PEPPOL formāta e-rēķinu sūtīšana klientiem un saņemšana no piegādātājiem

“Directo” sistēma nodrošina iespēju sūtīt klientiem strukturētus e-rēķinus PEPPOL formātā un arī reģistrēt sistēmā no piegādātājiem saņemtos strukturētos e-rēķinus, kuri ir PEPPOL formātā.

Lai sūtot klientiem no “Directo” sistēmas rēķinus, klienti tos saņemtu ne tikai PDF formātā, bet arī kā strukturētus e-rēķinus PEPPOL formātā, katram uzņēmuma datubāzes lietotājam, kurš sūta klientiem rēķinus:
1) Sistēmas galvenajā logā jāuzspiež uz sava vārda un uzvārda.

2) Tad tiks atvērta sadaļa, kurā var norādīt un mainīt ar sava lietotāja kontu saistītos uzstādījumus.
Tajā pie uzstādījuma Sūtīt kā pielikumu ir jānorāda opcija PDF+Peppol.

3) Lai saglabātu norādītās izmaiņas, jānospiež poga Saglabāt, kura atrodas uzstādījumu apakšējā daļā.

Papildus tam realizācijas PVN kodu kartītēs jābūt norādītiem atbilstošajiem PEPPOL kodiem.
Lai to izdarītu, no galvenās izvēlnes jādodas uz UZSTĀDĪJUMI → Finanšu uzstādījumi → PVN kodi
Tad tiks atvērts PVN kodu saraksts. Tajā jāatver realizācijas PVN koda kartīte (to var izdarīt, uzspiežot uz kartītes koda) un, ja kartītē nav aizpildīts lauks PEPPOL ID, tad tas jāaizpilda, laukā PEPPOL ID norādot PVN likmei atbilstošo kodu (kodu laukā PEPPOL ID var norādīt, veicot laukā dubultklikšķi, tad tiks atvērts kodu saraksts, no kura jāizvēlas atbilstošais kods) un pēc tam PVN koda kartītē jānospiež poga Saglabāt. PEPPOL ID jānorāda visu aktuālo realizācijas PVN kodu kartītēs.

Mērvienību kartītēs jābūt norādītiem mērvienībām atbilstošajiem UNECE mērvienību klasifikatora kodiem.
Lai mērvienību kartītēs norādītu tām atbilstošos UNECE kodus, no galvenās izvēlnes jādodas uz UZSTĀDĪJUMI → Galvenie uzstādījumi → Mērvienības
Tad tiks atvērts mērvienību saraksts. Tajā jāatver mērvienības kartīte (to var izdarīt, uzspiežot uz tās koda) un, ja mērvienības kartītē nav aizpildīts lauks PEPPOL ID, tad tas jāaizpilda, laukā PEPPOL ID norādot mērvienībai atbilstošo UNECE kodu (kodu saraksts ir pieejams šeit), un pēc tam jānospiež poga Saglabāt.

Ja vēlaties lejupielādēt pārdošanas rēķina failu kā PEPPOL formāta e-rēķinu, tad pēc šeit aprakstīto darbību veikšanas aizpildītā un saglabātā pārdošanas rēķinā turot nospiestu alt taustiņu jānospiež poga Drukāt.

Tad Jūsu ierīcē tiks lejupielādēts e-rēķins.

Kad no piegādātāja tiek saņemts PEPPOL formāta e-rēķins, tas jānosūta uz “Directo” datubāzes e-pasta adresi, kā rezultātā tas nonāks atskaites Pielikumi nepiesaistīto pielikumu sadaļā, un tad no saņemtā faila sistēmā varēs reģistrēt ienākošo rēķinu.
PEPPOL formāta ienākošā rēķina reģistrēšana “Directo” sistēmā nodrošina to, ka reģistrējot ienākošo rēķinu no atskaites Pielikumi nepiesaistīto pielikumu sadaļas, reģistrētais ienākošais rēķins jau būs aizpildīts ar tādu informāciju kā piegādātājs, faktiskais rēķina numurs, rēķina datums, apmaksas termiņš, rēķina rindās būs nonācis apraksts, summa bez PVN.

Pirms PEPPOL formāta ienākošo rēķinu reģistrēšanas “Directo” sistēmā ir jāpārliecinās, ka pie sistēmas uzstādījuma Noklusējuma intervāls, kurš atrodas uzstādījumu sadaļā Transports (“Directo” galvenā izvēlne → UZSTĀDĪJUMI → Sistēmas uzstādījumi → sadaļa Transports) ir norādīts dokumentu numerācijas intervāls, no kura e-rēķiniem tiks piešķirts sistēmas numurs. Ja pie konkrētā sistēmas uzstādījuma nav norādīts nepieciešamais dokumentu numerācijas intervāls, tad tas jānorāda un pēc tam jānospiež poga Saglabāt.
Apraksts par to, kāda ir datubāzes e-pasta adrese, kuru izmantojot datubāzē var iesūtīt pielikumus kā arī par to, kā no iesūtītajiem pielikumiem sistēmā reģistrēt dokumentus (konkrētajā gadījumā – ienākošo rēķinu, ir pieejams šeit.
Ja piegādātājs rēķinu būs atsūtījis gan PEPPOL, gan PDF formātā, tad uz “Directo” datubāzi pārsūtiet abus failus. Atskaites Pielikumi nepiesaistīto pielikumu sadaļā šie abi iesūtītie faili būs redzami kā viens apvienots – PEPPOL formāta fails palīdzēs automātiski aizpildīt ienākošo rēķinu ar informāciju, savukārt PDF formāta fails paliks piesaistīts reģistrētajam ienākošajam rēķinam, lai informācija par saņemto rēķinu būtu uzskatāmi redzama arī kā PDF formāta rēķins.