Turinys

1. Akceptacja

Możliwość podpisywania dokumentów w systemie. Przyspiesza i ułatwia pracę, koordynację dokumentów i podpisywanie. Zmniejsza liczbę drukowanych dokumentów potrzebnych do podpisania.

W systemie Directo można dokonać adnotacji następujących dokumentów:

Dokumenty mogą być zatwierdzane zgodnie z różną logiką:

Inne opcje akceptacji:

1.1. Ustawienia akceptacji

Ustawienia akceptacji są następujące:

1. Kadry → Dokumenty → Pracownicy, sekcja Akceptacja

2. Ustawienia → Ustawienia ogólne → Warunki potwierdzenia/ Akceptacja

3. Ustawienia → Ustawienia ogólne → Użytkownicy, Kliknij na nazwę użytkownika.

2. Opcje akceptacji

2.1. Kiedy 2 osoby podpisują fakturę zakupu

1. Na Karcie Pracownika, w sekcji Akceptacja, musi być zaznaczona kolumna Nowa faktur zakupu.

2. W sekcji Warunki potwierdzenia/Akceptacja należy zaznaczyć opcję 100% (oznacza to, że dokument musi być w całości podpisany, aby mógł zostać zatwierdzony).

3. Na karcie użytkownika podpisującego wypełniamy uprawnienia modułu dla podpisywanego dokumentu i w kolumnie punkty wpisujemy dowolną liczbę punktów większą od 0.

2.2. W przypadku gdy akceptant jest dodawany od określonego obiektu

1. Na karcie Pracownika, w sekcji Akceptacja należy wybrać obiekt, przy wybraniu którego w Zamówieniu zakupowym, zostanie dodana osoba zatwierdzającą.

2. W sekcji Warunki potwierdzenia/Akceptacja należy zaznaczyć opcję 100% (oznacza to, że dokument musi być w całości podpisany, aby mógł zostać zatwierdzony)

3. Na karcie użytkownika akceptującego wypełniamy uprawnienia modułu dla podpisywanego dokumentu i w kolumnie punkty wpisujemy dowolną liczbę punktów większą od 0.

2.3. W przypadku gdy akceptant jest dodawany od określonego projektu

1. Na karcie Pracownika, w sekcji Akceptacja należy wybrać projekt, przy wybraniu którego w dokumencie Wydatki, zostanie dodana osoba zatwierdzającą.

2. W sekcji Warunki potwierdzenia/Akceptacja należy zaznaczyć opcję 100% (oznacza to, że dokument musi być w całości podpisany, aby mógł zostać zatwierdzony)

3. Na karcie użytkownika akceptującego wypełniamy uprawnienia modułu dla podpisywanego dokumentu i w kolumnie punkty wpisujemy dowolną liczbę punktów większą od 0.

2.4. W przypadku gdy akceptant jest dodawany od określonej kwoty

1. Na karcie Pracownika w sekcji Akceptacja należy wybrać kwotę, przy przekroczeniu której w dokumencie Zamówienia zakupowe, zostanie dodana osoba zatwierdzającą.

2. W sekcji Warunki potwierdzenia/Akceptacja należy zaznaczyć opcję 100% (oznacza to, że dokument musi być w całości podpisany, aby mógł zostać zatwierdzony)

3. Na karcie użytkownika podpisującego należy wypełnić uprawnienia modułu dla podpisywanego dokumentu i wpisać dowolną liczbę punktów większą niż 0 w kolumnie Punkty.

2.5. Kiedy istnieje kilka warunków

W sekcji Akceptacje na karcie pracownika możesz określić wiele warunków zatwierdzania tego samego typu dokumentu.

Jeżeli pola są wypełniane w jednym wierszu, są one powiązane ze sobą za pomocą operacji logicznej AND. Informacje z różnych wierszy są powiązane za pomocą operacji logicznej OR.

Przykład:

Użytkownik jest dodawany jako podpisujący na dokumencie Faktury zakupowej, gdy (obiekt jest SERWIS ORAZ projekt jest MAGAZYN) LUB gdy (obiekt jest SPRZEDAŻ ORAZ projekt jest 1)

Dokument Obiekt Projekt
Faktura zakupowa SERWIS MAGAZYN
Faktura zakupowa SPRZEDAŻ 1

W powyższym przykładzie możliwych jest 8 scenariuszy:

ALBO

2.6. Potwierdzenie faktur kredytowych

W systemie Directo można również akceptować Faktury sprzedaży, których łączna kwota jest ujemna. Aby to zrobić, w karcie pracownika (Kadry → Dokumenty → Pracownicy) w sekcji Akceptacja, w polu Kwota od , należy wprowadzić kwotę ujemną, od której zostanie dodany pracownik zatwierdzający i będzie musiał zatwierdzić fakturę sprzedaży:

Dodatkowo w ustawieniach Ustawienia → Ustawienia ogólne → Warunki potwierdzenia/ Akceptacja

należy zaznaczyć pole wyboru 100% dla dokumentu Faktura sprzedażny:

W tym przypadku Faktury sprzedaży z kwotą dodatnią nie będą potrzebowały akceptacji. Jednak faktury sprzedaży z kwotą mniejszą niż 0 PLN i kwotą ujemną ukazana w karcie Pracownika, musza być podpisane.

3. Hierarchia wizowa

Aby akceptowanie przebiegało zgodnie z określoną hierarchią, należy w prawach użytkowników ustawić punkty od najniższego do najwyższego. Oznacza to, że osoba posiadająca 2 punkty będzie wizować jako pierwsza, a osoba posiadająca 3 punkty będzie wizować po akceptacji przez pierwszą osobę.

Istnieją również dodatkowe ustawienia, które pozwolą otrzymywać powiadomienia o wymaganej akceptacji. Przejdź do: Ustawienia → Ustawienia ogólne → Warunki potwierdzenia/ Akceptacja.

Powiadomienie o procedurze dla poszczególnych ról (tutaj możno wybrać, kto otrzyma powiadomienie o dokumencie, który należy podpisać):

Powiadomienia o odrzuceniu (otrzymanie powiadomienia w przypadku odrzucenia dokumentu, którego dotyczy akceptacja):

Czas powiadomień o dokumentach dla akceptacji (godziny, w których będą wysyłane powiadomienia): Tutaj wpisuje się godziny, o których zostanie wysłane przypomnienie. Jeżeli przypomnienie ma być wysyłane więcej niż raz, godziny oddziela się przecinkiem. Np. jeżeli chcemy, aby powiadomienia były wysyłane o 8 rano, wpisujemy 8, jeżeli chcemy, aby były wysyłane o 8 i 14, wpisujemy 8,14.

3.1. Warunki potwierdzenia/ Akceptacja

Więcej o ustawieniu Warunki potwierdzenia/ Akceptacja:

Ustawienia → ustawienia ogólne → Warunki potwierdzenia/ Akceptacja

Jeśli w dokumencie podamy datę 31.10.2019, a wartość Zamknięcie wynosi 30.10.2019, podczas zatwierdzania otrzymamy komunikat o błędzie: Dokument jest wcześniejszy niż data zamknięcia modułu 31.10.2019 przed 30.10.2019 :?: Dokument nie zostanie zatwierdzony.

Jeśli data dokumentu to 29.10.2019, a wartość Ostrzeżenia to 31.10.2019, otrzymamy komunikat o błędzie podczas zatwierdzania: Czy na pewno chcesz zatwierdzić dokument z datą 29.10.2019 (wcześniejszą niż ostrzeżenie o zamknięciu 31.10.2019)? :?: Dokument zostanie zatwierdzony.

Jeśli data dokumentu to 19.11.2019, a data wprowadzenia dokumentu do systemu to 20.11.2019 i zaznaczono Ostrzeżenie przyszłości: podczas zatwierdzania, otrzymamy komunikat o błędzie: Dokument ma przyszłą datę :?: . Dokument zostanie zatwierdzony.

Jeżeli data dokumentu to 19.11.2019, a data wprowadzenia dokumentu do systemu to 20.11.2019 i jest ona oznaczona jako Zakazać zapisy w przyszłości: podczas zatwierdzania dokumentu pojawi się komunikat o błędzie Dokument ma przyszłą datę :?: Dokument nie zostanie zatwierdzony.