See on dokumendi vana versioon!
Nii Finbite, RIKi kui ka näiteks Unifiedposti (endine: Fitek; endine Opus Capita; endine Itella), aga ka Telema kui ka Envoice e-arve liidesed võimaldavad Directos ostuarveid (või sissetulekuid, aga ka kulutusi) mugavalt vastu võtta. Saabunud dokumendid ilmuvad Üldine > Dokumendid > Dokumentide transport
alla. Vastuvõtmiseks vajalikud seadistused kattuvad saatmise seadistustega. Lisaks neile on oluline, et hankija kaartidel oleksid reg nr täidetud, mille järgi programm saabunud ostuarve hankijaga seob. Kulutuste puhul on kulutaja tuvastamiseks vaja, et kulutajale oleks määratud isikukood.
Kui dokumendi loomise käigus ei leita sobivat hankijat (reg.numbri, km.reg numbri, nime, ja arveldusarve järgi tuvastamine ei õnnestu), pakutakse välja järgmine vaba hankija kood (või reg. number, kui süsteemiseadistustes on määratud uue hankija koodiks tulema reg. number).
Soovi korral saab siia asetada (olemasoleva) hankija koodi, kui on soov luua dokument olemasoleva hankijaga (hankija oli näiteks süsteemis olemas, kuid ei tuvastatud mingil põhjusel). Pakutud hankija koodi võib ka muuta mingiks muuks endale sobivaks uue loodava hankija koodiks. Kui sisestatud kood on aga olemas, siis mõistagi luuakse hoopis dokument selle koodiga hankijaga.
Sisenenud ostuarve Directosse jõudmise kohta saab määrata teavitus-emaili, kuhu saadetakse kiri kohe, kui dokument süsteemi jõuab. Selleks on kaks võimalust:
Siseneva e-arve (Dokumentide transport) teavitus e-mail
Transport>Teavitus e-mail sissetulnud dokumendi puhul
Kui täidetud on punkt 2. siis saadetakse teavitus siin määratud meilile, kui ei, siis süteemiseadistustesse määratud meilile.
Kui on seadistatud Dokumentide automaatne loomine, saabub teavitus juba konkreetse loodud dokumendi (ostuarve või sissetuleku) viitega. Kui automaatset loomist ei teostata (dokumendid jäävad loomisootele Dokumentide transpordi
alla), saabub teavitus viitega konkreetsele transpordi kirjele.
Automaatse dokumentide loomise puhul ebaõnnestunud kirjete loomise kohta teavitust ei saadeta (näiteks kui hankija süsteemis puudub). Seega tuleks aeg-ajalt käia kontrollimas, kas on nö „õhus“ kirjeid, mis on vigased, ning siis sekkuda käsitsi - luua hankija ning määrata järgmine sisenenud dokument sellelt hankijalt juba automaatselt loodama.
Et ostuarve või sissetuleku dokument loodaks automaatselt, tuleks teha järgmist:
Transport>Vaikimisi kasutaja
määrata kasutaja kood - selle kasutaja alt luuakse dokument
Vaikimisi on valitud Ostuarve, seega kohe kui määratakse Vaikimisi kasutaja
seadistus, hakatakse ostuarveid ka automaatselt looma.
Kui ei soovita konkreetset kirjet luua, tuleb dokumentide transpordi alt see kirje sulgeda või siis määrata hankija kaardil loodavaks dokumendiks -