle, kas kõik reeglid on täidetud - vajalikud objektitasemed täidetud, kontod, käibemaksukoodid jne olemas. | ||
+ | |||
+ | :!: Hankija e-arve automaatika seadistamisel saab dokumentide transpordis avada juba olemasoleva ostuarve, kustutada see ära ja luua uuesti. Sama protsessi saab korrata niikaua, kuni on reeglid paika saadud. | ||
+ | |||
+ | |||
+ | ===== Automaatika kasutamise näiteid ===== | ||
+ | |||
+ | Toome mõned näited, et aidata seadistada e-arvete automaatikat. | ||
+ | |||
+ | 1) Hankija ostuarved lähevad alati kokkulepitud kontole ja kinnituvad automaatselt.// | ||
+ | {{: | ||
+ | 2) IT püsiteenuse lepingu alusel saadav ostuarve, lepingusumma 150 eurot kuus. //Ostuarve kinnitub ainult juhul, kui ostuarve rida on täpselt 150 eurot. Kui summa erineb, siis ostuarve luuakse, aga ei kinnitata.// | ||
+ | {{: | ||
+ | 3) Directo püsiteenuste arve on vaja kinnitada automaatselt, | ||
+ | {{: | ||
+ | 4) Directo püsiteenuste ostuarve kõikide ridade asemel ostuarvele ainult üks rida. //Märkida " | ||
+ | |||
+ | :!: Selles näites on ühel real objekt erinev, arvestada tuleks, et koondades kirjutatakse dokumendile esimese rea objekt s.t ei koostata kaherealist ostuarvet. | ||
+ | {{: | ||
+ | 5) Ostuarve autoremondifirmalt, | ||
+ | //Märkida tuleks sisu lahtrisse "auto remont" | ||
+ | {{: | ||
+ | // | ||
+ | // | ||
+ | |||
+ | |||
+ | ===== Kulutus ===== | ||
+ | Kulutust on võimalik luua igast süsteemi jõudnud e-arvest, kuid efektiivseim viis on kulutusel baseeruv e-arve Directosse saata kas Costpocketi või Envoice' | ||
+ | |||
+ | === CostPocket === | ||
+ | CostPocketi seadistamisest saab lugeda [[https:// | ||
+ | |||
+ | CostPocketi ja Directo veebiseminari link: https:// | ||
+ | === Envoice === | ||
+ | |||
+ | Envoice' | ||
+ | |||
+ | :!: Envoice' | ||
+ | |||
Rida 139: | Rida 210: | ||
- | ==== Muud seadistused | + | === Muud seadistused === |
'' | '' | ||
**Siseneva e-arve (Dokumentide transport) teavitus e-mail**- e-mailiaadress, | **Siseneva e-arve (Dokumentide transport) teavitus e-mail**- e-mailiaadress, |
et/dokumentide_transport.txt · Viimati muutnud: 2023/01/20 14:23 persoon andrus