Sisällysluettelo

Uusi Asiakirjadesign

Uusi Design Opastusvideo:Maksuasiakirja uudella näkymällä

Tässä käydään läpi Maksuasiakirjaa, mutta sama logiikka pätee myös muihin asiakirjoihin.

Directon uuden ulkoasun dokumenttinäkymät

Kokeile uutta ulkoasua

Directon dokumenteissa näkyy ilmoitus, että dokumentista on saatavilla uusi ulkoasu, ja käyttäjä voi avata sen painikkeella Uusi Design.

Uusi ulkoasu parantaa dokumenttien käytettävyyttä ja toiminnallisuutta. Kaikki dokumentit siirretään vähitellen uuteen näkymään, mutta siirtymävaiheessa käyttäjä voi palata vanhaan näkymään. Käyttäjien palaute on tärkeää, koska se ohjaa kehitystyötä.

Uuden dokumenttinäkymän edut

Dokumentit, joilla uusi näkymä on käytettävissä

Tutustu Directon uuteen työntekijään – Rekku

Directolla on uusi työntekijä: Rekku-koira, jonka päätehtävä on noutaa tietoa. Häntä ei näe usein — ja mitä vähemmän näet Rekkua juoksemassa, sen parempi.

Rekku toimii latausanimaationa. Hän ilmestyy näkyviin, kun järjestelmä tekee taustalla jotain:

Aiemmin tässä roolissa oli “Vaalea näyttö”, mutta se on korvattu nyt Rekulla.

Miksi siis koira nimeltään Rekku

Vironkielen sana *koer* eli *koira* on Directon kehittäjien sisäinen termi, joka tulee sanasta *query* (tietokantapyyntö). Kun “koer jookseb”, eli ”koira juoksee”, järjestelmä suorittaa kyselyitä.

Nimi Rekku tulee sanasta *request*, jota käytetään verkkopyyntöjen yhteydessä. Rekku siis “juoksee” sekä suoritettavien tietokanta- että verkkopyyntöjen aikana.

Tutustu Directon uuteen työntekijään:

Valmistautuminen uuteen ulkoasuun siirtymiseen

Ennen uuden ulkoasun käyttöönottoa on tärkeää tarkistaa ja määrittää tietokannan oletusasetukset. Näin varmistetaan, että käyttäjille näkyvät kentät ovat oikeat, loogisessa järjestyksessä ja prosessia tukevassa paikassa.

Tavoite

SUPER‑oikeuksilla varustetun käyttäjän tulee varmistaa, että usein käytetyissä dokumenteissa:

Usein dokumentin kenttiä on syytä muokata ennen käyttöönottoa. Suositeltavaa on luoda tietokannan oletusasetukset sen mukaan, mikä sopii suurimmalle osalle käyttäjistä.

1. Oletusasetusten luominen SUPER‑käyttäjänä

1.1. Ota Hallinnointi käyttöön

Oletusasetusten tekeminen edellyttää, että SUPER‑käyttäjä aktivoi Hallinnoi.

Vaiheet:

  1. Avaa Directon päävalikko.
  2. Valitse vasemmalta Hallinnoi.
  3. Dokumenttien yläosaan ilmestyy ilmoitus, että olet hallintatilassa.

Hallintatilassa tehdyt muutokset vaikuttavat koko tietokannan oletusasetuksiin.

1.2. Avaa dokumentti ja ota käyttöön uusi ulkoasu

Avaa dokumentti, jota haluat muokata, ja ota käyttöön uusi ulkoasu painamalla Uusi Design.

Tämän jälkeen:

1.3. Muokkaa kaikki tarvittavat dokumentit

Käy läpi kaikki dokumentit, joita käyttäjät käyttävät päivittäin.

Suositus:

1.4. Hallintatilassa voi muokata myös muita näkymiä

Hallintatilassa voidaan määrittää oletusasetuksia myös:

2. Kenelle oletusasetukset tulevat voimaan?

Oletusasetukset koskevat automaattisesti:

Jos käyttäjä ei ole muokannut kenttiä tai näkymiä itse, hän näkee automaattisesti tietokannan oletusasetukset.

3. Mitä tehdä, jos käyttäjä on jo muokannut asetuksiaan?

Jos käyttäjä on tallentanut omat asetuksensa, oletusasetukset eivät enää päivity hänelle automaattisesti. Tällöin on kaksi vaihtoehtoa.

Vaihtoehto 1: kopioi käyttäjälle uudet asetukset SUPER‑käyttäjä voi kopioida käyttäjälle kaikki uuden ulkoasun asetukset, kuten:

Vaiheet:

  1. Luo uusi käyttäjä
  2. Uudelle käyttäjälle ei tarvitse antaa oikeuksia
  3. Uusi käyttäjä saa automaattisesti tietokannan oletusasetukset
  4. Avaa sen käyttäjän käyttäjäkortti, jolle haluat asetukset kopioida
  5. Kopioi uuden käyttäjän nimi kenttään LOMAKEKENTÄT

:?: Jos käytät myös resursseja, huomioi että LOMAKEKENTÄT vaikuttaa vanhan ulkoasun resurssikenttiin. Siksi resurssin lomake kannattaa säätää hallintatilassa ennen kopiointia.

Vaihtoehto 2: käyttäjä palauttaa itse alkuasetukset Käyttäjä voi palauttaa dokumentin alkuasetukset:

Osion tai taulukon alkuasetusten palautus Jokaisen osion ja taulukon Taulukon asetukset lopussa on linkki Nollaa oletusasetukset.

Koko dokumentin alkuasetusten palauttaminen

Käyttäjä voi palauttaa dokumentin kaikki alkuasetukset seuraavasti:

  1. Avaa dokumentin asetukset
  2. Siirry välilehdelle Sisu sektsioonid
  3. Valitse Taasta kuvamise ja paigutuse algseaded
  4. Tallenna muutokset

Tämän jälkeen käyttäjä saa dokumentille sen alkuperäiset asetukset.

4. Mitä tehdä, jos käyttäjiä on paljon ja tarpeet vaihtelevat?

Jos organisaatiossa on paljon käyttäjiä ja erilaisia työrooleja, kannattaa silti aloittaa koko tietokannan yhteisestä oletusasetuksesta.

Suositeltu toimintatapa

  1. Luo ensin koko tietokannan yleinen oletusasetuskokonaisuus — mahdollisimman kevyt ja suurimmalle osalle sopiva.
  2. Luo tarvittaessa eri käyttäjäprofiileille omat “profiilikäyttäjät”, joille tallennetaan kyseisen roolin asetukset.

Esimerkkejä profiileista:

SUPER‑käyttäjä voi kirjautua näillä profiileilla ja säätää dokumentit roolin tarpeisiin.

Käytä asetusten kopiointiin kenttää LOMAKEKENTÄT

Kun profiili on valmis, sen asetukset voidaan kopioida muille käyttäjille kentän LOMAKEKENTÄT avulla. Näin saman roolin käyttäjille saadaan yhtenäinen näkymä nopeasti.

5. Käyttäjien lomakkeiden automaattinen ylikirjoitus

Jos kenttään LOMAKEKENTÄT on asetettu käyttäjä, jolta asetukset kopioidaan, voidaan aktivoida myös valinta, joka kirjoittaa käyttäjän lomakkeet automaattisesti uudelleen joka yö.

Tämä on hyödyllistä, kun halutaan varmistaa:

Ratkaisun etuna on, että lomakkeisiin tehdyt muutokset siirtyvät käyttäjille ilman manuaalista työtä.

6. Tärkeitä huomioita

Uuden ulkoasun dokumenttien käyttäminen

Tämä ohje kuvaa uuden dokumenttinäkymän keskeiset muutokset ja toimintaperiaatteet. Tavoitteena on siirtää kaikki Directon dokumentit uuteen näkymäjärjestelmään. :!: Uusi järjestelmä toimii vain Edge‑ ja Chrome‑selaimilla.

Luonnokset

Kaikissa uuden järjestelmän dokumenteissa on uusi tila: luonnos. Uutta dokumenttia luodessa tai tallennettua dokumenttia muokatessa muutokset eivät mene suoraan alkuperäiseen dokumenttiin, vaan ne tallentuvat luonnokseen. Luonnosta voi muokata rauhassa ilman, että se vaikuttaa alkuperäiseen dokumenttiin.

Toiminnot luonnosten kanssa

Luonnoksella on neljä päätoimintoa työkalupalkissa:

Dokumentin tila

Dokumentin tila näkyy vasemmassa yläkulmassa dokumentin nimen vieressä:

Luonnosten haltuunotto

Yhdestä dokumentista voi olla kerrallaan vain yksi luonnos. Jos käyttäjä muokkaa dokumenttia ja luonnos on jo olemassa, muut käyttäjät eivät voi muokata dokumenttia samaan aikaan.

Jos dokumenttia on kuitenkin tarpeen muokata, toinen käyttäjä voi ottaa luonnoksen haltuunsa. Kun dokumentti avataan ja sillä on jo toisen käyttäjän luonnos, dokumentin oikeaan yläkulmaan ilmestyy ilmoitus ja painike luonnosten haltuunottoa varten.

Kun luonnos otetaan haltuun:

Muutosten automaattinen tallennus

Kaikki luonnokselle tehdyt muutokset tallentuvat automaattisesti tietokantaan. Ikkunan voi sulkea milloin tahansa — muutokset säilyvät.

Tallenna‑painiketta tarvitaan vain, kun luonnoksen muutokset halutaan siirtää alkuperäiseen dokumenttiin.

Dokumentin kentät voivat olla eri tyyppisiä riippuen siitä, millaista tietoa niihin syötetään tai mistä tieto tulee.

Asetettavat kentät Kentät, joissa näkyy luupin kuvake. Näiden kenttien sisältö tulee erillisestä tietotaulusta, ja kenttään asetetaan tietue kyseisestä taulusta. Esimerkkejä: Asiakas,Myyjä, Varasto, Kohde, Tuote jne.

Luuppi avaa minihaun. Kun kenttä on täytetty, oikeassa yläkulmassa näkyvä ketju‑ikoni avaa asetetun tietueen kortin (sama kuin Alt+v).


Aikakentät Kentät, joihin voi syöttää päivämäärän ja kellonajan. Esimerkkejä: Aika, Lähetysaika, Saapumisaika.

Uutta dokumenttia luodessa Aika sisältää automaattisesti nykyhetken. Kentässä näkyy kalenterin kuvake, joka avaa kalenterin (myös hiiren oikea painike).

Jos arvo syötetään väärässä muodossa:

Hyödyllisiä tekniikoita aikakentissä:

(esim. ostolaskun Aika, myyntilaskun Aika, maksun Aika, tilauksen Lähetysaika)


Tekstikentät Kentät, joihin joko asetetaan tietoa toiselta tietueelta (esim. asiakkaan nimi) tai joihin kirjoitetaan vapaata tekstiä (esim. Kommentti, Lisätieto).


Linkitettävät kentät Tekstikenttä, johon on syötetty URL, näyttää linkin avausikonin. Klikkaamalla linkki avautuu uuteen ikkunaan.

Katso video aktiivisten URL‑osoitteiden käytöstä

Video aktiivisten URL‑osoitteiden käytöstä (tekstitys suomeksi)


Valintalistakentät Kentät, joiden sisältö on ennalta määritelty asetuksissa. Esimerkkejä: Status, Tyyppi, ALV-maa jne.


Ei‑muokattavat kentät Kentät, joiden sisältö tulee toiselta tietueelta (esim. artikkelin lisätiedot) tai jotka ovat laskennallisia (esim. Yhteensä‑kentät).


Modaalivalintakentät Kentät, joissa näkyy kuvake, jota klikkaamalla avautuu modaalinen valintaikkuna.


Näkymien muokkaaminen

Uuden ulkoasun dokumenttinäkymät on suunniteltu niin, että loppukäyttäjä voi muokata näkymää omien tarpeidensa mukaan. Kaikki tietyllä dokumentilla tehdyt muokkaukset tallentuvat automaattisesti tietokantaan ja ovat käyttäjäkohtaisia.

Dokumentin otsikon muokkaaminen

Otsikon oikeassa reunassa oleva työkalu‑ikoni avaa otsikon kenttien muokkausvalikon. Muokkausvalikossa voit:

(vetäminen tapahtuu kentän edessä olevasta ikonista)

Esimerkki: Otsikko ilman erottimia

Esimerkki: Otsikko, jossa kenttien järjestystä on muutettu ja erottimia käytetty

Kentän piilottaminen ei tarkoita, että se jäisi tyhjäksi. Jos kenttä täyttyy automaattisesti (esim. objekti, varasto), eikä sitä tarvitse muuttaa, sen voi piilottaa.

:?: Jätä näkyviin vain kentät, joita todella tarvitset dokumentin täyttämisessä tai joiden sisältö on tärkeää nähdä.

Dokumentin tärkeät kentät

Katso video tärkeistä kentistä (tekstitys suomeksi)

Dokumentin alussa heti ”Päädata”‑osion yläpuolella on alue, johon käyttäjä voi valita tärkeät kentät. Nämä kentät ovat aina näkyvillä dokumentissa, siis myös silloin kun rivitaulukko on zoomattu.

Esimerkki: Lasku-asiakirja

Tärkeisiin kenttiin voi nostaa kenttiä kaikista otsikon osioista. Avaa osion Valitse kenttä ja vedä haluttu kenttä tärkeiden kenttien alueelle.

Esimerkki, jossa tärkeät kentät on valittu ja kaikki muut osiot piilotettu:

Kentän poistaminen tärkeistä kentistä: Avaa tärkeiden kenttien asetukset ja vedä kenttä alueelle Poista tärkeistä kentistä. Kenttä palautuu alkuperäiseen osioonsa, jossa sen näkyvyyttä voi muokata.

Dokumentin osioiden piilottaminen

Dokumentin tiedot on jaettu osioihin. Jos jokin osio ei ole tarpeellinen, sen voi piilottaa kokonaan.

Esimerkki: Lasku‑dokumentilla halutaan piilottaa osiot TILAAJA, LISÄTIETOKENTÄT ja MENETTELY:

Avaa otsikon Sivuasetukset ‑valikko ja valitse, mitkä osiot näkyvät. Poista valinta niistä, joita et halua nähdä:

Tämän jälkeen dokumentissa näkyvät vain valitut osiot:

Dokumentin rivitaulukon muokkaaminen

Valikossa on mm. seuraavat vaihtoehdot:

(vetäminen tapahtuu kentän edessä olevasta ikonista)

Dokumentin sivupaneeli

Tallennetulla dokumentilla voidaan näyttää sivupaneeli. Avaa se painamalla otsikon kuvaketta Näytä Sivupalkki:

Paneeli sisältää kolme välilehteä: Liitteet, Viestit ja Historia:

Paneelin voi näyttää joko oikealla tai alareunassa:

:?: Valinnat tallentuvat käyttäjäkohtaisesti — seuraavalla kerralla sama dokumenttityyppi avautuu samalla paneeliasetuksella ja samalla aktiivisella välilehdellä.

Historia sivupaneelissa

Katso dokumentin historian opasvideo (tekstitys suomeksi)

Sivupaneelin historiassa näkyvät kaikki dokumenttiin liittyvät toiminnot ja jatkotoimet sekä tieto siitä, kuka ne teki ja milloin.

Historiassa näkyy mm.:

Toiminnot dokumentilla

Lajittelu, suodatus, haku ja korvaus

Haku ja korvaus toimivat myös tyhjille kentille. Tyhjän kentän hakemiseen käytetään järjestelmäasetuksissa määriteltyä symbolia (yleensä #).

Katso haku- ja suodatusvideo (tekstitys suomeksi)

Esimerkki tyhjien kenttien korvaamisesta:

Ennen hakua:

Haun jälkeen, ennen korvausta:

Korvauksen jälkeen, suodattimet poistettuna:

Kaikki suodattimet voi tyhjentää kerralla taulukon oikean yläkulman painikkeella Tyhjennä sarakesuodattimet:

Toiminnot rivin kanssa

  Toiminnot:
    * **Lisää rivi yläpuolelle** – lisää tyhjän rivin valitun rivin yläpuolelle  
    * **Lisää rivi alapuolelle** – lisää tyhjän rivin valitun rivin alapuolelle  
    * **Kopio rivi** – kopioi rivin leikepöydälle  
    * **Poista rivi** – poistaa rivin

SHIFT‑valinta valitsee rivivälin.

  Rivinumeron otsikossa oleva valintaruutu valitsee kaikki rivit.

Usean tietueen asettaminen dokumentille

Tarjouksia, laskuja ja muita dokumentteja tehdessä voi olla tarpeen etsiä ja lisätä useita samankaltaisia artikkeleita peräkkäin. Oletuksena artiklihaun (asetajan) ikkuna sulkeutuu jokaisen valinnan jälkeen, jolloin haku täytyy avata uudelleen.

Tämän välttämiseksi voidaan ottaa käyttöön asetus, joka pitää asetajan ikkunan avoinna. Tällöin artikkeleita voi lisätä peräkkäin, ja ikkuna suljetaan vasta, kun käyttäjä päättää lopettaa.

Asetuksen käyttöönotto

  1. Avaa dokumentti (esim. pakkumine tai arve)
  2. Avaa asetaja kaksoisklikkaamalla artikkeliväliltä
  3. Valitse asetaja‑ikkunasta Seaded
  4. Ota käyttöön Mitme kirje asetamine (aken ei sulgu)

Asetuksen jälkeen asetaja pysyy avoinna ja artikkeleita voi lisätä peräkkäin.

Muutosloki

Uuden ulkoasun dokumenteissa on käytettävissä erittäin yksityiskohtainen muutosloki. Jokaisella tallennuksella lokiin lisätään kaikki tehdyt muutokset — sekä otsikon kentissä, lisävälilehdillä että rivitaulukossa.

Muutoslokista näet:

Muutosloki avataan dokumentin tai taulukon otsikon logi‑ikonista:

Dokumentin otsikon ja rivien muutokset tallentuvat eri lokeihin, ja niiden avauspainikkeet ovat eri kohdissa:

Otsikon muutosloki

Avaa dokumentin oikean yläkulman logi‑ikonista:

Otsikon muutoslokissa näkyy rekisterinäkymä, jossa ovat dokumentin pääkentät. Valitse sarakkeet ‑linkistä voi valita vain ne kentät, jotka ovat käytössä tai joita halutaan tarkastella.

Sarakeotsikoihin voi syöttää suodattimia:

Sarakeotsikon alla oleva kytkin suodattaa kyseisen kentän muutokset:

Rivien muutosloki

Rivien muutosloki avataan taulukon yläpuolella olevasta logi‑ikonista:

Valitse sarakkeet ‑linkistä voi valita vain dokumentilla käytössä olevat kentät.

Rivien muutosloki näyttää vain ne rivit, joilla on tapahtunut muutoksia. Yhdestä muutoksesta syntyy kaksi riviä:

Esimerkki: määrän muutos 30 → 22

Esimerkki: rivejä lisätty eri aikoina

Voit hakea muutoksia esim. artikkelikoodin tai nimen perusteella: