Możliwość podpisywania dokumentów w systemie. Przyspiesza i ułatwia pracę, koordynację dokumentów i podpisywanie. Zmniejsza liczbę drukowanych dokumentów potrzebnych do podpisania.
W systemie Directo można dokonać adnotacji następujących dokumentów:
Dokumenty mogą być zatwierdzane zgodnie z różną logiką:
Inne opcje akceptacji:
Ustawienia akceptacji są następujące:
1. Kadry → Dokumenty → Pracownicy, sekcja Akceptacja
2. Ustawienia → Ustawienia ogólne → Warunki potwierdzenia/ Akceptacja
3. Ustawienia → Ustawienia ogólne → Użytkownicy
, Kliknij na nazwę użytkownika.
1. Na Karcie Pracownika, w sekcji Akceptacja, musi być zaznaczona kolumna Nowa faktur zakupu.
2. W sekcji Warunki potwierdzenia/Akceptacja należy zaznaczyć opcję 100% (oznacza to, że dokument musi być w całości podpisany, aby mógł zostać zatwierdzony).
3. Na karcie użytkownika podpisującego wypełniamy uprawnienia modułu dla podpisywanego dokumentu i w kolumnie punkty wpisujemy dowolną liczbę punktów większą od 0.
1. Na karcie Pracownika, w sekcji Akceptacja należy wybrać obiekt, przy wybraniu którego w Zamówieniu zakupowym, zostanie dodana osoba zatwierdzającą.
2. W sekcji Warunki potwierdzenia/Akceptacja należy zaznaczyć opcję 100% (oznacza to, że dokument musi być w całości podpisany, aby mógł zostać zatwierdzony)
3. Na karcie użytkownika akceptującego wypełniamy uprawnienia modułu dla podpisywanego dokumentu i w kolumnie punkty wpisujemy dowolną liczbę punktów większą od 0.
1. Na karcie Pracownika, w sekcji Akceptacja należy wybrać projekt, przy wybraniu którego w dokumencie Wydatki, zostanie dodana osoba zatwierdzającą.
2. W sekcji Warunki potwierdzenia/Akceptacja należy zaznaczyć opcję 100% (oznacza to, że dokument musi być w całości podpisany, aby mógł zostać zatwierdzony)
3. Na karcie użytkownika akceptującego wypełniamy uprawnienia modułu dla podpisywanego dokumentu i w kolumnie punkty wpisujemy dowolną liczbę punktów większą od 0.
1. Na karcie Pracownika w sekcji Akceptacja należy wybrać kwotę, przy przekroczeniu której w dokumencie Zamówienia zakupowe, zostanie dodana osoba zatwierdzającą.
2. W sekcji Warunki potwierdzenia/Akceptacja należy zaznaczyć opcję 100% (oznacza to, że dokument musi być w całości podpisany, aby mógł zostać zatwierdzony)
3. Na karcie użytkownika podpisującego należy wypełnić uprawnienia modułu dla podpisywanego dokumentu i wpisać dowolną liczbę punktów większą niż 0 w kolumnie Punkty.
W sekcji Akceptacje na karcie pracownika możesz określić wiele warunków zatwierdzania tego samego typu dokumentu.
Jeżeli pola są wypełniane w jednym wierszu, są one powiązane ze sobą za pomocą operacji logicznej AND. Informacje z różnych wierszy są powiązane za pomocą operacji logicznej OR.
Przykład:
Użytkownik jest dodawany jako podpisujący na dokumencie Faktury zakupowej, gdy (obiekt jest SERWIS
ORAZ projekt jest MAGAZYN
) LUB gdy (obiekt jest SPRZEDAŻ
ORAZ projekt jest 1
)
Dokument | Obiekt | Projekt |
---|---|---|
Faktura zakupowa | SERWIS | MAGAZYN |
Faktura zakupowa | SPRZEDAŻ | 1 |
W powyższym przykładzie możliwych jest 8 scenariuszy:
X
, projekt Y
- osoba podpisująca dokument nie wpadnieSERWIS
, projekt MAGAZYN
- osoba podpisująca dokument wpadnieSERWIS
, projekt Y
- osoba podpisująca dokument nie wpadnieX
, projekt MAGAZYN
- osoba podpisująca dokument nie wpadnieALBO
X
, projekt Y
- osoba podpisująca dokument nie wpadnieSPRZEDAŻ
, projekt 1
- osoba podpisująca dokument wpadnieSPRZEDAŻ
, projekt Y
- osoba podpisująca dokument nie wpadnieX
, projekt 1
- osoba podpisująca dokument nie wpadnieW systemie Directo można również akceptować Faktury sprzedaży, których łączna kwota jest ujemna. Aby to zrobić, w karcie pracownika (Kadry → Dokumenty → Pracownicy) w sekcji Akceptacja, w polu Kwota od , należy wprowadzić kwotę ujemną, od której zostanie dodany pracownik zatwierdzający i będzie musiał zatwierdzić fakturę sprzedaży:
Dodatkowo w ustawieniach Ustawienia → Ustawienia ogólne → Warunki potwierdzenia/ Akceptacja
należy zaznaczyć pole wyboru 100% dla dokumentu Faktura sprzedażny:
W tym przypadku Faktury sprzedaży z kwotą dodatnią nie będą potrzebowały akceptacji. Jednak faktury sprzedaży z kwotą mniejszą niż 0 PLN i kwotą ujemną ukazana w karcie Pracownika, musza być podpisane.
Aby akceptowanie przebiegało zgodnie z określoną hierarchią, należy w prawach użytkowników ustawić punkty od najniższego do najwyższego. Oznacza to, że osoba posiadająca 2 punkty będzie wizować jako pierwsza, a osoba posiadająca 3 punkty będzie wizować po akceptacji przez pierwszą osobę.
Istnieją również dodatkowe ustawienia, które pozwolą otrzymywać powiadomienia o wymaganej akceptacji. Przejdź do: Ustawienia → Ustawienia ogólne → Warunki potwierdzenia/ Akceptacja
.
Powiadomienie o procedurze dla poszczególnych ról (tutaj możno wybrać, kto otrzyma powiadomienie o dokumencie, który należy podpisać):
Powiadomienia o odrzuceniu (otrzymanie powiadomienia w przypadku odrzucenia dokumentu, którego dotyczy akceptacja):
Czas powiadomień o dokumentach dla akceptacji (godziny, w których będą wysyłane powiadomienia)
: Tutaj wpisuje się godziny, o których zostanie wysłane przypomnienie. Jeżeli przypomnienie ma być wysyłane więcej niż raz, godziny oddziela się przecinkiem. Np. jeżeli chcemy, aby powiadomienia były wysyłane o 8 rano, wpisujemy 8, jeżeli chcemy, aby były wysyłane o 8 i 14, wpisujemy 8,14.
Więcej o ustawieniu Warunki potwierdzenia/ Akceptacja
:
Ustawienia → ustawienia ogólne → Warunki potwierdzenia/ Akceptacja
Jeśli w dokumencie podamy datę 31.10.2019, a wartość Zamknięcie wynosi 30.10.2019, podczas zatwierdzania otrzymamy komunikat o błędzie: Dokument jest wcześniejszy niż data zamknięcia modułu 31.10.2019 przed 30.10.2019 Dokument nie zostanie zatwierdzony.
Jeśli data dokumentu to 29.10.2019, a wartość Ostrzeżenia to 31.10.2019, otrzymamy komunikat o błędzie podczas zatwierdzania: Czy na pewno chcesz zatwierdzić dokument z datą 29.10.2019 (wcześniejszą niż ostrzeżenie o zamknięciu 31.10.2019)? Dokument zostanie zatwierdzony.
Jeśli data dokumentu to 19.11.2019, a data wprowadzenia dokumentu do systemu to 20.11.2019 i zaznaczono Ostrzeżenie przyszłości: podczas zatwierdzania, otrzymamy komunikat o błędzie: Dokument ma przyszłą datę . Dokument zostanie zatwierdzony.
Jeżeli data dokumentu to 19.11.2019, a data wprowadzenia dokumentu do systemu to 20.11.2019 i jest ona oznaczona jako Zakazać zapisy w przyszłości: podczas zatwierdzania dokumentu pojawi się komunikat o błędzie Dokument ma przyszłą datę Dokument nie zostanie zatwierdzony.