Kohustuslikud väljad

Kohustuslikud väljad on seadistuste komplekt, mille abil saab määrata, millised väljad dokumentidel või kaartidel on kohustuslikud (või soovituslikud). Selle abil saab tagada, et uute kaartide ja dokumentide loomisel või muutmisel ei jääks olulised väljad täitmata või tähelepanuta. Seejuures võib väljade kohustuslikkus rakenduda tingimuslikult (näiteks juhul, kui mõni kindel väli on kaardil täidetud jne.)

Asukoht: Seadistused → Üldised seadistused → Kohustuslikud väljad

• Moodul- valik kaartide või dokumentide liike, mille väljade seadistusi saab muuta (Artikkel, Klient, Hankija, Arve, Tellimus, Pakkumine, Sündmus, Kulutus, Leping, Ostuarve, Ostutellimus, Projekt, Sissetulek jne.). Nimekiri ei ole lõplik ja täieneb pidevalt;
• Tingimus- Väli, mille suhtes soovitakse rakendada tingimust mõne teise välja kohustuslikkuse käivitamiseks. Valik Mooduli alt valitud kaardi või dokumendi väljade hulgast. Tingimuse rakendamine ei ole kohustuslik. Vt. kasutamine.
• Väärtus- väärtus, millega peab Tingimuse alt valitud väli olema täidetud, et kohustuslikkus rakenduks; Juhul kui tingimuseks on valitud Tüüp, siis sellele vastavad väärtused on 0-Ettevõte, 1-Eraisik, 2-Riigiasutus. Kui pole täpset väärtust teada, siis tuleks märkida % (vaatab, kas tingimus on täidetud). Näiteks dokumendil on real tingimuseks artikkel, kuid väärtus võib muutuda, siis tuleks märkida %.
• Väli- väli, mille suhtes soovitakse kohustuslikkust rakendada. Kohustuslikkus rakendub siis, kui on täidetud eelnevalt kirjeldatud tingimus. Kui tingimust pole kirjeldatud, siis kehtib kohustuslikkus igal juhul. Valik Mooduli alt valitud kaardi või dokumendi väljade hulgast;
• Vaikeväärtus- väli, mille suhtes rakendatakse kohustuslikkust, vaikeväärtus uue kaardi või dokumendi loomisel või olemasoleva avamisel, kui vastav väli oli eelnevalt täitmata;
• Lubatud- väljale lubatud väärtused. Komaeraldatud nimekiri;
• Kohustuslik, Soovitav- kohustuslikkuse määr. Valik Kohustuslik määrab, et väli peab olema täidetud ning kaarti/dokumenti ei saa salvestada enne kui vastav väli on täidetud. Tähelepanu juhtimiseks värvub täitmata väli punaseks. Valik Soovitav määrab, et väli on soovitav täita. Täitmata jättes ei takista salvestamist, kuid hüpikakna abil teatatakse, et väli on täitmata. Tähelepanu juhtimiseks värvub täitmata väli kollaseks. Kohustuslik ja Soovitav ei saa samal real olla korraga täidetud (sellisel katsel jäetakse salvestamisel alles ainult Kohustuslik);
• Unikaalne- väljale sisestatud väärtus peab olema unikaalne vastava välja piires üle kõigi antud dokumendiliiki kuuluvate dokumentide.

Dokumendi puhul ei saa ühel kohustusliku välja real korraga kasutada rea ja päise välju. Kui „Tingimus“ on päise väli, siis peab ka „Väli“ olema päise oma.

• Ühe kaardi- või dokumendiliigi kohta võib kehtida paralleelselt mitu kohustuslikkuse tingimust;

Sissejuhatuses esitatud näidisel on rakendatud kolm erinevat liiki tingimust:

1. Kui kliendi tüüp = Eraisik
2. Kui kliendi tüüp = Ettevõte
3. Tingimused, mis kehtivad kõikidele klientidele (Tingimus ja Väärtus on tühjad)

Kui luua uus kliendi kaart, mille Tüübiks valida Eraisik, siis avaneb see sellisena:

• Väljad Objekt ja Asumaa on punased, sest need peavad olema täidetud kõikidel kliendikaartidel (sõltumata Tüübist või mõnest muust väljast);
• Väli E-mail on punane, sest on kirjeldatud tingimus, kui Tüüp=Eraisik, siis on väli E-mail kohustuslik;
• Väli Telefon on kollane, sest on kirjeldatud tingimus, kui Tüüp=Eraisik, siis on väli Telefon soovituslik;

Kui luua uus kliendi kaart, mille Tüübiks valida Ettevõte, siis avaneb see sellisena:

• Väljad Objekt ja Asumaa on punased, sest need peavad olema täidetud kõikidel kliendikaartidel (sõltumata Tüübist või mõnest muust väljast);
• Väli Km reg nr on kollane, sest on kirjeldatud tingimus, kui Tüüp=Ettevõte, siis on väli Km reg nr soovituslik;

1. Kliendi kaardi kohustuslike väljade tabelis on Tingimus ja Väärtus täitmata. Kohustuslikuks väljaks on valitud Asumaa, vaikeväärtuseks EE. Real on täidetud märgend Kohustuslik. Vt. pildil rida 1. Kuna tingimust ei ole määratud, siis see määrang kehtib kõikide kliendikaartide kohta. Kohustuslikkust rakendatakse väljale Asumaa. Seega peab Asumaa olema täidetud, vastasel korral ei õnnestu salvestamine. Uue kaardi loomisel täidetakse väli Asumaa väärtusega EE (sest see on vaikeväärtuseks antud juhul määratud). Asumaa täidetakse väärtusega EE ka juhul kui avame mõne olemasoleva kliendi kaardi, mille Asumaa on seni täitmata. Olemasolevat väärtust üle ei kirjutata. Kui Asumaa jääb täitmata, siis kaarti ei salvestata ja kasutajat informeeritakse vastava teatega;
2. Kliendi kaardi kohustuslike väljade tabelis on Tingimus ja Väärtus täitmata. Kohustuslikuks väljaks on valitud Objekt, vaikeväärtuseks puudub. Lubatud väärtusteks on valitud TLN,TRT. Real on täidetud märgend Kohustuslik. Vt. pildil rida 2. Kuna tingimust ei ole määratud, siis see määrang kehtib kõikide kliendikaartide kohta. Kohustuslikkust rakendatakse väljale Objekt. Seega peab Objekt olema täidetud väärtusega TLN või TRT (lubatud väärtused), vastasel korral ei õnnestu salvestamine. See kehtib nii uue kaardi loomisel kui ka olemasoleva üle salvestamisel. Kui tingimus on täitmata, siis kaarti ei salvestata ja kasutajat informeeritakse vastava teatega;